Praca na zagranicznych systemach księgowych w Polsce

Radosław OSMÓLSKI
Accounting & Payroll Partner w RSM Poland

Według KRS w 2016 roku działalność w Polsce rozpoczęły 7122 spółki z udziałem kapitału zagranicznego. Jest to najlepszy wynik w historii i wzrost o 6,2% w stosunku do rekordowego dotychczas roku 2015.

Jeżeli dodamy do tego firmy zarejestrowane w latach poprzednich, a także te, w których udziałowcy zagraniczni nabyli udziały (np. spółki shelfowe, czyli w pełni zarejestrowane spółki gotowe do rozpoczęcia działalności), będziemy mieć do czynienia z całkiem pokaźną grupą podmiotów. Dla nich wszystkich naturalnym jest dążenie do takiego uregulowania i prowadzenia spraw księgowych w Polsce, aby jak najbardziej przypominały realia spółki matki lub głównych udziałowców.

Księgowość międzynarodowa w Polsce

Jedną z konsekwencji udziału zagranicznego kapitału w spółce i przynależności spółki do grupy przedsiębiorstw z różnych państw jest narzucony przez grupę system finansowo-księgowy. Nierzadko też mamy do czynienia z prowadzeniem ksiąg[1] przez dział księgowości zlokalizowany w Londynie, Nowym Jorku czy Bombaju…

Ponieważ od sierpnia 2014 roku, w związku z wejściem w życie ustawy deregulacyjnej, czynności związane z usługowym prowadzeniem ksiąg może wykonywać każda osoba, która nie figuruje w rejestrach skazanych i wykupi polisę OC, teoretycznie nie stanowi to problemu.

Zagraniczni udziałowcy z zadowoleniem przyjmują informację, że polska Ustawa o rachunkowości dopuszcza możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych poza granicami Polski. Zapominają natomiast, że są też inne wymagania, które wynikają z Ustawy o rachunkowości lub ustaw podatkowych, których wypełnienie jest konieczne, aby zapewnić zgodność prowadzonych ksiąg z przepisami.

Zagraniczny program księgowy a polskie przepisy

Na podstawie codziennych obserwacji oraz doświadczeń ze współpracy z międzynarodowymi grupami kapitałowymi zidentyfikowaliśmy najczęstsze problemy, jakie mają polscy księgowi rozpoczynający pracę na zagranicznym systemie księgowym lub starający się przygotować deklaracje podatkowe na podstawie zamieszczonych w nim zapisów.

Kwestie związane z obowiązkiem prowadzenia ksiąg w języku polskim

O ile samym programem księgowym można zarządzać w innym języku, o tyle nazwy kont, zestawienie obrotów i sald, nagłówki raportów, a przede wszystkim opisy transakcji na kontach księgi głównej oraz kont pomocniczych muszą być sporządzane w języku polskim.

Na co dzień, w sytuacji gdy wszyscy pracujący z systemem posługują się biegle językiem obcym, stosowanie opisów w języku angielskim (najczęściej spotykane rozwiązanie) nie stwarza problemów. W momencie kontroli podatkowej czy skarbowej może jednak spowodować znaczne koszty. I nie chodzi mi tylko o skutki karne wynikające z przepisów Ustawy o rachunkowości czy Kodeksu karnego skarbowego, ale na przykład konieczność urzędowego przetłumaczenia wszystkich zapisów księgowych (patrz. Art. 72. Pkt 1, ust.3 Ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej). Koszt tłumacza przysięgłego w przypadku wielu setek transakcji może być niebagatelny, a na łagodność polskich organów podatkowych nie zawsze można liczyć.

Kwestie związane z zastosowaniem prawidłowych kursów walut

Kolejnym wymogiem, któremu warto się przyjrzeć z bliska, jest wymóg prowadzenia ksiąg w polskiej walucie. Fakt, że księgi rachunkowe należy prowadzić w polskich złotych nie budzi na ogół wątpliwości. Wiąże się to jednak z koniecznością księgowania transakcji wyrażonych w walutach obcych w taki sposób, aby możliwe było określenie prawidłowej wartości tej transakcji w obu walutach. I wtedy mogą się pojawić problemy wynikające z braku dostosowania systemu do polskich regulacji.

Kluczowe jest w tym wypadku zastosowanie prawidłowego kursu wymiany walut, zwłaszcza w sytuacji, gdy mamy do czynienia z koniecznością zastosowania różnych kursów dla poszczególnych obszarów (Ustawa o rachunkowości, rozliczenia CIT, rozliczenia VAT). Niestety, niektóre firmy mają tendencje do ignorowania średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego transakcję i próbują stosować jeden średni kurs dla danego miesiąca lub wręcz swój korporacyjny kurs walut wynikający z wewnętrznych regulacji. Łatwo sobie wyobrazić, że w takim przypadku rozliczenia podatkowe mogą być nieprawidłowe, a i na zarzut prowadzenia nierzetelnych ksiąg łatwo się narazić.

Brak kontynuacji w fakturach sprzedaży

Niekiedy centralny system finansowo-księgowy jest także aplikacją, za pomocą której wystawia się faktury sprzedaży. Ułatwia to pracę, zwłaszcza gdy faktury są automatycznie księgowane w systemie.

Niestety, kiedy system wystawia faktury sprzedaży dla kilku lub kilkunastu krajów, zdarza się, że kolejna faktura wystawiana przez polski podmiot posiada numer o kilka lub kilkanaście większy od poprzedniej. W razie kontroli sytuacja ta może zostać uznana za nieprawidłową, a ewidencja – za wadliwą. Zgodnie bowiem z art. 106 Ustawy o VAT, jednym z obowiązkowych elementów  faktury jest jej unikalny i kolejny numer. Obecnie, kiedy funkcjonują informacje przesyłane w plikach JPK, urzędy są w stanie wychwycić takie niezgodności znacznie szybciej.

Wadliwe rejestry VAT oraz Jednolity Plik Kontrolny (lub jego brak)

Nie zawsze rejestry VAT generowane przez zagraniczny system finansowo-księgowy zawierają dane niezbędne z punktu widzenia polskich przepisów (choć wydawałoby się, że wymogi co do minimalnego ich zakresu są jasne i czytelne). Obowiązujące od lipca 2016 roku regulacje odnośnie generowania oraz wysyłania plików JPK tylko zaostrzyły ten problem. W sytuacji, gdy koszt implementacji tej funkcjonalności do programu księgowego jest wysoki, firmy posiłkują się rozwiązaniem, jakim jest eksportowanie danych do zewnętrznych systemów (np. plików Excel), a następnie tworzeniem interfejsów pozwalających wysyłać struktury JPK do urzędu skarbowego.

Stosowanie MSR w polskich księgach

Ponieważ w wielu wypadkach spółki matki lub udziałowcy zagraniczni polskich spółek prowadzą swoje księgi zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowość pojawia się tendencja, aby również w polskich księgach stosować identyczne zasady księgowe.

Niestety, polska Ustawa o rachunkowości wyraźnie określa, które jednostki mają prawo sporządzać jednostkowe sprawozdanie finansowe oraz prowadzić księgi zgodnie z MSR. Należą do nich wyłącznie:

• emitenci papierów wartościowych dopuszczonych oraz emitenci zamierzający ubiegać się lub ubiegający się o ich dopuszczenie do obrotu na jednym z rynków regulowanych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego;
• jednostki wchodzące w skład grupy kapitałowej, w której jednostka dominująca sporządza skonsolidowane sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR;
• oddziały przedsiębiorcy zagranicznego, jeżeli przedsiębiorca ten sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR.

Jednostki, które nie spełniają warunków określonych w ww. przepisach, nie mogą dobrowolnie stosować do sprawozdawczości finansowej innych przepisów niż przepisy Ustawy o rachunkowości, w tym również MSR.

Trzeba pamiętać także, że decyzję w sprawie sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z MSR podejmuje organ zatwierdzający, a takie sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta – nawet jeśli graniczne wielkości odnoszące się do zatrudnienia, sumy przychodów oraz sumy bilansowej nie są spełnione.

Uleganie naciskom ze strony centrali, aby w polskich księgach znalazły się identyczne jak w księgach korporacyjnych zapisy (zgodne z MSR), może skutkować sankcjami karnymi, albo problemami z urzędem skarbowym w przypadku, gdy rozliczenia podatkowe sporządzone na podstawie takich ksiąg nie będą zgodne ze stanem faktycznym.

Ku przestrodze

Na koniec warto wspomnieć, że nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom Ustawy o rachunkowości lub podawanie w księgach nierzetelnych danych podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie…

Aby uniknąć sankcji, warto zadbać o to, aby informatyczny system księgowy był nie tylko dostosowany do potrzeb informacyjnych grupy, ale także zgodny z wymogami polskich przepisów Ustawy o rachunkowości i prawa podatkowego. A jeśli nie jest, należy jak najszybciej poddać go optymalizacji i lokalizacji (tłumaczeniu i dostosowywaniu do polskich wymagań i standardów).