Jak szybko rozwiązywać spory podatkowe?

Jak spory z organami podatkowymi mogą wpływać na prowadzenie biznesu w Polsce? Wbrew pozorom, przedsiębiorstwa, które za wszelką cenę unikają dyskusji z urzędem skarbowym (czy też szerzej – Krajową Administracją Skarbową), mogą wiele tracić i tak naprawdę same wpędzać się w kłopoty. Dlaczego zatem sporów nie trzeba unikać? I jak się dobrze przygotować na ewentualne spory z organami podatkowymi? Przemysław POWIERZA, Tax Partner w RSM Poland porozmawiał na ten temat z „Dziennikiem Gazetą Prawną” – ogólnopolskim dziennikiem prawno-gospodarczym.

RSM Poland jest dużą kancelarią, która doradza większym i mniejszym przedsiębiorstwom w zakresie podatków. Jakie jest wasze podejście do sporu z Krajową Administracją Skarbową?

Przede wszystkim tych sporów nie unikamy. Po pierwsze, wiemy z doświadczenia, że to mało skuteczna strategia układania sobie bezpiecznych relacji z Urzędem Skarbowym. Po drugie, ważne jest podejście: czy spór traktujemy jako wstęp do walki czy do dyskusji z przedstawicielami administracji skarbowej. My zdecydowanie prezentujemy tę drugą postawę.

Patrząc na mentalność polskich przedsiębiorców i ich zespołów księgowych, to mam wrażenie, że raczej wolimy unikać tych sporów. Jak w rosyjskim przysłowiu: „Boże zachowaj cara w zdrowiu i jak najdalej od nas”. I to chyba jest najbardziej popularne podejście do kontaktów ze skarbówką. Jaka jest Pana opinia?

Tak, wśród polskich przedsiębiorców i zespołów księgowych pokutuje przekonanie, że dobre zarządzanie podatkami to święty spokój na tym odcinku frontu, to trzymanie urzędników KAS jak najdalej od firmy. Gdy tylko pojawia się pierwszy kontakt, to taki przedsiębiorca – lub jego księgowy – stara się zarzucić urzędnika masą informacji i dokumentów, licząc na to, że w ten sposób uzyskają ten święty spokój. A tak nie jest.

Czyli doradca podatkowy RSM Poland przychodzi do firmy i mówi: „szykujcie się na spory z organami podatkowymi”?

Tak – przy czym zwykle spotykamy się z reakcją obronną, klienci spodziewają się, że trzeba będzie się przygotować do walki. A my mówimy: „przygotujcie się na spór podatkowy, czyli zacznijcie rozmawiać ze skarbówką tak często jak się da; traktujcie to jako okazję, by poznać stanowisko drugiej strony i przekonać się, czy przyjęty przez was sposób rozwiązania problemu podatkowego jest tym prawidłowym”. Pasywna postawa – czyli unikanie sporu podatkowego – może się okazać drogą do najbardziej kosztownych konsekwencji, czyli do konfrontacji przed sądem administracyjnym.

Zatem kiedy zaczyna się ten spór i co zrobić, aby nie zmienił się w postępowanie przed sądami administracyjnymi?

Tak naprawdę spór zaczyna się praktycznie już przy pierwszych kontaktach z US, gdy działające w Polsce przedsiębiorstwo dostaje niewinne wezwanie do wyjaśnienia drobnych wątpliwości w ramach tzw. czynności sprawdzających. To mogą być pytania o drobne niezgodności albo prośby o wyjaśnienie przedmiotu jakiejś transakcji. 

Najczęstszą reakcją działów księgowych jest przekazanie urzędnikom obszernej dokumentacji – często „z nadwyżką”. Liczą bowiem na to, że w ten sposób zaprezentują postawę otwartą na współpracę. A w tym przypadku jest to jedno z najgorszych rozwiązań. Należy zrobić coś dokładnie odwrotnego: ustalić, gdzie się kończą w danym momencie obowiązki przekazywania informacji czy danych do Urzędu i poczekać, czy urzędnicy doprecyzują te zapytania dalej. Wtedy prawdopodobnie będzie możliwe określenie tego, w którym kierunku ten (jeszcze) „mini-spór” zmierza.

Czyli prawidłowa reakcja powinna być taka: przygotować dokumentację podatkową, ale informować wyłącznie tyle, ile „ustawa nakazuje”?

Dokładnie tak. Zawsze namawiamy do tego, aby, zapoznając się z wezwaniem, dokładnie sprawdzić, jaka jest jego podstawa prawna (czyli którego paragrafu – mówiąc kolokwialnie – używa urzędnik, żeby uzyskać od nas informacje lub poprosić nas o przedłożenie konkretnych dokumentów). 

Bardzo ważne jest, aby otrzymać to w formie pisemnej, bo wtedy urzędnik ma obowiązek przedstawić konkretny przepis prawa podatkowego, na podstawie którego nas wzywa. A bywa, że urzędnik „proponuje” szybsze rozwiązanie sprawy: telefon, mail – formę bez wezwania na piśmie… Nie dajmy się zwieść wrażeniu, że mniej oficjalna droga będzie dla nas lepsza: bez wezwania nie będzie śladu w naszych aktach podatnika i – jeśli w przyszłości okaże się, że niewinna czynność sprawdzająca przerodziła się w spór – nie będziemy mieć „żadnej historii” tej sprawy, żadnego komentarza czy wyjaśnień. Nie będzie też wiadomo, jak dane zostały zinterpretowane przez urząd. 

Także dla bezpieczeństwa i „spokojnego snu” zawsze należy prosić o informacje na piśmie oraz odpowiadać wyłącznie na wskazany w tym piśmie zakres pytań. W przypadku kontaktu ze skarbówką powiedzenie „mniej znaczy więcej” sprawdza się idealnie.

Żeby być dobrze przygotowanym do sporów, to warto od początku przygotować właściwe procedury, dzięki którym odpowiednie dokumenty zawsze będziemy mieć w zanadrzu i będziemy wiedzieć, dlaczego tak, a nie inaczej, dane przepisy interpretujemy, prawda?

Dokładnie tak. Z tego powodu absolutnie odradzamy załatwianie spraw przez telefon, bez udokumentowania kontaktu ze skarbówką. Jak wspomniałem na początku – tak można postępować przy drobiazgach, przy czym trzeba mieć pewność, że to jest rzeczywiście błahostka, bo z drobiazgu tez może wyniknąć coś większego.

Dobrym rozwiązaniem jest przeszkolenie konkretnych osób, które będą miały „wyłączność” na kontakt z organami podatkowymi. Dzięki temu te osoby będą poszerzać swoją wiedzę poprzez prowadzenie rozmów z urzędnikami, a jednocześnie, w sposób naturalny, będą w stanie odpowiednio zabezpieczyć przedsiębiorstwo przed przekazaniem nienależnych informacji. Wiedząc jak funkcjonują procedury, osoby te będą w stanie zareagować asertywnie i nie będą bały się odmówić, bo będą mieć pewność, że działają zgodnie z prawem. Ja często spotykam się z wątpliwościami typu, że urzędnikom przecież nie wolno odmówić, bo to się skończy kontrolą – nic bardziej mylnego! Działania organów podatkowych, w tym także kontrole, nie odbywają się ad hoc – to są z góry zaplanowane procedury. 

Paradoksalnie, im łatwiej przedsiębiorca wchodzi w dyskusję z urzędnikami i im bardziej rzeczowo i merytorycznie odpowiada, wykazując się przy tym znajomością swoich praw i obowiązków, tym mniej chętnie organy KAS chcą przeprowadzać u niego kontrole. Gdy firmę reprezentuje profesjonalista, który komunikuje się z urzędnikami „ich językiem”, to buduje obraz biznesu „opanowanego podatkowo”. Po drugiej stronie powstaje podejrzenie, że kontrola może nie przynieść oczekiwanych efektów (czyli znalezienia nieprawidłowości) i taki podmiot staje się „mniej rokujący”. 

Zatem powtórzę po raz kolejny: w praktyce bardziej sprawdza się bycie formalistą niż układnym podatnikiem, który w imię dobrej współpracy z urzędem udostępnia więcej, niż urzędnik oczekuje.

Gdzie przedsiębiorcy mogą szukać wiedzy, jeśli chcą się sami przygotować do kontroli podatkowej?

Ordynacja podatkowa – to powinien być pierwszy wybór każdego podatnika. To ustawa, która rządzi wszystkimi procedurami, jeżeli chodzi o kontakty z KAS – i ta bazowa wiedza jest absolutnie niezbędna. Stąd też, jeśli się dysponuje własnym zespołem finansowo-księgowym, przeszkolenie (co najmniej na podstawowym poziomie) konkretnych osób z tych procedur to dobra inwestycja w bezpieczeństwo podatkowe. 

Dobrym rozwiązaniem jest również stała współpraca z doradcami podatkowymi. W sytuacji, gdy zespół wewnętrzny zdiagnozuje temat wykraczający poza jego kompetencje, wtedy mamy możliwość szybkiego skonsultowania go z osobami o większej wiedzy – i wtedy już połączyć siły. Można też przez pewne etapy przejść wspólnie z doradcą podatkowym lub – po którymś etapie – przekazać tę sprawę do prowadzenia profesjonaliście. Warto też wspomnieć o psychologicznym aspekcie tego rozwiązania: w momencie pojawienia się doradcy w sprawie, urzędnicy dostają sygnał, że merytorycznie wchodzimy na wyższy poziom. Oczywiście, może to być odebrane różnie przez KAS, dlatego warto wcześniej dobrze przemyśleć, w którym momencie sporu z organami podatkowymi doradca powinien wkroczyć, aby nie budować niepotrzebnego napięcia w kontaktach z Urzędem. 

Reasumując: warto mieć u siebie osoby, które będą potrafiły rzeczowo rozmawiać z urzędnikami w takich bieżących sprawach, ale również mieć plan B, w postaci sprawdzonego doradcy podatkowego. I to nie tylko dla potrzeb reprezentowania firmy w tematach cięższego kalibru, ale również po to, aby mieć szerszą perspektywę na dane zagadnienie. Nie zapominajmy, że doradca podatkowy często też jest od tego, żeby znaleźć więcej niż jedno rozwiązanie i do każdego z nich określić poziom ryzyka. Na koniec oczywiście to podatnik dokonuje wyboru, ale dzięki doradcy podatkowemu ma więcej danych niezbędnych do oszacowania potencjalnych korzyści i ryzyk.
 

Doradca podatkowy często kojarzy się z pojęciem „optymalizacja podatkowa”, a ta kojarzy się z kombinowaniem. Jak do tego powinni podchodzić przedsiębiorcy?

Niestety, przez ostatnie lata słowo „optymalizacja” zostało na siłę wepchnięte do słownika przekleństw – niemała w tym zasługa polskiego ustawodawcy. Ja absolutnie się z tym nie zgadzam. To nie jest tak, że optymalizacja jest czymś złym, natomiast jest zdecydowanie trudniejsza dziś niż kilka lat temu. 

Obecnie przepisy są drastycznie bardziej skomplikowane, częstotliwość zmian w prawie podatkowym jest absurdalna, zaś niechlujstwo legislacyjne osiągnęło jakieś niebotyczne rozmiary... To wszystko powoduje, że funkcjonujemy w bardzo dużej niepewności, jeśli chodzi o orzecznictwo podatkowe i w tych warunkach dokonanie sensownej, bezpiecznej optymalizacji – czyli takiej, gdy płacę minimum podatków, jakie muszę płacić – jest niezwykle trudne. Przy czym chcę tu jasno powiedzieć: optymalizacja nie oznacza unikania płacenia podatków! 

Nie wolno unikać płacenia podatków lub obchodzić przepisów podatkowych, czyli dokonywać rzeczy, które są kwalifikowane jako przestępstwa. Można natomiast starać się, aby, zgodnie z przepisami, płacić jak najmniej. Tylko właśnie: dzisiaj konia z rzędem temu, kto jest w stanie powiedzieć: „jestem 100% pewny tego rozwiązania i nikt nie znajdzie luki w mojej interpretacji przepisów prawa”. 

Już w tej chwili orzecznictwo podatkowe jest konstruowane w taki sposób, że bardzo ciężko jest z absolutną pewnością powiedzieć, co wciąż jest dozwolone. Także możliwości optymalizacji jest znacznie mniej (ale one nadal są). 

Jeżeli ktoś chce je wykorzystać, to najlepiej niech to robi z doradcą podatkowym, bo w dzisiejszych warunkach jest to wyższa szkoła jazdy, ale dalej możliwa do zrealizowania.