Rejestracja dla celów VAT w Polsce

Musisz zarejestrować się na potrzeby VAT w Polsce, jeśli spełniasz warunki uznania za podatnika – tj. jesteś osobą prawną (np. spółką kapitałową), jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej (np. spółką osobową) lub osobą fizyczną oraz wykonujesz samodzielnie działalność gospodarczą (jako producent, handlowiec, usługodawca). Działalność ta musi obejmować czynności opodatkowane VAT (zob. pyt. 2).

Nie masz obowiązku rejestracji do VAT, jeśli jesteś objęty zwolnieniem przedmiotowym z VAT tzn. sprzedajesz towary lub świadczysz usługi zawarte w katalogu czynności zwolnionych polskiej ustawy o VAT.

Zgłoszenie rejestracyjne VAT należy złożyć przed dniem dokonania pierwszej sprzedaży towaru lub usługi, innych niż te zwolnione. Pamiętaj jednak, że status podatnika VAT nabywasz dokonując czynności opodatkowanych (zawierając pierwsze transakcje), zupełnie niezależnie od dopełnienia formalności – czyli zgłoszenia rejestracyjnego!

Jeśli nie zarejestrujesz się do VAT pomimo takiego obowiązku, narażasz się nie tylko na konieczność zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami, ale nawet na odpowiedzialność karną-skarbową (czyli wiele problemów z urzędami już na starcie).

Warto wiedzieć: procedura SME

1 stycznia 2025 r. weszły w życie nowe przepisy ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT). Regulacje te wdrażają szczególną procedurę Small Medium-sized Enterprise (SME) dla małych przedsiębiorstw, ustanowioną na podstawie Dyrektywy Rady UE 2020/285 z lutego 2020 r. 

Szczególna procedura SME umożliwia podmiotom zagranicznym uniknięcie rejestracji do VAT w Polsce w określonych przypadkach, jeżeli ich roczny obrót w UE nie przekracza 100 000 EUR, a obrót roczny w Polsce nie przekracza równowartości około 50 000 EUR.

Czym jest procedura SME?

Procedura SME pozwala małym przedsiębiorstwom korzystać ze zwolnienia z VAT w państwach członkowskich UE innych niż państwo ich siedziby. Zwolnienie to eliminuje konieczność rejestracji do VAT oraz raportowania w krajach, w których przedsiębiorstwo dostarcza towary lub świadczy usługi. Aby skorzystać z tej procedury, podatnik musi poinformować państwo członkowskie, w którym znajduje się jego siedziba działalności, o zamiarze korzystania ze zwolnienia na terytorium innego państwa – oraz uzyskać numer identyfikacyjny EX w państwie siedziby.

Warunki stosowania procedury

1. Próg obrotów w UE: roczny obrót na terytorium całej Unii Europejskiej nie może przekraczać 100 000 EUR (zarówno w poprzednim, jak i bieżącym roku podatkowym).
2. Próg krajowy: wartość sprzedaży na terytorium konkretnego państwa członkowskiego (np. w Polsce) nie może przekraczać krajowego limitu zwolnienia, który w Polsce wynosi 200 000 PLN rocznie.
3. Zakres działalności: podatnik nie może prowadzić działalności wyłączonej z procedury SME (np. dostawy towarów objętych akcyzą, dostawy nowych środków transportu, części samochodowych, świadczenia usług prawnych czy doradczych itd.).

Aby skorzystać ze zwolnienia, podatnik musi złożyć do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego uprzednie powiadomienie o zamiarze korzystania ze zwolnienia. Powiadomienie powinno zawierać listę państw członkowskich, w których przedsiębiorstwo będzie korzystać ze zwolnienia.

Obowiązki podatników korzystających z procedury

Podatnicy będą zobowiązani do składania informacji kwartalnych. Informacje te muszą zawierać dane podatnika – w tym polski numer identyfikacyjny EX – oraz szczegóły dotyczące obrotu osiągniętego w każdym z państw członkowskich UE za dany kwartał, w tym wartość sprzedaży na terytorium Polski.

Korzyści i ryzyka związane z procedurą SME

Zwolnienie z VAT jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorstw świadczących usługi lub sprzedających towary na rzecz klientów niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT (np. osób fizycznych). Jest to opłacalne zwłaszcza w przypadku podmiotów o niskim obrocie i ograniczonych zakupach podlegających VAT. 

Główne korzyści obejmują brak konieczności składania deklaracji VAT, prowadzenia pełnej ewidencji VAT-owskiej oraz wysyłania plików JPK. Ponadto przedsiębiorstwa kwalifikujące się do procedury nie będą musiały płacić VAT w krajach, w których zwolnienie ma zastosowanie.

Jednak procedura SME może być mniej korzystna dla przedsiębiorstw ponoszących znaczące koszty związane z zakupami obciążonymi VAT, gdyż nie będą one miały prawa do odliczenia podatku naliczonego. W takich przypadkach rejestracja jako podatnik VAT może okazać się bardziej opłacalna, szczególnie dla przedsiębiorstw planujących zakupy krajowe lub import, czyli działania, które generują podatek naliczony do odliczenia. 

Zakres czynności opodatkowanych VAT obejmuje:

• odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium Polski,
• eksport towarów z terytorium Polski poza terytorium UE,
• import towarów spoza terytorium UE na terytorium Polski,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem z terytorium innego państwa członkowskiego UE na terytorium Polski,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów z terytorium Polski na terytorium innego państwa członkowskiego UE.

Wskazane czynności są opodatkowane nawet, jeśli zostały wykonane z naruszeniem warunków i form określonych przepisami prawa.

Należy zwrócić uwagę na szeroki zakres wskazanych wyżej pojęć. Jako dostawę towarów rozumie się co do zasady każde odpłatne przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, zaś świadczeniem usług jest każde odpłatne świadczenie, które nie stanowi dostawy towarów.

Podmioty zarejestrowane dla potrzeb VAT w innym niż Polska kraju UE:

• nieposiadające siedziby,
• stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
• stałego miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce,
• niedokonujące sprzedaży na terytorium Polski

mogą się ubiegać o zwrot VAT zapłaconego w Polsce, składając do 30 września roku następującego po roku, w którym wystawiono faktury z polskim VAT, wniosek VAT-REFUND.

Wniosek ten należy złożyć za pośrednictwem właściwego organu podatkowego w kraju siedziby (nastąpi wówczas wymiana informacji między właściwym organem podatkowym w państwie zwrotu tj. w Polsce). Podatnik w tym celu nie rejestruje się na potrzeby VAT w Polsce. Należy pamiętać, że termin na złożenie wniosku VAT-REFUND jest nieprzekraczalny.

Zostaniesz poinformowany o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku.

Podmioty spoza UE mogą ubiegać się o zwrot VAT w razie spełnienia szeregu warunków. Co istotne – zwrot podatku warunkowany jest stosowaniem zasady wzajemności (czyli twoje państwo musi zapewniać możliwość uzyskania zwrotu analogicznego podatku przedsiębiorcom z Polski).

Co do zasady rejestracja do celów VAT w Polsce jest bezpłatna. Natomiast procedurze rejestracyjnej towarzyszą koszty pośrednio z nią związane tj. koszty tłumaczenia uwierzytelnionego oryginałów dokumentów spółki, opłaty skarbowe w przypadku działania przez pełnomocnika lub z tytułu wydania oficjalnego urzędowego potwierdzenia rejestracji (uzyskanie tego potwierdzenia jest jednak opcjonalne, a sam podatnik może w każdym momencie bezpłatnie zweryfikować swój status na oficjalnej internetowej stronie rządowej).

Stawki VAT stosowane w Polsce do transakcji krajowych są następujące:

• stawka podstawowa 23% VAT;
• stawka obniżona 8% VAT do dostaw wybranych wyrobów medycznych oraz artykułów spożywczych, usług gastronomicznych i hotelarskich oraz budownictwa społecznego;
• stawka obniżona 5% VAT do dostaw niektórych artykułów spożywczych oraz wybranych rodzajów książek i gazet;
• stawka techniczna 0% VAT dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz eksportu towarów, przy jednoczesnym spełnieniu określonych wymogów ustawowych.

Dodatkowo transakcja może nie podlegać opodatkowaniu np. w związku z zastosowaniem mechanizmu odwrotnego obciążenia lub być zwolniona z podatku na podstawie przepisów ustaw podatkowych.

Przedstawiciel podatkowy jest reprezentantem zagranicznego podatnika, dokonującego w Polsce czynności opodatkowanych VAT. Realizuje on w imieniu i na rzecz tego podatnika obowiązki w zakresie rozliczania podatku (np. składa deklaracje) oraz ewentualnie inne czynności wynikające z przepisów o VAT, jeśli został do tego umownie przez podatnika upoważniony. Sprawowanie funkcji przedstawiciela podatkowego obarczone jest ryzykiem – odpowiada on bowiem solidarnie za zobowiązania podatnika, które rozlicza w jego imieniu. Przedstawiciela podatkowego ustanawia się w drodze pisemnej umowy.

Obowiązek ustanowienia przedstawiciela podatkowego spoczywa na podatnikach, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium któregokolwiek państwa członkowskiego UE.

Obowiązku takiego nie mają podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terenie UE – aczkolwiek mają oni taką możliwość.

Obowiązek ten nie dotyczy też (na zasadzie wyjątku, unormowanego rozporządzeniem Ministra Finansów) podatników z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności na terytorium Królestwa Norwegii albo Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.

Do rejestracji dla celów VAT w Polsce niezbędne jest posiadanie przez podatnika polskiego numeru identyfikacji podatkowej, tzw. NIP. Proces rejestracji obejmuje więc, poza samym zgłoszeniem rejestracyjnym, także zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-2. Zgłoszeniu temu towarzyszą dokumenty tj. wyciąg z rejestru handlowego z kraju siedziby podmiotu ubiegającego się o rejestrację do celów VAT w Polsce bądź kopia umowy zawiązania spółki. Dla organu podatkowego niezbędne jest, aby z dokumentu tego wynikał skład zarządu reprezentujący ten podmiot i zakres umocowania do działania w imieniu spółki (reprezentacja łączna lub samodzielna).

Natomiast samo zgłoszenie rejestracyjne składane jest na formularzu VAT-R. Dokument, jaki towarzyszy takiemu zgłoszeniu, to potwierdzenie posiadania statusu podatnika w kraju siedziby podmiotu ubiegającego się o rejestrację na VAT w Polsce.

Co istotne, zgłoszenie identyfikacyjne (NIP-2) oraz (VAT-R) mogą być złożone w tym samym czasie, co znacznie przyspiesza całą procedurę rejestracyjną. Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty przedkładane do urzędu muszą być sporządzone w języku polskim na oryginalnych formularzach. Ponadto, wymagane jest przedłożenie tłumaczenia uwierzytelnionego dokumentów składanych w języku obcym jak np. wspomniany wyciąg z rejestru handlowego.

Podmiot ubiegający się o rejestrację może również działać poprzez pełnomocnika na podstawie udzielonego mu pełnomocnictwa.

Dla podatników posiadających w Polsce siedzibę działalności gospodarczej niezbędne będzie także przedłożenie dokumentu potwierdzającego tytuł prawny do nieruchomości, przy wykorzystaniu której podmiot będzie prowadził działalność gospodarczą (magazynu, biura).

Rejestracja do celów VAT w Polsce nie jest procesem „automatycznym”. Po przekazaniu dokumentów rejestracyjnych do właściwego urzędu, weryfikowana jest wiarygodność twojego zgłoszenia. W praktyce cały proces rejestracji (od rozpoczęcia kompletowania dokumentów do przedłożenia ich w urzędzie i zatwierdzenie zgłoszenia) zajmuje najczęściej

Nie, co do zasady podmiot zagraniczny ubiegający się o rejestrację na VAT w Polsce nie musi posiadać rachunku bankowego w Polsce. Jednakże jest to rekomendowane w przypadku potencjalnego ubiegania się o zwrot VAT lub wręcz niezbędne w przypadku obowiązku stosowania tzw. mechanizmu podzielonej płatności.

W tym miejscu należy wskazać, iż polskie przepisy podatkowe przewidują możliwość zwrotu VAT tylko na rachunek bankowy w banku posiadającym siedzibę na terytorium Polski. Tym, samym zwrot podatku na rachunek zagraniczny dla podmiotów zarejestrowanych do celów VAT jest całkowicie niemożliwy. Co jest również istotne, rachunek bankowy do zwrotu VAT musi należeć do podatnika ubiegającego się o zwrot. Nie jest więc możliwe pośredniczenie innego podmiotu przy odbiorze VAT w imieniu podatnika ubiegającego się o zwrot. Rachunek bankowy do zwrotu VAT należy zgłosić do Urzędu Skarbowego wraz z dokumentem bankowym potwierdzającym właściciela rachunku.

Uzyskanie urzędowego potwierdzenia rejestracji jest możliwe (aczkolwiek nieobowiązkowe). Wiąże się ono z uiszczeniem opłaty skarbowej w wysokości 170 zł.

Warto przy tym zaznaczyć, że każdy ma też możliwość (bezpłatnej) weryfikacji dowolnego kontrahenta dla celów VAT z wykorzystaniem tzw. „białej listy” - www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka .

Możliwość rejestracji do VAT z mocą wsteczną jest potwierdzana w oficjalnych urzędowych interpretacjach podatkowych. Warto jednak wiedzieć, że niektóre urzędy skarbowe – wbrew tym interpretacjom – sprzeciwiają się takiej możliwości.

Podstawowym obowiązkiem podatnika VAT jest składanie miesięcznych lub kwartalnych elektronicznych raportów rozliczeniowych tzw. JPK_V7. Dokument ten należy złożyć najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym dla raportów miesięcznych (JPK_V7M) lub do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu danego kwartału rozliczeniowego dla raportów kwartalnych.

Pierwszy dokument składa się za okres, w którym rozpoczęto wykonywanie działalności opodatkowanej. Co ważne, deklaracje możesz złożyć nawet jeśli – z jakichkolwiek przyczyn – nie zostałeś jeszcze zarejestrowany dla celów VAT. Obowiązek złożenia deklaracji masz również za okres, w którym nie miałeś żadnych transakcji zakupowych lub sprzedażowych (tzw. deklaracja zerowa). Nie musisz składać deklaracji tylko, jeśli formalnie zawiesisz wykonywanie działalności lub całkowicie się wyrejestrujesz (zakończysz działalność w Polsce).

Podmioty zarejestrowane jako podatnicy VAT-UE mają również obowiązek składać informację podsumowującą VAT-UE do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym (składanie informacji podsumowującej kwartalnie nie jest możliwe).

Możesz, a nawet musisz. Brak rejestracji VAT nie zwalnia z obowiązku składania deklaracji oraz rozliczania podatku należnego. Nieco bardziej problematyczne jest odliczenie podatku naliczonego – niektóre urzędy negują taką możliwość przed zarejestrowaniem podatnika.

Plik JPK_V7 to obowiązujący w Polsce od 1 października 2020 r. dokument elektroniczny składany przez podatników VAT za okresy miesięczne (JPK_V7M) lub kwartalne (JPK_V7K). JPK_V7 składa się z dwóch części – ewidencyjnej (obejmującej zestaw informacji o zakupach i sprzedaży z ewidencji VAT za dany okres rozliczeniowy oraz dodatkowe dane, które są potrzebne do analizy poprawności rozliczenia) oraz deklaracyjnej (obejmującej pozycje deklaracji VAT). Obie części zawarte są w jednym pliku. W praktyce plik ten zastępuje więc m.in. klasyczną deklarację podatkową.

Na wstępie należy wskazać, że warunkiem koniecznym do otrzymania zwrotu VAT jest uprzednie zaistnienie prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, które przysługuje podatnikowi w zakresie, w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych.

Prawo do obniżenia VAT powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych towarów powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (import towarów) albo rozliczył podatek należny z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub transakcji objętej mechanizmem odwrotnego obciążenia we właściwym okresie sprawozdawczym.

Po zaistnieniu powyższych warunków, dla otrzymania zwrotu VAT niezbędne jest wykazanie w danym okresie rozliczeniowym nadwyżki podatku naliczonego nad podatkiem należnym. Podatnik ma wówczas możliwość:

• przeniesienia całości lub części nadwyżki na kolejny okres rozliczeniowy celem np. pomniejszenia potencjalnej kwoty podatku do zapłaty;
• wystąpienia o zwrot całości, lub części podatku na rachunek bankowy podatnika w terminie: 25, 60 albo 180 dni (w zależności od spełnienia określonych warunków ustawowych, patrz pyt. 5 poniżej).

Podstawowy termin zwrotu VAT wynosi 60 dni od dnia złożenia przez podatnika rozliczenia VAT. Tym niemniej, organy mogą wydłużyć ten termin, jeśli dojdą do wniosku, że zasadność zwrotu wymaga dodatkowej weryfikacji.

Jeśli podatnik w danym okresie rozliczeniowym nie dokonał żadnej sprzedaży (nawet nieopodatkowanej) i odnotował jedynie transakcje zakupowe, wówczas termin zwrotu zostaje wydłużony do 180 dni.Możliwy jest też specjalny skrócony termin zwrotu VAT, wynoszący 25 dni. Niemniej jednak, w tej sytuacji wymagane jest spełnienie łącznie pewnych warunków (m.in. kwota podatku naliczonego do zwrotu nie przekracza 3000 zł).

Zgodnie z obecnie obowiązującą linią orzeczniczą, organ może wykreślić Spółkę z rejestru czynnych podatników VAT bez konieczności wydania decyzji. Takie działanie może spowodować dalekosiężne i niekorzystne konsekwencje związane z prowadzeniem biznesu. Aby zmniejszyć ryzyko wykreślenia z rejestru czynnych podatników VAT, warto zabezpieczyć się przed taką ewentualnością. Dział Doradztwa Podatkowego RSM przygotował narzędzia, które pomogą uchronić podatników przed wyżej wskazanym działaniem organu.