Dopada nas technologia, czyli kilka słów o systemach FK (część 1)

Justyna CHRZANOWSKA
Accounting Supervisor w RSM Poland

Kiedy rok temu jeden z naszych kolegów, Radosław OSMÓLSKI, pisał o głównych pułapkach, na jakie można natknąć się przy korzystaniu z zagranicznego systemu księgowego w celu prowadzenia ksiąg rachunkowych polskiego podmiotu (przeczytasz o tym tutaj), mieliśmy już spore doświadczenie zarówno w sferze shadow accounting, jak i w doradztwie dotyczącym rozwiązań systemowych, umożliwiających raportowanie na potrzeby polskiej sprawozdawczości i systemu podatkowego. Z każdym rokiem idziemy jednak dalej, pracujemy z coraz większą ilością zagranicznych systemów finansowo-księgowych i szukamy coraz lepszych rozwiązań dla naszych klientów tak, aby prowadzenie przez nich biznesu w Polsce nie stało się biurokratycznym koszmarem. Dlatego dziś ponownie zajmiemy się tematem nie tylko formy prowadzenia ksiąg rachunkowych, ale też miejsca ich prowadzenia.

Szczypta teorii

Najczęściej problemy już na etapie wyboru oprogramowania księgowego pojawiają się w jednostkach będących elementami większych struktur połączonych wspólnym biznesem, gdzie prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzane jest bądź jednostce macierzystej, bądź wybranej jednostce powiązanej, której położenie może być geograficznie dalekie od miejsca prowadzenia działalności poszczególnych jednostek. Możemy wówczas mieć do czynienia nie tylko z zagranicznym systemem finansowo-księgowym, ale również z prowadzeniem ksiąg rachunkowych za granicą.

Niestety, akty prawne poszczególnych krajów, regulujące kwestie księgowe, nie tylko nie są jednolite w odniesieniu do zasad rachunkowości, ale także w różnym stopniu uszczegóławiają warunki, w jakich księgi rachunkowe powinny być prowadzone. Polska Ustawa o rachunkowości jest aktem, który z jednej strony pozostawia sporo możliwości w podejściu do operacji gospodarczych, z drugiej zaś dość szczegółowo określa warunki, jakie muszą być spełnione, aby operacje te uznane zostały za odzwierciedlające rzeczywistą sytuację jednostki. Implikacje nieprawidłowego lub nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, często bagatelizowane (w szczególności przez jednostki prowadzące księgi poza granicami Polski), mogą być niekorzystne nie tylko w świetle negatywnego postrzegania jednostki przez potencjalnych kontrahentów, ale mogą być również przyczyną kwestionowania rozliczeń podatkowych przez urzędy skarbowe, co z kolei może skutkować wyższymi, oszacowanymi przez urzędy, obciążeniami podatkowymi oraz karami grzywny lub nawet pozbawieniem wolności osób odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg. W ostatnich latach pojawia się coraz więcej decyzji pokontrolnych urzędów skarbowych i inspektorów kontroli skarbowej, w których stwierdza się prowadzenie ksiąg wbrew przepisom ustaw (zarówno UoR, jak i ustaw podatkowych), w wyniku czego coraz częstsze są kary w tym zakresie. Biorąc pod uwagę fakt, iż urzędom skarbowym oraz inspektorom kontroli skarbowej w zakresie przestępstw i wykroczeń skarbowych przysługuje takie samo prawo do prowadzenia postępowania przygotowawczego jak np. policji czy prokuratorowi, jak również do sporządzenia aktu oskarżenia (na podstawie art. 325a Kodeksu postępowania karnego[1] oraz art. 133 i 155 Kodeksu karnego skarbowego[2]), nałożenie kary grzywny lub pozbawienia wolności nie jest wcale rzadkim przypadkiem w sytuacji stwierdzenia łamania prawa lub zezwolenia na jego łamanie, jeśli osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych nie kontroluje w odpowiedni sposób działań podległych jej osób.

Osobą odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych (zgodnie z art. 4 ust. 5 UoR) jest kierownik jednostki, a więc np. zarząd w spółce kapitałowej, wspólnicy w spółce cywilnej itp. To właśnie kierownik jednostki decyduje o miejscu prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych i odpowiada za powiadomienie urzędu skarbowego o fakcie wydania ksiąg poza jej siedzibę (art. 11a pkt 1 UoR). Jednak czy w przypadku prowadzenia księgowości poza granicami Polski rzeczywiście dochodzi do wydania ksiąg poza siedzibę jednostki?

UoR daje możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych przez jednostkę lub powierzenie prowadzenia ich zewnętrznemu przedsiębiorcy. Najczęściej w tym drugim przypadku dochodzi do wydania ksiąg rachunkowych, gdzie zarówno dokumenty księgowe, jak i serwer z danymi księgowymi znajdują się poza siedzibą jednostki/miejscem sprawowania zarządu; za wprowadzanie i księgowanie danych odpowiadają osoby spoza jednostki, a kierownictwo ma tylko bierny dostęp do danych księgowych. Czasem jednak sytuacja może być bardziej skomplikowana, np.:

• dokumenty znajdują się w jednostce, a serwer u przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych – w takim przypadku zwykle księgi prowadzone są na podstawie umowy z zewnętrzną firmą i stanowi to prowadzenie ksiąg poza siedzibą jednostki (fizyczne wprowadzanie zapisów do programu komputerowego oraz kwalifikacja operacji gospodarczych ma miejsce w siedzibie zewnętrznego podmiotu), mimo że oryginalne dokumenty źródłowe znajdują się w jednostce;
• serwer znajduje się w jednostce, a dokumenty u przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych – w tym przypadku, jeśli obsługa (księgowanie) również odbywa się na podstawie umowy o świadczenie usług, to również stanowi prowadzenie ksiąg poza siedzibą jednostki, pod warunkiem, że zewnętrzny podmiot odpowiada za kwalifikację i ewidencjonowanie dokumentów w programie księgowym. Choć trudno wysnuć taki wniosek na podstawie samej UoR, ponownie bardzo pomocne jest tu, wspomniane przez Radosława Osmólskiego, Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości z dnia 13 kwietnia 2010 roku w sprawie niektórych zasad prowadzenia rachunkowości[3].

W przypadku księgowości prowadzonej centralnie dla międzynarodowej grupy przedsiębiorstw najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, w której dokumentacja księgowa przechowywana jest w siedzibach poszczególnych jednostek, natomiast dane księgowe przechowywane są na serwerach położonych poza terytorium kraju (tu: poza Polską), obsługiwanych przez podmiot należący do grupy, ale niekoniecznie prowadzący działalność w zakresie profesjonalnego usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W tej sytuacji, niezależnie od tego, czy dane do programu księgowego wprowadzane są lokalnie, z siedziby jednostki, czy też z kraju, w którym położony jest serwer (przez księgowych grupy przedsiębiorstw), kierownik jednostki nadal ma obowiązek sprawowania kontroli nad księgami oraz nad osobami zajmującymi się wprowadzaniem danych, co oznacza, że z punktu widzenia UoR księgi prowadzone są nadal przez jednostkę. Jest to rozwiązanie korzystne z puntu widzenia grupy, ale i nacechowane dużym ryzykiem, związanym głównie z nieznajomością polskich przepisów przez zagranicznych księgowych.