Czas na inwentaryzację

Aneta STANIEWSKA
Accounting Semi-Senior w RSM Poland

Zbliża się czas zamknięcia ksiąg roku obrotowego 2016 oraz sporządzania sprawozdań finansowych za rok 2016. Aby móc rzetelnie przedstawić stan majątku na koniec roku obrachunkowego, należy w określonych terminach i częstotliwościach dokonywać inwentaryzacji, której wytyczne określa art. 26 Ustawy o rachunkowości.

Metody inwentaryzacji należności i zobowiązań

Celem inwentaryzacji rozrachunków jest weryfikacja stanu rozrachunków w księgach rachunkowych na dany dzień. Inwentaryzację rozrachunków przeprowadza się poprzez:

wysyłanie do kontrahentów potwierdzeń sald pisemnej formie, by uzyskać od nich potwierdzenie zgodności. Ustawa o rachunkowości nie zakazuje wysyłania potwierdzeń sald drogą elektroniczną. Wysyłamy do kontrahenta zestawienie obejmujące wszystkie składniki kwoty wymagającej zapłaty, a więc łącznie z ewentualnie naliczonymi odsetkami, jeżeli były one uzgodnione podczas zawierania umowy. W razie wystąpienia niezgodności należy różnice wyjaśnić. W przeciwnym razie mogą one zostać uznane i spisane jako należności wątpliwe lub sporne. Należy pamiętać, że bieg przedawnienia przerywa potwierdzenie salda zaakceptowane i podpisane tylko przez osobę uprawnioną do reprezentowania danego podmiotu;
weryfikację danych w księgach z odpowiednimi dokumentami. Metoda ta może być stosowana m.in. do następujących rozrachunków:,
- należności spornych i wątpliwych
- rozrachunków publicznoprawnych, jak np. składki ZUS, opłaty składane na PFRON, rozrachunki z tytułu CIT, VAT, PIT,
- rozrachunków z tyt. wynagrodzeń oraz innych rozrachunków z pracownikami.

Należy pamiętać, że sald niesprawdzonych nie potwierdzamy.

Termin inwentaryzacji należności uznaje się za dokonany, jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku obrotowego. Brak odpowiedzi na wezwanie do potwierdzenia salda nie oznacza jego akceptacji.

Co do zasady to wierzyciel występuje o potwierdzenie rozrachunku. Jeżeli jednak nie prześle on prośby o potwierdzenie salda, dla rzetelnego spełnienia obowiązku inwentaryzacji wskazanym jest wystąpienie do wierzyciela z prośbą o potwierdzenie naszego zobowiązania. W wyniku weryfikacji może się bowiem okazać, że nasze zobowiązanie zostało zapłacone, skompensowane lub umorzone, a w wyniku błędu faktu tego nie odnotowano w księgach rachunkowych.

Na ostatni dzień roku obrotowego należy też uzyskać potwierdzenie stanu naszych środków na rachunkach bankowych (uzyskanie potwierdzenia z banku o stanie środków np. na 31.12.) oraz w kasie (przygotowanie protokołu inwentaryzacji kasy).

Inwentaryzacja środków trwałych

Równie ważne jest dokonanie inwentaryzacji środków trwałych. Zazwyczaj przeprowadza się ją na ostatni dzień roku obrotowego. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości mogą wystąpić jednak pewne uproszczenia. Polegają one na możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń podlegających inwestycji nie rzadziej niż raz na 4 lata w dowolnym dniu roku obrotowego w formie spisu z natury.

Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych określa komisja inwentaryzacyjna w protokole inwentaryzacyjnym. Ustalenie i sposób ich rozliczenia powinien być ujęty w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzonym przez kierownika jednostki. Dokumenty te są podstawą rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych. Różnice stwierdzone podczas przeprowadzonej inwentaryzacji mogą mieć postać:

niedoborów,
nadwyżek.

W przypadku ujawnienia środka trwałego należy przed jego wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych ustalić wartość początkową.

Sposób inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych

A co z wartościami niematerialnymi i prawnymi? Wartości niematerialne i prawne to m.in. patenty, licencje, znaki towarowe, a przede wszystkim programy komputerowe. Niematerialne, czyli nie można ich w żaden sposób policzyć, ani zmierzyć, a więc nie można w ich przypadku przeprowadzać spisu z natury. Jedyną prawidłową i obowiązującą metodą inwentaryzacji wartości niematerialnych i prawnych jest zatem metoda weryfikacji salda.

Na co warto zwrócić uwagę przy inwentaryzacji zapasów?

Należy również pamiętać o dokonaniu inwentaryzacji zapasów. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości inwentaryzację składników aktywów i pasywów (w tym także zapasów) przeprowadza się generalnie na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Taki obowiązek wynika z treści art. 26 ust. 1 Ustawy o rachunkowości. Niemniej, termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości rozpocznie się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15 dnia następnego roku. Inwentaryzacji zapasów dokonuje się drogą spisu z natury. Wykonanie spisu z natury można zlecić firmie zewnętrznej. Należy pamiętać, że za jego przeprowadzenie i przebieg zawsze odpowiedzialny jest jednak kierownik jednostki. Ma on obowiązek powołania komisji inwentaryzacyjnej i wyznaczenia jej przewodniczącego.

Zapasy stanowiące własność jednostki, znajdujące się poza jednostką, inwentaryzuje się na podstawie otrzymanych od kontrahentów arkuszy potwierdzających przeprowadzenie ich spisu z natury lub potwierdzeń wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu ilościowego tych zapasów. Zasady uzyskiwania potwierdzeń są analogiczne do stosowanych przy inwentaryzacji należności. W razie braku informacji od kontrahenta inwentaryzację tych zapasów przeprowadza się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Natomiast zapasy obce będące własnością innych podmiotów, np. nieprzyjęte dostawy, towary przyjęte w komis, sprzedane, lecz nieodebrane towary lub wyroby gotowe, obce opakowania zwrotne, znajdujące się w jednostce inwentaryzuje się również drogą spisu z natury, ale ich spis obejmuje wyłącznie ustalenie stanu ilościowego. Wyniki spisu są przekazywane właścicielowi zapasów.

Ustawa o rachunkowości umożliwia jednostkom przeprowadzenie inwentaryzacji towarów (materiałów) raz w ciągu 2 lat, przy czym dotyczy to wyłącznie towarów (materiałów):

znajdujących się na strzeżonych składowiskach,
objętych ewidencją ilościowo-wartościową.

Powyższe warunki muszą być spełnione łącznie.

Inwentaryzacja gwarancją rzetelności sprawozdania finansowego

Jednostki mają obowiązek rzetelnie i jasno przedstawiać swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Z zasady tej pośrednio wynika obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ prezentowane dane w sprawozdaniach finansowych mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały zweryfikowane ze stanem faktycznym. Dopiero po potwierdzeniu stanu poszczególnych składników majątku, wyjaśnieniu powstałych różnic inwentaryzacyjnych, ewidencję księgową można uznać za prawidłową, a dane zawarte w sprawozdaniu finansowym za rzetelnie odzwierciedlające rzeczywistość.