Czynności sprawdzające – czy szybciej oznacza korzystniej?

Aleksandra KORZEŃ
Accounting Manager w RSM Poland

Wraz z rozwojem technologii, w biurach rachunkowych stopniowo zaczęliśmy przyzwyczajać się do komunikacji drogą mailową, dostarczania dokumentów w formie skanów i większej swobody w kontaktach z pracownikami urzędów skarbowych. Pandemia, która przełożyła się na popularyzację pracy zdalnej, przyczyniła się również wydatnie do uproszczenia wymiany informacji między księgowymi a urzędnikami. Czy to jednak oznacza, że cyfryzacja wystarczy, aby rozwiązać wszystkie związane z prowadzeniem rachunków problemy?

Praca w rachunkowości wczoraj…

Przez lata zdobywania doświadczeń w świadczeniu usług outsourcingu księgowego obsłużyłam dziesiątki napływających z urzędów skarbowych wezwań w trybie czynności sprawdzających. Jako Accounting Manager mam na co dzień styczność z podatkiem od towarów i usług, a także podatkami dochodowymi i  kieruję  zespołem specjalistów prowadzących księgi naszych klientów w taki sposób, aby zapewnić absolutną prawidłowość rozliczeń i terminową sprawozdawczość do urzędów.

Dzięki temu miałam okazję zaobserwować, jak stopniowo zmieniają się formy kontaktu z urzędnikami, podejście instytucji państwowych do podatnika i współpraca z nami, księgowymi z wyspecjalizowanych spółek doradczych. Wielu z naszych klientów podejmuje bowiem działania, które wymagają nie tylko wiedzy z zakresu finansów i rachunkowości, ale też współpracy z odpowiednimi organami władz – aplikuje o zwroty VAT, wnioskuje o zaliczenie nadpłat na poczet zobowiązań, lub też wnosi o rozłożenie płatności zobowiązań na raty. Przeważnie każda taka czynność prowadzi do nawiązania przez stosownego urzędnika państwowego kontaktu z osobą reprezentującą spółkę. Wykonując zadania związane z outsourcingiem otrzymujemy zatem w RSM Poland wezwania do złożenia wyjaśnień lub przesłania dokumentów uzupełniających. Czasem lista wymagań zajmuje kilka stron A4.

Łatwo się zatem domyślić, że telefony do biura, a nawet osobiste wizyty pracowników urzędu skarbowego, nie stanowiły nigdy dla naszych księgowych wielkiego zaskoczenia. Aby wykonywać obowiązki z należytą dokładnością, oraz odpowiadać na potrzeby klientów, kopiowaliśmy dziesiątki faktur i innych dokumentów, a następnie zawoziliśmy je do urzędu lub wysyłaliśmy tradycyjną pocztą w celu udowodnienia prawidłowości rozliczeń i przekonania organu, że danemu przedsiębiorstwu należy się zwrot podatku. Każda wykonana przez nas w takim przypadku kopia dokumentu musiała być przy tym poświadczona przez upoważnioną do tego osobę jako zgodna z oryginałem, co rodziło dodatkowe problemy, wydłużając całą procedurę.

Te czasy, wraz z postępującą cyfryzacją, szczęśliwie już minęły.

…i księgowość w dobie dzisiejszej komunikacji online

Pandemia jeszcze bardziej przeniosła nas w wirtualny świat i można zauważyć, że wielu podatników, nie kontaktujących się bezpośrednio z urzędami, żyje w przekonaniu, że komunikacja z organami podatkowymi jest w zasadzie prosta, nie wymaga dużych nakładów pracy i nie jest obarczona stresem bądź ryzykiem. Osobom takim wydaje się, że szybka reakcja na maila wzywającego do dostarczenia szeregu dokumentów lub wyczerpująca odpowiedź na telefoniczną prośbę o ich dostarczenie pozwala łatwo i szybko otrzymać zwrot podatku, czy też oczekiwaną decyzję. Niestety, nic bardziej mylnego.

Większość naszych klientów podlega pod wyspecjalizowane urzędy skarbowe, obsługujące spółki z kapitałem zagranicznym, przeważnie z wielomilionowymi przychodami, przed którymi stawia się wiele dodatkowych wymogów prawnych.

O ile więc zrobiliśmy w Polsce krok do przodu pod względem cyfryzacji sposobów dostarczania danych, oraz form komunikacji z organami administracji państwowej, to wiele przepisów – m.in. wchodzących w skład Ordynacji Podatkowej – od lat pozostaje niezmienionych. I choć wielu urzędników na własną rękę próbuje ułatwić i przyspieszyć proces poprzez żądanie przesłania (czasami bardzo istotnych) informacji zwykłym mailem, to jednak nie zawsze odbywa się to z korzyścią dla podatnika.

W związku z tym nadal rekomendujemy naszym klientom stosowanie pisemnej, oficjalnej drogi korespondencji z organami.  Czynności sprawdzające zostały bowiem z woli ustawodawcy ograniczone do weryfikacji formalnej zgodności danych i dokumentów – tryb ten nie daje natomiast możliwości przeprowadzenia przez organy podatkowe postępowania dowodowego. Podatnik, który nie jest stroną żadnego postępowania ani kontroli podatkowej,  nie może uzyskać wglądu do akt ani wypowiadać się co do dokumentacji i informacji gromadzonych przez organ.

Profesjonalny outsourcing gwarancją bezpieczeństwa

Doświadczeni księgowi są na ogół w stanie bezbłędnie ocenić, czy w konkretnej sytuacji biznesowej zaistnieją podstawy prawne, które, w ramach czynności sprawdzających, upoważnią organy podatkowe do wezwania danego podatnika do przedstawienia przeróżnych umów, wyjaśnień i potwierdzeń płatności – oczywiście, w razie, gdyby dokumentacja była prowadzona w języku obcym, wraz z obowiązkowym tłumaczeniem jej treści na polski.

Duża liczba regulacji oraz specyfika sposobów działania polskich organów administracji państwowej sprawia tym samym, że czasami dopiero wsparcie doświadczonego doradcy podatkowego, który pomoże przygotować profesjonalną pisemną odpowiedź na wezwanie z urzędu skarbowego lub, dzięki znajomości przepisów Ordynacji Podatkowej, odpowiednie uzasadnienie danych i rozliczeń ujętych w dokumentacji, przynosi pożądany skutek w postaci szybkiego załatwienia sprawy na korzyść podatnika.