Jak przeprowadzić inwentaryzację? Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Czas czytania: 5 minut.

Na czym polega inwentaryzacja i jak się do niej przygotować? Wbrew pozorom w inwentaryzacji nie chodzi wyłącznie o liczenie towaru – jej głównym celem jest bowiem dokładne określenie tego, jak prezentuje się stan majątkowy firmy. Inwentaryzacja i remanent to zatem nic innego jak czynności, które pozwalają podmiotom określić faktyczny stan należących do nich aktywów i pasywów oraz zestawić określony stan faktyczny ze stanami ewidencyjnymi.

Oczywiście, właściwy zakres inwentaryzacji to tylko jeden z jej wymogów. Firmy objęte jej obowiązkiem muszą pamiętać o szeregu innych zasad – chociażby o konieczności poinformowania biegłego rewidenta o terminie wyznaczonym na spis inwentaryzacyjny.

Oto odpowiedzi na pytania, które najczęściej zadawane są naszym nadzorującym remanenty ekspertom.

W jaki sposób powinna zostać przeprowadzona inwentaryzacja w firmie?

Polski ustawodawca określił metody inwentaryzacji z góry, a wybór odpowiedniej zależy od rodzaju aktywów i pasywów, które mają zostać zinwentaryzowane.

Spis z natury to rodzaj formy inwentaryzacji, który przypisany jest rzeczowym składnikom aktywów obrotowych, środkom trwałym, nieruchomościom zaliczonym do inwestycji, środkom trwałym w budowie, aktywom pieniężnym (poza rachunkami bankowymi) oraz papierom wartościowym w postaci materialnej. Aby prawidłowo przeprowadzić inwentaryzację tą metodą podmioty powinny wykonywać ją za pomocą potwierdzeń sald poświadczających istnienie aktywów finansowych:

zgromadzonych na rachunkach bankowych,
występujących w papierach wartościowych w formie zdematerializowanej,
obecnych w formie należności, udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów.

Aktywa i pasywa nieuwzględnione powyżej – takie jak grunty, należności sporne, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, czy należności i zobowiązania publicznoprawne, a także środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, firmy potwierdzają poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.

Kiedy zostają zachowane terminy inwentaryzacji?

Polskie prawo wyznacza różne terminy inwentaryzacji dla różnych rodzajów aktywów i pasywów. Firmy są zobligowane do przeprowadzenia inwentaryzacji:

w ostatni dzień każdego roku obrotowego w przypadku:
- aktywów pieniężnych – obejmujących krajowe środki płatnicze, waluty obce i dewizy, aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych i aktywa finansowe przechowywyane przez inne jednostki,
- papierów wartościowych w formie materialnej i w formie zdematerializowanej,
- produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, których wartość odnosi się bezpośrednio do ich kosztów w dniu zakupu lub w momencie ich wytworzenia,
- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
- gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
- należności spornych i wątpliwych oraz należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
- należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych,
- innych aktywów i pasywów, których zinwentaryzowanie w drodze spisu z natury lub uzgodnienie nie było, z przyczyn uzasadnionych, możliwe (mogą to być np. towary w drodze, wartości niematerialne i prawne, inwestycje zaliczone do finansowych aktywów trwałych, kapitały własne, rezerwy, odpisy aktualizujące lub fundusze specjalne),
w ciągu ostatnich 3 miesięcy roku obrotowego, do 15 dnia następnego roku obrotowego łącznie w przypadku:
- rzeczowych składników aktywów obrotowych znajdujących się na terenie niestrzeżonym lub znajdujących się na terenie strzeżonym, lecz nieobjętych ewidencją ilościowo-wartościową,
- środków trwałych znajdujących się na terenie niestrzeżonym,
- maszyn i urządzeń znajdujących się na terenie niestrzeżonym które na dzień bilansowy wchodzą w skład środków trwałych w budowie,
- składników aktywów, które są własnością innych jednostek i które zostały powierzone podmiotowi do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania,
- należności – w tym udzielonych pożyczek (z wyjątkiem tych inwentaryzowanych w drodze weryfikacji),
- powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów,
raz w roku w przypadku:
- zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki,
- zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną,
raz w ciągu dwóch lat w przypadku:
- znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów,
raz w ciągu czterech lat w przypadku:
- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, a także innych środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Na czym polega inwentaryzacja ciągła?

Inwentaryzacja ciągła to procedura polegająca na stopniowym określaniu rzeczywistego stanu zapasów podmiotu poprzez rozłożenie działań inwentaryzacyjnych na okres dwóch lat. Inwentaryzacją ciągłą można objąć tylko zapasy przechowywane na strzeżonych składowiskach i objęte ilościowo-wartościową ewidencją księgową.

Korzystające z tej metody przeprowadzania inwentaryzacji podmioty mają możliwość przeprowadzenia spisu z natury w dowolnym dniu (lub stopniowo) w przeciągu dwóch lat. Warto zauważyć, że, w okresie określonym w ustawie o rachunkowości, wszystkie zasoby danego składnika majątkowego objętej inwentaryzacją ciągłą jednostki muszą zostać zinwentaryzowane.

Ważne jest, aby odpowiednio zaplanować wszystkie etapy inwentaryzacji ciągłej. W pierwszej kolejności podmiot powinien więc przygotować harmonogram określający dokładne daty i zakres przeprowadzenia inwentaryzacji poszczególnych składników zapasów.

Podmioty, stosując zapisy ustawy o rachunkowości zgodnie z pkt 79 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości dotyczącego inwentaryzacji zapasów, mogą inwentaryzować w dowolnych terminach zapasy objęte ilościowo-wartościową ewidencją księgową i przechowywane na strzeżonych składowiskach – pod warunkiem, że przeprowadzą taką inwentaryzację co najmniej raz w ciągu dwóch lat.

W tym samym stanowisku KSR wymienił również dodatkowe warunki, które jednostka musi spełnić, aby móc korzystać z inwentaryzacji ciągłej przy użyciu metody spisu z natury: zapasy powinny być przechowywane w strzeżonych składowiskach i objęte ewidencją ilościowo-wartościową; bieżąca ewidencja ilościowo-wartościowa zapasów powinna być prowadzona w sposób umożliwiający wiarygodne ustalenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych na każdy dzień spisu; jednostka powinna posiadać wewnętrzne regulacje normujące szczegółowo przebieg inwentaryzacji ciągłej, a w ramach procedury powinny istnieć podziały na pola spisowe umożliwiające przeprowadzenie czynności spisowych w ciągu jednego dnia. Ponadto, informacje o zapasach na tych polach powinny być regularnie aktualizowane.

Do skorzystania z metody inwentaryzacji ciągłej konieczne jest również posiadanie stale aktualizowanych harmonogramów spisu o poufnym charakterze. Spisy z natury powinny być przeprowadzane terminowo i kompletnie, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Jakie dokumenty należy przygotować na poszczególne etapy inwentaryzacji w formie spisu z natury?

Zarządzenie w sprawie inwentaryzacji

Zanim rozpocznie się proces inwentaryzacji, kierownik powinien wydać oficjalne zarządzenie dotyczące tego przedsięwzięcia.
Treść zarządzenia zależy od tego, czy istnieje stała komisja inwentaryzacyjna, czy też taka komisja jest tworzona w celu wykonania konkretnej misji. W przypadku drugiego scenariusza, zarządzenie szczegółowo określa skład komisji inwentaryzacyjnej – w tym jej przewodniczącego, rodzaje zapasów podlegających spisowi, datę, na którą planowany jest spis (czyli datę ustalenia rzeczywistego stanu), a także daty rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji (rozliczenia).

Zarządzenie nakłada na osoby odpowiedzialne za dane zapasy obowiązek obecności podczas spisu.
Plan sytuacyjny i harmonogram inwentaryzacji

Plan sytuacyjny to mapa terenu jednostki, która przedstawia precyzyjnie oznaczone obszary, w których przechowywane są różne rodzaje zapasów danej jednostki.

W planie sytuacyjnym uwzględnione są nazwy miejsc składowania, wskazane są osoby odpowiedzialne za poszczególne rodzaje zapasów, a także określone są asortymenty zapasów gromadzonych w tych konkretnych obszarach. Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia identyfikację pól spisowych, szczególnie w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów oraz wielu lokalizacjach składowania. To z kolei umożliwia właściwe dobranie członków zespołu spisowego oraz wyznaczenie obszaru spisowego, którego wielkość pozwala na przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia.

Co do harmonogramu inwentaryzacji drogą spisu z natury, to obejmuje on spisowe pola, daty planowanych spisów z natury na tych obszarach oraz identyfikację zespołów spisowych odpowiedzialnych za spis na konkretnych obszarach. Zespół spisowy może przeprowadzać spis na jednym bądź większej liczbie pól.

Harmonogram inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury zazwyczaj obejmuje jeden cykl inwentaryzacji – czyli cykl roczny lub wieloletni.
Instrukcje inwentaryzacyjne

Instrukcje inwentaryzacyjne mają ułatwić organizację i przebieg spisu, a także dobór odpowiednich procedur dostosowanych do konkretnych warunków. Mogą przyjmować formę jednej (ogólnej) instrukcji lub kilku mniejszych, z których każda jest dedykowana określonym grupom osób lub rodzajom zapasów.

Zestaw 1 – instrukcja dla członków komisji inwentaryzacyjnej:

Opisuje zasady funkcjonowania komisji inwentaryzacyjnej oraz proces powoływania zespołów spisowych i – ewentualnie – kontrolerów spisowych.

Określa zakresy odpowiedzialności poszczególnych członków komisji, podział na obszary spisowe oraz przyjęte uproszczenia lub specjalne procedury związane z inwentaryzacją drogą spisu z natury.

Skupia się na opisie dokumentacji inwentaryzacyjnej, zasadach rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, a także sposobie przechowywania dokumentów.

Zestaw 2 – instrukcja dla zespołów spisowych:

Często obejmuje instrukcje szczegółowe, dotyczące dostosowanych do poszczególnych rodzajów zapasów sposobów przeprowadzania działań spisowych.

W przypadku różnych materiałów (np. kątowników, prętów, blach), instrukcja ta opisuje sposób identyfikacji, pomiaru i ewidencji wspomnianych materiałów podczas spisu.

Dokument może też zawierać szczegółowe wytyczne dotyczące specyfiki spisów różnych rodzajów zapasów, takich jak rury, węgiel, złom czy inne materiały masowe.

Działając jako narzędzie pomocne w organizacji inwentaryzacji, ma na celu zapewnienie spójności działań, zminimalizowanie ryzyka błędów oraz umożliwienie sprawnej współpracy pomiędzy różnymi zespołami zaangażowanymi w proces inwentaryzacyjny.

Inwentaryzacja i remanent: jak powinien wyglądać arkusz spisowy?

W arkuszach spisowych podmioty ujmują na bieżąco wyniki pomiarów (także szacunkowych) dokonanych w toku spisu z natury. Arkusz spisowy powinien zawierać minimum:

Nagłówek – uwzględniający nazwę jednostki, numer kolejny arkusza, identyfikację pola spisowego oraz przedmiotu spisu, datę spisu i czas jego trwania, a także skład zespołu spisowego.
Tabelę z polami na spisywane składniki – w której podaje się: liczby porządkowe pozycji, identyfikację asortymentu, jednostki miary i – jeżeli to konieczne – jednostki miary stosowanej w ewidencji księgowej stanu ilościowego.
Zakończenie – następuje przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: „Spis zakończono na pozycji....” oraz podanie jej numeru albo poprzez zakreślanie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją. Potrzebne są także podpisy wszystkich członków zespołu spisowego, podpis osoby odpowiedzialnej za powierzone mienie lub osoby ją reprezentującej, a także jej ewentualne uwagi (zastrzeżenia). Jeżeli osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, to w arkuszu dokonuje się stosownej adnotacji tego faktu.

Każdy formularz należy wypełnić czytelnie i unikać pozostawienia w nim pustych miejsc; w przypadku wystąpienia pustych wierszy lub końcówek zaleca się ich zakreślenie, aby uniemożliwić dopiski.

Za wyjątkiem arkuszy spisów zapasów obcych, celowe jest tworzenie formularzy w jednym egzemplarzu, bez kopiowania. Nie zaleca się sporządzania notatek mających służyć jako podstawa do późniejszego uzupełnienia formularzy.

Dokumenty spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów.

Drobne pomyłki i błędy można poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki i umieszczenie daty. W pozostałych przypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują miejsca poprawnego zapisu.

Wypełnione arkusze spisowe podpisują wszyscy członkowie zespołu spisowego i osoba odpowiedzialna za składniki objęte spisem, co oznacza, że nie ma ona zastrzeżeń do ustaleń zawartych w arkuszach. Przewodniczący komisji rozlicza wydane i zwrócone arkusze spisowe oraz sprawdza kompletność i poprawność dowodów spisowych (arkuszy spisowych).

Jak przygotować protokół z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych?

Po wyjaśnieniu przyczyn powstania różnic komisja inwentaryzacyjna sporządza protokół z weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zawierający umotywowane propozycje komisji co do sposobu rozliczenia każdej różnicy inwentaryzacyjnej. Tak przygotowany dokument komisja przedstawia później kierownikowi jednostki.

Do protokołu dołącza się zestawienie różnic inwentaryzacyjnych lub zestawienie zbiorcze. Kierownik jednostki zatwierdza następnie wnioski komisji, wprowadzając uprzednio ewentualne zmiany, powstałe po zapoznaniu się z opinią księgowego i – w razie potrzeby – skonsultowaniu się z radcą prawnym.

Na podstawie takiego protokołu z weryfikacji różnic, zatwierdzonego przez kierownika jednostki, księgowy rozlicza ustalone nieścisłości w księgach rachunkowych, umieszczając wszystko pod datą spisu – nie późniejszą niż ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury.

Jeżeli w toku postępowania weryfikacyjnego komisja uzna, że którakolwiek różnica inwentaryzacyjna powstała wskutek przestępstwa (takiego jak np. kradzież lub fałszerstwo), to przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej występuje do kierownika jednostki z pisemnym wnioskiem o powiadomienie organów ścigania.