Kontrola podatkowa w Polsce – jakie są prawa podatnika?

Co zrobić, gdy urząd skarbowy popełnia błąd? Jak przepisy regulują czas trwania kontroli podatkowej i czy reprezentant w czynnościach kontrolnych naprawdę jest konieczny? Michał SZCZECH, Junior Tax Supervisor w RSM Poland, w rozmowie z „Dziennikiem Gazetą Prawną” poruszył temat tego, jak podatnicy powinni radzić sobie z organami podatkowymi, które nie dochowują należytej staranności przy rozpoczynaniu postępowań. 

Większość z nas, słysząc słowo „skarbówka”, myśli od razu: „kontrola podatkowa”. I czujemy od razu niepewność, zastanawiamy się, czy wszystko jest w porządku, czy postępowanie podatkowe coś wykaże. Czy to słuszny strach?

Nie. Na pewno wiele osób boi się skarbówki i czuje się niekomfortowo na myśl o kontroli, ale zupełnie niesłusznie. To jest coś, co wynika z przepisów prawa i coś, co się dzieje w obrocie gospodarczym. Tak jak my mamy swoje obowiązki podatkowe, tak organy podatkowe mają swoje, które muszą wypełniać. A to oznacza, że te kontrole to nic strasznego lub niezwykłego. 

No to opowiedzmy, jak taka „podręcznikowa” kontrola z urzędu skarbowego powinna wyglądać.

To jest bardzo obszerny temat. Natomiast tak bardzo mocno skracając: traktujmy kontakt ze skarbówką jak każdą inną normalną czynność związaną z prowadzeniem biznesu, ale nie zapominajmy o szczególnej ostrożności i dokładności. 

W przypadku kontroli podatkowej warto zwrócić uwagę na elementy kluczowe dla jej przebiegu. W pierwszej kolejności – moment wszczęcia kontroli. Wyznacza on wiele terminów, które przekładają się na możliwości działania przedsiębiorcy. Kontrola jest wszczynana nie wcześniej niż 7 dni i nie później niż 30 dni po doręczeniu zawiadomienia o kontroli (ale uwaga: w niektórych przypadkach zawiadomienie o wszczęciu kontroli podatkowej nie jest wymagane). Wszczynana jest poprzez okazanie legitymacji oraz upoważnienia kontrolującego. 

Oznacza to, że podatnik w większości przypadków najpierw otrzymuje zawiadomienie o wszczęciu kontroli – czyli pisemną informację, że ktoś przyjedzie do firmy. Dopiero wtedy może pojawić się na miejscu urzędnik, który pokazuje swoją legitymację oraz dokument upoważniający go do przeprowadzenia tej kontroli. I to w tym momencie oficjalnie jest wszczęta kontrola. 

Dlaczego należy o tym pamiętać? Z prostego powodu: jako podatnicy, w okresie pomiędzy otrzymaniem informacji o kontroli, a jej wszczęciem, mamy czas, w którym możemy się przygotować. Możemy sprawdzić, czy mamy wszystkie umowy z podlegającego badaniu okresu, odszukać wszystkie przydatne dokumenty, upewnić się, że wszystkie faktury są opłacone, a także przejrzeć je pod kątem ryzyka. Mamy też czas, aby, w razie wątpliwości, dokonać korekty naszych deklaracji podatkowych.

Czy to znaczy, że już przed wszczęciem postępowania podatnik otrzymuje informacje na temat tego, jaki będzie zakres kontroli skarbowej i jakie dokumenty mogą być wymagane?

Nie do końca… Otrzymując powiadomienie o kontroli dostajemy ogólną informację o kontroli, o okresie oraz podatku, który będzie kontrolowany. To, w którą stronę kontrola pójdzie, będzie wynikało z kolejnych działań, jakie podejmą kontrolerzy urzędu skarbowego.

Zatem mamy już podstawowe informacje: znamy okres jaki urzędnicy będą sprawdzać, wiemy, o jaki podatek chodzi i wykorzystujemy w pełni nasz czas na przygotowanie do kontroli.  Nadchodzi dzień, w którym przychodzi osoba upoważniona do kontroli. Co dalej?

Musimy mieć wyznaczone miejsce prowadzenia kontroli – najczęściej jest to siedziba kontrolowanego podatnika, ale równie dobrze kontrolerzy urzędu skarbowego mogą udać się w inne miejsce, gdzie są trzymane dokumenty i księgi podatkowe. Jako podatnicy możemy nawet dostarczać dokumenty kontrolującemu do siedziby organu skarbowego – jeśli wyrazimy na to zgodę. 

W tym miejscu powinniśmy się zastanowić nad swoimi prawami i obowiązkami. Warto zwrócić uwagę na to, że kontrola musi być ograniczona czasowo. W dokumentach, które otrzymujemy, mamy podany czas trwania kontroli podatkowej oraz wyznaczony termin jej zakończenia. Jeśli nie zostanie zakończona w tym terminie to organ podatkowy musi nas o tym poinformować, wskazać nowy termin zakończenia procedur oraz podać informację, dlaczego pierwotnie planowany czas trwania kontroli nie został zachowany. 

Jeśli dojdzie do opóźnień, a urzędnicy nie wywiążą się z powyższych obowiązków, to mamy prawo złożenia do organu wyższego stopnia ponaglenia. Jeśli termin nie zostanie dotrzymany po raz kolejny, to mamy możliwość złożenia skargi do sądu administracyjnego.

Jakie są jeszcze obowiązki oraz prawa kontrolowanego podatnika?

Bardzo szczególnym prawem kontrolowanego jest możliwość złożenia sprzeciwu wynikająca z ustawy Prawo przedsiębiorców. Sprzeciw można złożyć w przypadku, gdy kontrola prowadzona jest mimo tego, że nie dotarło do nas zawiadomienie o wszczęciu kontroli, doszło do błędów w zawiadomieniu, albo przedstawiciel urzędu nie okazał legitymacji przy rozpoczęciu czynności. Kontrolujący ma obowiązek rozpatrzyć taki sprzeciw w ciągu 3 dni i wskazać, czy jest zasadny, czy nie. Jeśli tego nie zrobi w tym terminie, to uznaje się, że sprzeciw był zasadny i kontrola oraz weryfikacja ksiąg jest wstrzymywana.

A jakich praw i obowiązków musi się trzymać kontrolujący?

Prawa i obowiązki urzędników są bardzo szerokie, warto jednak zwrócić uwagę, że są też ograniczone. Przykład? Zakres kontroli podatkowej nigdy nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Skarbówka może to jednak w pewien sposób obejść: zdarza się dość często, że – jeżeli wynik kontroli będzie niesatysfakcjonujący, ponieważ urzędnicy znajdą jakieś nieprawidłowości, których źródło nie zostało objęte zakresem kontroli – organy decydują się wszcząć kolejną kontrolę, w innym terminie (albo w innym podatku), żeby porównać, czy w innych latach również pojawiała się ta nieprawidłowość.

Dlatego tak istotne jest, aby monitorować dokumenty, które przesyłamy do organów podatkowych.

Jak w trakcie kontroli powinni się zachować przedsiębiorcy?

Kontrolowany podatnik ma swoje prawa i obowiązki i powinien się ich trzymać, czyli robić to, czego wymają od niego przepisy i – dla własnego dobra – nic ponadto. Nie zawsze bowiem „więcej” oznacza „lepiej”.

Co to oznacza w praktyce? Podczas trwania czynności kontroli podatkowej powinniśmy dostarczać tylko to, o co jesteśmy proszeni i tylko to, co wynika z upoważnienia, tak, aby nie poruszyć niepotrzebnie tematu, którego kontrola nie dotyczy i przypadkiem nie wykazać się brakiem wiedzy w jakiejś dziedzinie lub – co gorsza – na samego siebie nie donieść. Chodzi o to, żeby nie być świętszym od papieża. 

Polskie prawo podatkowe jest niezwykle złożone i każdy ma prawo do popełnienia jakichś błędów, ale nie oznacza to, że musimy je podawać urzędnikom na tacy. Warto więc sprawdzać, czy powiadomienie o kontroli podatkowej jest prawidłowo sformułowane, czy wymagane od nas dokumenty związane są z zakresem kontroli i wynikają z upoważnienia i czy kontrolujący badając księgi podatkowe nie idą zbyt szeroko. 

Podkreślmy to: nie mamy obowiązku dostarczać organom tego, czego oni nie mają prawa badać. 

A czy już na etapie kontroli warto dyskutować z kontrolującymi na temat dokumentów i wyjaśniać ich wątpliwości, czy też lepiej poczekać na wyniki kontroli i protokół końcowy?

Tutaj nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Ja jestem zdania, że warto rozwiewać wątpliwości i przedstawiać swoje racje już na wstępnym etapie, kiedy kontrola dopiero zaczyna być prowadzona. Urzędnik też jest człowiekiem i też – nie zawsze, ale całkiem często – zdarza się, że potrafi zrozumieć logiczne wyjaśnienia, zaakceptować, że sytuacja się skomplikowała i zrozumieć, dlaczego tak, a nie inaczej, realizowaliśmy nasze zobowiązania podatkowe.

Załóżmy, że wszystko zostało zrobione, jak należy: otrzymaliśmy powiadomienie o kontroli podatkowej, kontrolujący zmieścili się w terminie, przejrzeli dokumenty, które mieli przejrzeć, przedsiębiorca złożył wyjaśnienia, które uważał, za ważne – co dalej?

Dalej otrzymujemy od skarbówki protokół kontroli podatkowej. Kontrolowany może, w terminie 14 dni od jego doręczenia, złożyć zastrzeżenia bądź wyjaśnienia. Przy tej okazji może wskazać swoje wnioski dowodowe (jeżeli nie były one wcześniej przedstawiane), bądź przypomnieć o wcześniej złożonych i przedstawić je kolejny raz, żeby podkreślić wagę swojego stanowiska. 

W momencie, w którym otrzymujemy protokół kontroli podatkowej, warto jeszcze raz przeanalizować sposób, w jaki przebiegła procedura wszczęcia kontroli, upewnić się, że kontrola prowadzona była zgodnie z przepisami i nie wykraczała poza podany zakres, sprawdzić dokumenty, które dostarczyliśmy skarbówce i wezwania, które otrzymaliśmy od urzędników. Istotne jest, aby całościowo spojrzeć na całą procedurę. Sprawdzić, co dostarczyliśmy organowi, które z tych dokumentów i informacji nie zostały wymienione w protokole kontroli, upewnić się, że kontrolujący ujął nasze wyjaśnienia i wszystkie dokumenty, które naszym zdaniem są najistotniejsze w sprawie i jeszcze raz przedstawić swoje stanowisko.

A jeśli już dochodzi do zakończenia kontroli a my nie zgadzamy się z jej wynikiem, to czy możemy się odwołać? Czy raczej czeka nas obowiązkowa korekta deklaracji podatkowej?

Jeżeli w protokole kontroli były wskazane jakieś nieprawidłowości to skarbówka informuje nas, co powinniśmy zrobić – np. właśnie sporządzić korektę deklaracji podatkowej. Jeżeli nie spełnimy wymagań polskiego Fiskusa w ciągu 6 miesięcy, to organ podatkowy ma prawo wszcząć postępowanie podatkowe w tym zakresie.
Jeśli jednak uważamy, że wszystko jest zrobione dobrze, nasze argumenty nie zostały uwzględnione to zamiast składać korektę możemy odwołać się od protokołu kontroli i złożyć wyjaśnienia bądź zastrzeżenia.

Wiemy już, że kontrola bez poinformowania jest wbrew polskim przepisom. Wiemy też, że otrzymując zawiadomienie o wszczęciu kontroli mamy kilka dni, aby się przygotować. Jak wykorzystać ten czas?

Tak jak już wspominałem, przed faktycznym rozpoczęciem kontroli przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie i ma czas, aby się do niej przygotować. Ten czas jest niezwykle istotny – warto wtedy przejrzeć dokumenty, sprawdzić czy wszystkie faktury są opłacone, przeprowadzić weryfikację ksiąg i sprawdzić, czy mamy wszystkie koszty udokumentowane, aby – w przypadku, gdy mamy jakieś wątpliwości – złożyć od razu korektę w tym zakresie. 

Dla firm i osób, które mają już doświadczenie w kontaktach z polskim urzędem skarbowym, przygotowanie do kontroli będzie obejmowało także wyznaczenie koordynatora kontroli – może to być osoba wewnątrz firmy, ale może to być też np. doradca podatkowy. 

Zadaniem takiej osoby jest monitorowanie korespondencji z organem i dbanie o to, aby podatnik przekazywał tylko te informacje, które są istotne i wynikają z wezwania – czyli te, które są w zakresie upoważnienia kontroli. Koordynator lub koordynatorka kontroluje też ile czasu zostało do udzielenia odpowiedzi organom podatkowym, deleguje konieczne do wykonania zadania, a także jest osobą najlepiej poinformowaną w sprawie.

A jeśli chodzi o komunikację z urzędem? W jaki sposób ją prowadzić, aby kontrola poszła sprawnie?

Kontrola jest mocno sformalizowana i dopóki się poruszamy w ramach prawnych, w ramach przepisów, to mamy pewność, że nasze prawa będą zachowane. Jednym z takich praw, na które warto zwrócić uwagę – będę do tego wracać, bo to jest kluczowe – żeby odpowiadać tylko na to o co zostaliśmy proszeni. A żeby tak się stało, cała komunikacja musi być prowadzona w formie pisemnej. 

Zwracajmy uwagę, czy wysyłane przez urząd skarbowy pisma na pewno spełniają wymogi ustawy – czy upoważnienie ma wszystkie warunki formalne, czy jest w nim wymienione wszystko, łącznie z pouczeniami, czy wezwanie, oprócz podania informacji merytorycznych (czyli zakresu kontroli) spełnia również wszystkie warunki formalne, czyli czy jest podpisane, czy jest z właściwym nagłówkiem, adresatem itd. 

Sprawdzanie tych rzeczy jest o tyle istotne, że zdarza się – szczególnie w spółkach przekształcanych – że upoważnienie do kontroli jest wystawianie na niewłaściwy podmiot, jest błąd w nazwie czy formie prawnej. Tym samym to upoważnienie nie ma racji bytu. I tak samo jest z każdym innym dokumentem, który otrzymujemy od organu!

Nie odpowiadajmy na coś, co nie spełnia warunków formalnych. I pamiętajmy, że to, co my mówimy (i piszemy) do polskiego organu, też musi być udokumentowane – dla naszego bezpieczeństwa, żebyśmy my wiedzieli, że Fiskus, sprawdzając wszystkie dokumenty, podejmując decyzje, ma nasze wypowiedzi i ocenia cały materiał dowodowy.

Pamiętajmy: spory z urzędami skarbowymi to coś normalnego – i będą się zdarzały, bo polskie przepisy są różnej jakości, bywają też różnie interpretowane. Zatem warto, a nawet konieczne jest, aby dbać o trzymanie się formalności. Jako podatnicy powinniśmy nie tylko wypełniać obowiązki, ale i pamiętać o naszych prawach.