Rekompensata z tytułu pracy zdalnej a PIT

Czas czytania: 5 minut.

Karolina BARTKOWIAK
Tax Supervisor w RSM Poland

Jak już wskazywaliśmy w naszych wcześniejszych wpisach – w związku z wprowadzeniem w 2020 r. stanu epidemii koronawirusa, w życie weszły również przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawa). Wśród ww. regulacji znalazła się także możliwość zlecenia pracownikowi przez pracodawcę wykonywania pracy zdalnej. Możliwość ta obejmuje wprawdzie jedynie okres obowiązywania stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego oraz okres 3 miesięcy po ich odwołaniu. Należy jednak mieć na uwadze, że praca w trybie zdalnym może być wykonywana również po upływie ww. okresów, chociażby na podstawie przepisów Kodeksu pracy (w ramach tzw. telepracy).

W tym kontekście po stronie pracodawców oraz pracowników coraz częściej pojawia się wątpliwość, czy ewentualne dodatki czy rekompensaty, które są wypłacane pracownikowi w związku z coraz popularniejszym home office (takie jak np. ekwiwalent z tytułu korzystania z prywatnego łącza internetowego, zwiększonego zużycia energii elektrycznej, wody czy ogrzewania) stanowią po stronie pracownika przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Temat jest też istotny z punktu widzenia zagranicznych podmiotów, którzy swoich pracowników zatrudniają w Polsce.

Odpowiadając na to pytanie należy mieć na uwadze, w jakim okresie praca zdalna jest wykonywana.

Praca zdalna w czasie stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu

Jak wskazano powyżej – praca zdalna w czasie stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu może być wykonywana na podstawie przepisów specustawy. Jak wynika z art. 3 ust. 4 specustawy, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Ustawodawca wskazał jednak, że pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych.

A zatem przepisy wskazują jedynie, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej. Bez znaczenia pozostaje sposób ich zapewnienia, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej, czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie materiałów i narzędzi pracownika.

Należy więc przyjąć, że dodatki wypłacane pracownikowi przez pracodawcę w związku z pracą w trybie home office (np. z tytułu zwiększonych kosztów zużycia energii elektrycznej czy też korzystania z prywatnego łącza internetowego) stanowią realizację obowiązków wynikających ze specustawy. Kwoty te nie będą zatem stanowiły po stronie pracownika przychodu do opodatkowania podatkiem PIT. Stanowisko takie potwierdził zresztą Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 18 lutego 2022 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.1095.2021.1.NM. W konsekwencji – kwoty wypłacane w okresie epidemii, stanu zagrożenia SARS-CoV-2 lub też w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu nie będą stanowiły także podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (por. Interpretacja ZUS z dnia 20 maja 2021 r. DI/100000/43/283/2021.

Praca zdalna na stałe

Co jednak, gdy home office zagości na stałe (a więc również po upływie stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemicznego oraz po upływie 3 miesięcy po ich odwołaniu)? Otóż w takiej sytuacji należy mieć na uwadze art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: UPDOF).

Zgodnie z tym przepisem, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

W celu zastosowania powyższego zwolnienia muszą zostać spełnione łącznie następujące warunki:

• ekwiwalent jest wypłacony w pieniądzu;
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom (a to wymusza zaprowadzenie odpowiedniej dokumentacji);
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika;
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przez pracownika przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

W przypadku, gdy powyższe przesłanki zostaną spełnione – otrzymywany przez pracownika ekwiwalent dotyczący pracy zdalnej będzie wprawdzie stanowił po jego stronie przychód ze stosunku pracy, ale objęty zostanie zwolnieniem od podatku PIT. Pracodawca nie będzie zatem zobowiązany do obliczania i odprowadzania z tego tytułu do urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Pogląd taki zaprezentowany został m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2 maja 2022 r., nr 0114-KDIP2-2.4011.209.2022.1.IN.

Należy jednak mieć na uwadze, że moc ochronna interpretacji indywidualnej dotyczy wyłącznie podmiotu, na którego rzecz wydana została określona interpretacja. Z tego też względu – jeżeli pracodawcy zamierzają na stałe wprowadzić w swoich zakładach pracy formę pracy zdalnej lub hybrydowej i z tego tytułu wypłacać pracownikom dodatkowe świadczenia (takie jak np. zwrot kosztów z tytułu zużycia energii elektrycznej, kosztów ogrzewania, wody lub też z tytułu korzystania z prywatnego łącza internetowego) – sugerujemy Państwu złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w tym zakresie. W razie pytań lub wątpliwości – zachęcamy do kontaktu.