Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w czterech krokach

Czas czytania: 3 minuty.

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanie się dla podatników obowiązkowe od 1 lipca 2024 r. Wdrożenie tego systemu oznaczać będzie powszechną rewolucję w procesie wystawiania faktur sprzedaży i pociągnie za sobą również zmiany w procesie obiegu faktur. Wdrożenie KSeF wymaga podjęcia szeregu działań, dlatego też, biorąc pod uwagę zakres i skalę zmian, warto odpowiednio wcześnie rozpocząć przygotowania.

Jeśli odpowiadasz za wdrożenie KSeF w organizacji, to, podchodząc do problemu zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania projektami, spróbuj wykorzystać do tego procesu poniższe cztery kroki.

Krok pierwszy: zidentyfikuj i szczegółowo opisz cele projektu

Nawet, jeśli zajmujesz się na co dzień projektami o podobnej skali, to w przypadku KSeF po pierwsze zastanów się nad tym, z jakiego punktu zaczynasz i gdzie musisz zakończyć. Podziel projekt na etapy i wyznacz mierzalne cele, które musisz osiągnąć, opisz także wyzwania, jakie możesz napotkać po drodze, a które mogą być przeszkodą w realizacji celów. Dzięki temu będziesz mieć sensowny wskaźnik realizacji założeń projektu.

Oczywistym i nadrzędnym celem projektu wdrożenia KSeF jest to, aby z dniem 1 lipca 2024 r. twoja firma była w stanie wystawić faktury dla odbiorców zgodnie z obowiązującymi wymogami w tym zakresie. Roboczo, proces możemy podzielić na dwa etapy:  

Etap przygotowawczy

Etap przygotowawczy ma dwa cele:

• zidentyfikowanie obowiązkowych i fakultatywnych pól w schemie oraz zmian koniecznych do wprowadzenia w procesach;
• dokonanie oceny przydatności i możliwości adaptacji dotychczasowego narzędzia stosowanego do wystawiania faktur, czyli ustalenie, czy będziesz w stanie korzystać z dotychczasowego narzędzia, czy musisz je rozbudować lub rozważyć zakup nowego.

Aby otrzymać miarodajne wnioski, konieczna jest:

1. Analiza procedur związanych ze sprzedażą, jakie obecnie obowiązują w firmie – a w szczególności procedur związanych z wystawianiem faktur sprzedaży oraz faktur korygujących;
2. Analiza faktur sprzedaży i faktur korygujących pod kątem nowej schemy, tj. struktury logicznej e-faktury;
3. Analiza techniczna dotychczas używanego systemu do wystawiana faktur sprzedaży i korekt oraz możliwości jego integracji z KSeF;
4. Analiza dotychczasowego modelu uwierzytelniania i autoryzacji w kontekście modelu poświadczeń w KSeF;

Etap wdrożeniowy

Etap wdrożeniowy obejmuje trzy aspekty:

• wdrożenie rozwiązań informatycznych;
• nauczenie personelu wystawiania i odbioru faktur w KSeF;
• ustalenie nowego schematu obiegu dokumentów, bazującego na ich elektronicznej wymianie.

W osiągnięciu najlepszych efektów konieczne jest:

1. Przygotowanie narzędzia do wystawiania faktur sprzedaży i korekt do integracji z KSeF;
2. Przeszkolenie pracowników wystawiających faktury sprzedaży pod kątem zmian systemowych i wymogów schemy;
3. Przygotowanie pracowników odpowiedzianych za wystawianie faktur do uwierzytelniania i autoryzacji wysyłki faktur w KSeF (podpisy elektroniczne, ePuap);
4. Weryfikacja i dostosowanie umów z kontrahentami i biurami rachunkowymi.
    

Warto uświadomić sobie, że głównym założeniem systemu KSeF jest unifikacja danych zawartych na fakturach oraz wyeliminowanie obrotu papierowymi fakturami. Jest to zwrot w stronę rozwiązań nowoczesnych, które mają wiele zalet – aczkolwiek dla podatników zmiany oznaczają, że organy podatkowe dostaną bezpośredni dostęp do informacji, którymi do tej pory dysponować nie mogły.

Krok drugi: zidentyfikuj wszystkich interesariuszy

W tym kroku zastanów się: kto skorzysta na sukcesie projektu, a kto ucierpi, jeśli projekt się nie powiedzie? Dzięki identyfikacji interesariuszy uświadomisz sobie przed kim odpowiadasz wraz ze swoim zespołem, co uświadomi ci koszty sukcesu oraz cenę porażki.

Z racji tego, że obowiązkowy system KSeF zasadniczo służy wystawaniu i odbiorowi faktur, to łączy on interesariuszy wewnętrznych i zewnętrznych. Pierwszym – wewnętrznym – interesariuszem, któremu zależy na tym, aby projekt był wdrożony prawidłowo, jest dział zajmujący się wystawianiem faktur sprzedaży (gdyż wprowadza faktury do obiegu i odpowiada bezpośrednio za ich prawidłowość). 

Ponadto, wdrożenie dotyczy systemu informatycznego, na jakim pracuje dział sprzedaży, więc kolejnym interesariuszem wewnętrznym staje się również dział IT, który odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie tych systemów w firmie. Wreszcie, odbiorcami końcowymi dokumentów, jakimi są faktury sprzedaży i zakupu, są działy księgowości, finansowe, podatkowe oraz rozliczeniowe, które na ich podstawie raportują oraz rozliczają podatki.

Interesariuszami zewnętrznymi są z kolei odbiorcy faktur (czyli usług i towarów sprzedawanych przez twoją firmę), którym zależy na otrzymaniu w odpowiednim terminie faktury wolnej od wad.  

Warto też zauważyć, że w projektach, które dotyczą obowiązkowych zmian w raportowaniu danych do urzędów skarbowych czy innych instytucji, do kluczowych interesariuszy można zaliczyć zarząd oraz właścicieli, którzy ponoszą największe koszty wynikające z wadliwego wdrożenia zmian (mogą to być kary finansowe, utrata klientów, a nawet konsekwencje karno-skarbowe).  

Krok trzeci: określ role i obowiązki osób uczestniczących we wdrożeniu

Nadmiar obowiązków i rozwlekłość procesów są największymi wrogami dobrego zarządzania projektami. Kiedy planujesz szczegóły wdrożenia projektu upewnij się, że każdy w twoim zespole ma przypisane zadania i obszary w taki sposób, aby się ze sobą nie pokrywały. Pamiętaj, że każdy powinien być skupiony na zagadnieniu, które pasuje do jego umiejętności.

Jak już można zauważyć, wdrożenie systemu KSeF jest procesem, w którym trzeba łączyć wiedzę merytoryczną i techniczną. Oznacza to, że efektywne i skuteczne zaimplementowanie KSeF wymagać będzie zaangażowania pracowników ze wszystkich działów firmy. Powinny to być osoby, które:

• uczestniczą w procesach związanych z fakturowaniem sprzedaży i współpracują z klientami lub dostawcami;
• wdrażają i utrzymują systemy informatyczne i ich kluczowe moduły;
• uczestniczą w księgowaniu oraz rozliczaniu faktur zakupu i sprzedaży, zajmują się rozliczeniami podatkowymi.

W związku z tym zadbaj na początku o odpowiedni dobór członków swojego zespołu i nie licz na to, że dział księgowości zastąpi dział IT, a dział sprzedaży – specjalistów od podatków. Im większa jest twoja organizacja, tym zespół powinien być liczniejszy. Przypisuj role jasno, z naciskiem na to, że specjaliści zajmujący się fakturowaniem, podatkami oraz księgowością są wsparciem merytorycznym dla działu IT, ale to dział IT musi wykonać techniczny przegląd narzędzi i odpowiadać za implementację nowych rozwiązań. Postaraj się o to, żeby wszyscy członkowie zespołu wymieniali między sobą informacje na poszczególnych etapach pracy.

Krok czwarty: określ założenia projektu, ryzyka i zależności

Znajomość wrażliwych obszarów planu projektu pomoże ci dostosować się, gdy pojawią się problemy. Przemyśl, jakie założenia przyjmujesz, a następnie określ, czy te założenia są rozsądne, czy nie. Zidentyfikuj ryzyko związane z przyjęciem złego założenia lub osądu. Na koniec zastanów się, które elementy na mapie drogowej twojego projektu są od siebie zależne – jeśli jeden krok wymaga wykonania kolejnego, to skoncentruj swoją energię na tej pierwszej części przed rozpoczęciem fazy zależnej.

Niewątpliwie obszarem wrażliwym w przypadku projektu KSeF jest ostateczna wersja struktury e-faktury, jaka będzie obowiązywała (bo nadal trwają konsultacje, a ministerstwo finansów wprowadza kolejne zmiany w ustawie).

Pewne kluczowe obszary Krajowego Systemu e-Faktur czekają również na objaśnienia ze strony Ministerstwa Finansów. Faktem jest jednak to, że czasu na wdrożenie nowego procesu wystawiania faktur zostało relatywnie niewiele, więc rozsądnym jest rozpocząć projekt implementacji nawet z niedookreślonymi założeniami – bo mniej wysiłku i stresu kosztować będzie wprowadzenie poprawek, niż wdrażanie wszystkich wymaganych rozwiązań na ostatnią chwilę. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko całkowitej porażki, uniemożliwiającej wystawienie faktur sprzedaży.

Etap projektu związany z analizą systemów i procedur dotychczas funkcjonujących powinien rozpocząć się najszybciej jak to tylko możliwe, bo od wyniku tych analiz zależą dalsze decyzje i etapy wdrożenia.

Mam nadzieję, że skorzystanie z tego krótkiego przewodnika pomoże szybciej osiągnąć cel i efektywnie wdrożyć KSeF w organizacji.