Oddział spółki zagranicznej w Polsce

Działalność gospodarcza w Polsce może być prowadzona zarówno przez przedsiębiorców krajowych, jak i zagranicznych. Przedsiębiorcy zagraniczni, chcąc rozpocząć biznes w Polsce, mogą utworzyć na terytorium RP oddział przedsiębiorstwa zagranicznego, którego charakterystykę oraz specyfikę w zakresie prowadzenia rachunkowości przedstawię w niniejszym artykule.

Kilka słów o funkcjonowaniu oddziału spółki zagranicznej

Oddział spółki zagranicznej stanowi wyodrębnioną strukturalnie część działalności gospodarczej jednostki macierzystej, nie posiada jednak odrębnej osobowości prawnej. Brak niezależności w stosunkach o charakterze gospodarczym obliguje oddział do prowadzenia działalności tylko w takim zakresie, w jakim działalność prowadzi spółka główna. Ponadto, nazwa oddziału powinna być tożsama z nazwą podmiotu macierzystego, a dodatkowo zawierać:

wyrażoną w języku polskim formę prawną,
sformułowanie „oddział w Polsce”.

Przepisy prawa nakazują też – jeśli oddział nie jest reprezentowany przez organ uprawniony spółki macierzystej – ustanowienie reprezentanta spółki zagranicznej, którego dane powinny widnieć w zgłoszeniu do Krajowego Rejestru Sądowego. Co istotne, podczas zakładania oddziału spółki zagranicznej w Polsce, nie istnieje wymóg zgromadzenia kapitału zakładowego. Inwestor zagraniczny tworzący oddział w Polsce, przyjmuje na siebie nieograniczoną odpowiedzialność w kwestii funkcjonowania oddziału, posiadając zarówno pełnię praw jak i obowiązków związanych z jego prowadzeniem.

Prowadzanie ksiąg rachunkowych

Ustawa o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obliguje, by księgi rachunkowe oddziału zagranicznego funkcjonującego w Polsce, prowadzone były:

w języku polskim,
zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Istnieje możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie spółki macierzystej lub w jej oddziale.

Cechą szczególną rachunkowości oddziału jest występowanie specjalnego konta „Fundusz wydzielony”, służącego ewidencjonowaniu składników majątku pozyskanych przez oddział w wyniku wydzielenia ich przez spółkę macierzystą, stanowiących jednocześnie jego kapitał własny.

Ponadto, rozrachunki pomiędzy oddziałem a jednostką macierzystą ewidencjonowane są na koncie „Rozrachunki wewnątrzzakładowe” w rozbiciu analitycznym na tytuły rozrachunków.

Posługiwanie się numerem identyfikacji podatkowej

Jednostka zagraniczna tworząca oddział w Polsce, zobowiązana jest do posiadania numeru identyfikacji podatkowej, którego nadanie odbywa się za pośrednictwem złożenia formularza NIP-2 lub NIP-8, w zależności od zasad przyjętych przez dany urząd skarbowy. Dla celów rozliczania podatku VAT oraz CIT pozostaje on jednakowy dla spółki macierzystej i oddziału.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której oddział spółki zagranicznej zatrudnia personel. W takim przypadku oddział winien posiadać indywidualny numer identyfikacji podatkowej, gdyż w sytuacji podlegania obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenie społeczne i zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych stanowi on, w rozumieniu organów podatkowych, samodzielnego płatnika składek, niezależnego od jednostki macierzystej. NIP nadany oddziałowi przedsiębiorcy zagranicznego jako płatnikowi składek powinien służyć jedynie tego rodzaju rozliczeniom, co oznacza, iż nie powinien on widnieć na fakturach.

Kwestia rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług

Z uwagi na fakt, iż jednostka główna, jak i całkowicie od niej zależny oddział, posiadają jednakowy numer identyfikacji podatkowej, pozostają one jednym podatnikiem na gruncie podatku od towarów i usług – w rezultacie świadczenia usług dokonywane pomiędzy nimi nie wymagają ich opodatkowania. Jednakże, w sposób odmienny traktowane są przesunięcia towarów do Polski z innego kraju wewnątrz Unii Europejskiej i odwrotnie. Podczas omawianego przemieszczenia towarów rozpoznawane są odpowiednio:

wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

traktowane jako nietransakcyjne przemieszczenie towarów, charakteryzujące się brakiem przesunięcia prawa do rozporządzania nimi na inny podmiot.

Nie istnieje wymóg zarejestrowania jednostki zagranicznej w zakresie podatku VAT w Polsce. Niemniej, by możliwe było rozliczanie przez oddział zagranicznej spółki podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług, niezbędne jest zgłoszenie rejestracyjne podmiotu zagranicznego (a nie jego oddziału), dokonywane na formularzu VAT-R. Wynika to z faktu, iż sam oddział wypełnia jedynie obowiązki podmiotu macierzystego w obrębie podatku od towarów i usług. Podstawowym warunkiem rejestracji jest:

występowanie działalności gospodarczej opodatkowanej podatkiem VAT,
zatrudnianie pracowników,
posiadanie zasobów technicznych niezbędnych do prowadzenia działalności.

Spółka macierzysta jako podatnik podatku dochodowego od osób prawnych

Podobnie jak w przypadku podatku od towarów i usług, również w odniesieniu do podatku dochodowego od osób prawnych, to jednostka macierzysta a nie oddział przedsiębiorstwa zagranicznego zostaje uznana za podatnika wspomnianego podatku. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wskazują, iż w stosunku do spółki głównej, nieposiadającej w Polsce swojej siedziby ani zarządu, stosuje się zasadę ograniczonego obowiązku podatkowego, przekładającą się na opodatkowanie jedynie tej części dochodów, która pozyskana została przez jej oddział w Polsce. Należy jednak podkreślić, że jeżeli z krajem, w którym zlokalizowana jest siedziba spółki macierzystej oddziału, została przez Polskę zawarta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania, to regulacje w niej zawarte mają zastosowanie w pierwszej kolejności.

Specyfika sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego zlokalizowany i prowadzący działalność gospodarczą w Polsce, ma obowiązek sporządzania rocznego sprawozdania finansowego według przepisów polskiego prawa. W dalszej kolejności dane finansowe zawarte w omawianym sprawozdaniu finansowym włączone zostają do sprawozdania sporządzanego przez jednostkę macierzystą, zgodnie z uregulowaniami w zakresie rachunkowości przyjętymi w kraju, w którym posiada ona swoją siedzibę.

Oddział sporządza sprawozdanie finansowe nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Przepisy ustawy o rachunkowości nie wymagają, by jednostkowe sprawozdanie finansowe oddziału spółki zagranicznej podlegało zatwierdzeniu, gdyż sprawozdanie to uznaje się za automatycznie zatwierdzone w sytuacji, kiedy dokonuje się zatwierdzenia sprawozdania łącznego sporządzanego przez jednostkę macierzystą, które zawiera dane finansowe dotyczące oddziału. Polskie przepisy obligują natomiast oddziały zagranicznych spółek do złożenia sprawozdania finansowego w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Reasumując, przedsiębiorca zagraniczny prowadzący w Polsce działalność gospodarczą w formie oddziału, po spełnieniu określonych wymogów formalnych, tj. rejestracji w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Krajowy Rejestr Sądowy, uzyskaniu numeru identyfikacji podatkowej i dokonaniu zgłoszenia rejestracyjnego, jako podatnik VAT, zobligowany jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych, rozliczeń z tytułu podatków: dochodowego oraz od towarów i usług, a także sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami. Czynności te warto powierzyć podmiotowi, który zawodowo zajmuje się świadczeniem usług księgowych. Zagwarantuje to, że księgi oddziału prowadzone będą zgodnie z polską ustawą o rachunkowości oraz polskim prawem podatkowym.