Cienie automatyzacji procesów księgowych we współczesnych systemach rachunkowych

Magdalena ZARZEKA
Accounting Manager w RSM Poland

Automatyzacja procesów księgowych jest czymś nieuniknionym, ale, jak to zwykle w przypadku postępu bywa, ma nie tylko zalety. Najwyraźniej widać to w sytuacji, kiedy Klienci powierzają nam prowadzenie ksiąg rachunkowych na ich własnym systemie lub kiedy wspieramy księgowych pracujących w Centrach Usług Wspólnych.

Teoria vs. praktyka

Teoretycznie przy zautomatyzowanych procesach powinno być szybciej i łatwiej, ale w praktyce okazuje się, że nasz wpływ na sposób ujęcia dokumentów w księgach jest dosyć ograniczony.

Faktury kosztowe są wprowadzane do systemu na podstawie numerów zamówień (z ang. PO – purchase order) zakładanych przez Klienta, do których przypisany jest dekret dokumentu. Rola osoby księgującej sprowadza się zatem do wprowadzenia numeru PO do systemu księgowego i naciśnięcia klawisza Enter. W niektórych przypadkach nie mamy nawet możliwości przypisania podatku VAT do odpowiedniego okresu, gdyż z założenia podatek VAT jest ujmowany w miesiącu zaksięgowania faktury w systemie. Zaliczki pracowników są rozliczane przez nich samych w specjalnie przeznaczonych do tego programach, a potem zaciągane automatycznie do programu księgowego. Sposób ujęcia dokumentu w księgach jest więc kwestią osądu pracownika dokonującego rozliczenia, który zapewne kieruje się wytycznymi korporacji, ale nie podlegają one weryfikacji przez dział księgowy. Czasem spotykamy się nawet ze zdziwieniem Klientów, gdy upominamy się o dostarczenie dokumentów będących podstawą dokonanego rozliczenia – ich zdaniem sednem sprawy jest fakt, że rozliczenie jest w systemie. Wyciągi bankowe są automatycznie zaciągane z banku i rozksięgowywane na kontach.

Z założenia wszystkie te usprawnienia mają ułatwić i przyspieszyć pracę księgowego. Można by powiedzieć, że wszystko księguje się „samo”. Nikt przecież nie lubi mozolnego wklepywania do systemu rozliczeń delegacji czy wyciągów bankowych. Problem pojawia się, gdy po analizie danych okazuje się, że faktura kosztowa zaksięgowana na podstawie numeru PO została wprawdzie wprowadzona do systemu, ale nie można jej odnaleźć na kontach kosztowych. Przy tworzeniu zamówienia nie zaznaczono bowiem odpowiedniej opcji i faktura „utknęła” gdzieś w systemie księgowym i nikt nie wie, gdzie jej szukać. A osoby z działu Accounts Payable z odległego kraju uważają, że to już problem poza ich kompetencjami. Nierzadko okazuje się, że saldo rachunku na wyciągu bankowym nie zgadza się z saldem konta w systemie, a na zapisach jest widoczny ciąg automatycznych zapisów, utrudniający znacznie weryfikację danych. Trudno jest sprawdzić kompletność kosztów, jeśli na zapisach na kontach kosztowych nie ma powiązania danej pozycji z numerem faktury ani kontrahentem. W związku z tym na koniec dnia okazuje się, że czas zaoszczędzony na automatycznym wprowadzaniu dokumentów do systemu jest poświęcany na mozolne wyjaśnianie przyczyn rozbieżności. Dodatkowo podzielenie odpowiedzialności za księgowanie poszczególnych typów operacji pomiędzy działy z różnych zakątków świata powoduje, że problematyczne kwestie, szczególnie te, które pojawiają się na styku dwóch różnych działów, pozostają bez odpowiedzi przez długi czas, angażując w korespondencję liczne grono osób, z którego nikt nie czuje się odpowiedzialny za rozwiązanie problemu.

Zagraniczny program księgowy a polskie przepisy

Przy zautomatyzowanych, korporacyjnych procesach problemem jest także nieznajomość specyfiki polskiego rynku i podejścia organów podatkowych do kwestii rozliczeń podatkowych, o czym pisaliśmy już wcześniej na naszym blogu. Niejeden księgowy usłyszał, że Polska jest najgorszym krajem do prowadzenia biznesu ze względu na zawiłość przepisów podatkowych i wymogi formalne. Trzeba przyznać, że praktyką korporacji jest księgowanie dokumentów przede wszystkim zgodnie z wewnętrznymi wytycznymi, gdyż na pierwszym planie stawiana jest poprawność raportów grupowych. Korekty uzgadniające do polskich przepisów wprowadza się dopiero na koniec roku, przy okazji przygotowywania rocznego sprawozdania finansowego. Dodatkowo często musimy mierzyć się z niedostosowaniem systemu księgowego do polskich wymogów, takich jak prowadzenie ksiąg w języku polskim, czy możliwość generowania jednolitych plików kontrolnych (JPK).

Co dalej?

Reasumując, należy korzystać z postępów techniki i szukać dalszych usprawnień pozwalających na bardziej efektywną pracę działów księgowych. Niemniej warto zadać sobie przy tej okazji pytanie, jaka będzie w przyszłości rola księgowego? Czy w związku z dużą automatyzacją procesów księgowych ciężar odpowiedzialności nie przesunie się w stronę kontrolerów finansowych, których zadaniem będzie kontrola i analiza tych wszystkich automatycznych księgowań?