Zatrudnienie pracowników mobilnych: prawo pracy oraz kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kim są pracownicy mobilni?
• Czym praca mobilna różni się od podróży służbowej?
• Jakie skutki wywołuje świadczenie pracy przez pracownika mobilnego na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych?

Pracownik mobilny – lub, mówiąc inaczej, pracownik „terenowy" – to pracownik wykonujący swoje obowiązki poza siedzibą pracodawcy czy innym ściśle określonym miejscem. Ten typ pracy charakterystyczny jest przede wszystkim dla przedstawicieli handlowych, serwisantów i instalatorów urządzeń czy kierowców. Ze względu na nietypowy sposób realizowania zadań, rozliczanie wynagrodzeń przedstawicieli tych grup zawodowych wymaga przeanalizowania nie tylko prawa pracy, ale też kilku istotnych orzeczeń sądowych. Przyjrzyjmy się zatem najważniejszym z nich.

Co przepisy prawa pracy mówią o pracownikach mobilnych?

Kodeks pracy nie reguluje w sposób szczególny sytuacji prawnej pracowników mobilnych. Jednak – zgodnie z przepisami dotyczącymi obowiązkowych elementów umowy o pracę – w umowie o pracę pracodawca musi wskazać miejsce (lub miejsca) wykonywania pracy przez pracownika. 

Jak zatem powinniśmy sformułować treść umowy o pracę z pracownikiem mobilnym, skoro miejsce jego pracy będzie ruchome? Zgodnie z orzecznictwem sądów powszechnych jednym z dopuszczalnych sposobów określania miejsca wykonywania pracy w umowie z pracownikiem, który wykonuje prace wymagające ciągłych zmian lokalizacji, jest wskazanie pewnego obszaru geograficznego (wyrok SA w Poznaniu z 12.05.2021 r., III AUa 715/19)¹, w obrębie którego pracownik będzie zobowiązany do ciągłego przemieszczania się (uchwała SN(7) z 19.11.2008 r., II PZP 11/08.)². 

Mobilna praca a podróż służbowa

Analizując charakter pracy pracownika mobilnego należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy wyjazd pracownika do kontrahenta, będący charakterystycznym elementem jego pracy, będzie stanowić podróż służbową. 

Jak wynika z regulacji Kodeksu pracy, w podróży służbowej znajduje się pracownik:

• wykonujący zadanie służbowe, 
• działający na polecenie pracodawcy, 
• i przebywający w tym celu poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (lub poza stałym miejscem pracy). 

Dodatkowo, w judykaturze ukształtował się pogląd zgodnie z którym z podróżą służbową mamy do czynienia wtedy, gdy ma ona incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter, a polecone do wykonania zadanie jest nietypowe względem pozostałych obowiązków pracownika. 

Podróżami służbowymi nie będą zatem podróże, które należą do zwykłych i codziennych obowiązków pracownika. Podróży służbowej nie stanowi również wykonywanie pracy w różnych miejscowościach, jeżeli przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy w tych właśnie miejscach. 

Należy zatem stwierdzić, że pracownik mobilny, który wykonuje „w terenie” swoje regularne zadania w rutynowych godzinach pracy, nie będzie znajdował się w podróży służbowej. Wszelkie sytuacje odbiegające od normy należy jednak każdorazowo przeanalizować, uwzględniając aktualną linię orzeczniczą.

Czas pracy pracownika mobilnego

Czasem pracy pracownika mobilnego, wykonującego swoje obowiązki na określonym obszarze, jest również czas przeznaczony na niezbędne przejazdy. 

Zgodnie ze stanowiskiem Sądu Najwyższego (wyrok SN z 6.05.2014 r., II PK 219/13; wyrok SN z 26.10.2022 r., II PSKP 11/22)³, pracownik pozostaje wówczas w dyspozycji pracodawcy a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik porusza się własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy też publicznym środkiem transportu. 

Czy przejazdy w ramach dojazdu do domu można zaliczyć do godzin pracy?

W przypadku pracowników, którzy nie mają stałego lub zwykłego miejsca pracy, czasem pracy jest również czas dojazdu, który poświęcają oni na przejazdy między miejscem zamieszkania a siedzibami pierwszego i ostatniego klienta – takie stanowisko przedstawił Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej (wyrok z 10.09.2015 r., wydany w sprawie o sygn. akt C-266/14). 

Podobnego zdania był Sąd Najwyższy (wyrok z 24.02.2021 r. o sygn. akt III PSKP 4/21), który potwierdził, że pracownik mobilny już od chwili wejścia do samochodu, którym dojeżdża do miejsca wykonywanej pracy, pozostaje w dyspozycji pracodawcy – zatem czas jego pracy kończy się w chwili powrotu do domu.

Świadczenia wypłacane na rzecz pracownika mobilnego a PIT i ZUS

Charakter pracy pracownika mobilnego jest o tyle specyficzny, że wpływa on także na kwestie podatkowe oraz ubezpieczeniowe.

Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, diety pracownika znajdującego się w podróży służbowej są wolne od podatku do wysokości określonej w odrębnych przepisach (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023.2190))⁴. Opodatkowaniu nie będą podlegać między innymi zwroty kosztów przejazdów, noclegów czy wyżywienia. 

W podobny sposób ukształtowane są regulacje dotyczące ubezpieczenia społecznego, z których wynika, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowej nie stanowią podstawy wymiaru składek pracowników (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. 2023.728))⁵. 

Należy podkreślić, że zwolnienie z PIT i ZUS dotyczy pracownika znajdującego się w podróży służbowej, a – jak zostało wyżej wskazane – wyjazdy pracownika mobilnego nie stanowią takiej podróży. Tym samym diety wypłacane pracownikom mobilnym nie będą korzystać ze zwolnienia z PIT i ZUS, co potwierdza aktualne orzecznictwo sądowe.  

Jak widać, ustalenie charakteru pracy pracownika mobilnego ma istotne znaczenie praktyczne. Z tego też względu, w razie jakichkolwiek wątpliwości w tym temacie, zachęcamy do skonsultowania tematu z naszymi specjalistami. 

¹ Wyrok SA w Poznaniu z 12.05.2021 r., III AUa 715/19.

 ² Uchwała SN(7) z 19.11.2008 r., II PZP 11/08.

³ Wyrok SN z 6.05.2014 r., II PK 219/13; Wyrok SN z 26.10.2022 r., II PSKP 11/22. 

⁴ Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2023.2190).

⁵ Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. 2023.728).