Dopada nas technologia, czyli kilka słów o systemach FK (część 2)

Justyna CHRZANOWSKA
Accounting Supervisor w RSM Poland

Księgi rachunkowe w praktyce – dla programisty

Jak zatem prowadzić księgi, aby skorzystać z możliwości prowadzenia ksiąg rachunkowych za granicą w ramach wypracowanych struktur, co obniży koszty przedsiębiorstwa i jednocześnie nie narazić się na dodatkowe wydatki będące następstwem zakwestionowania prawidłowości prowadzenia ksiąg? Teoretycznie najprostszym, a zarazem często najtrudniejszym rozwiązaniem, jest użycie do prowadzenia ksiąg odpowiednio skonfigurowanego oprogramowania. Odpowiednio, czyli zgodnie z wytycznymi UoR, która poświęca temu zagadnieniu cały rozdział (rozdział 2 UoR: Prowadzenie ksiąg rachunkowych). O ile zwykle spotykamy się z ogólnymi wskazaniami, na jakie obszary powinniśmy zwrócić uwagę przy sprawdzeniu, czy system finansowo-księgowy spełnia wymogi polskich przepisów, o tyle rzadko zdarza się, żeby wprost wskazać swoim programistom przepisy ustawy, z których wynikają konkretne wymogi dotyczące możliwości programu księgowego, o których należy pamiętać, aby uniknąć zarzutów o nie dostosowanie programu do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z polskimi zasadami. A podstawy podane są niemal jak na tacy właśnie w naszej Ustawie o rachunkowości:

• księgi rachunkowe powinny składać się z księgi głównej i ksiąg pomocniczych oraz zawierać dzienniki dla wyodrębnionych przez jednostkę rodzajów dokumentów,
• program księgowy powinien umożliwiać wygenerowanie zestawienia obrotów i sald na dowolny dzień zarówno dla księgi głównej, jak i ksiąg pomocniczych,
• zestawienie obrotów i sald powinno zawierać przynajmniej: numer i nazwę konta księgowego, bilans otwarcia na początek okresu (roku) obrachunkowego, obroty w okresie sprawozdawczym oraz obroty narastająco od początku roku obrachunkowego do dnia, na jaki sporządzane jest zestawienie oraz bilans zamknięcia na ostatni dzień okresu sprawozdawczego,
• program powinien dawać możliwość sporządzania wydruków papierowych lub eksportowania danych do formatów elektronicznych (np. PDF, Excel itp.; co prawda wymóg ten dotyczy konkretnie zasobów informacyjnych zorganizowanych w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, a nie ksiąg rachunkowych, jednak rozwój teleinformatyzacji wymusza obecnie posiadanie takich możliwości niezależnie od braku przepisu),
• zarówno księga prowadzona w programie komputerowym, jak i każdy sporządzony z niej wydruk, musi zawierać:
  • nazwę jednostki,
  • nazwę księgi,
  • nazwę programu używanego do prowadzenia księgowości,
  • oznaczenie roku obrotowego,
  • oznaczenie okresu sprawozdawczego,
  • datę sporządzenia wydruku/zestawienia,
  • numerację stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej,
  • podsumowania wartości na każdej poszczególnej stronie danego zestawienia,
• każdy zapis księgowy powinien zawierać:
  • numer pozycji w dzienniku,
  • numer kolejny w księdze,
  • dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu,
  • numer dokumentu źródłowego,
  • datę transakcji, datę dokumentu oraz datę zaksięgowania dowodu.

Polscy programiści, notabene doceniani na całym świecie, świetnie radzą sobie tymi technicznymi zagadnieniami. Dlaczego więc stanowi to taki problem w zagranicznych systemach finansowo-księgowych, skoro połową sukcesu są właśnie kwestie techniczne?

Księgi rachunkowe w praktyce – dla księgowego

Osoby prowadzące księgi rachunkowe (zarówno te, które tylko wprowadzają dane, jak i te, które są za te dane odpowiedzialne), powinny pamiętać o innych technicznych zasadach, również zdefiniowanych przez UoR, np.:

1. prowadzenie ksiąg w języku polskim i w walucie polskiej. Jak już wspomniał Radosław Osmólski, prowadzenie ksiąg w języku polskim odnosi się do wprowadzonej zawartości, a nie do interfejsu programu księgowego, choć należy pamiętać, że wprowadzoną zawartością jest też np. stosowany przez jednostkę plan kont,
2. bieżące aktualizowanie przyjętej polityki rachunkowości, czyli dokumentacji opisującej przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości,
3. wprowadzanie zapisów w porządku chronologicznym,
4. wprowadzanie zapisów zgodnie z zasadą dwustronnego zapisu.

Najczęstszymi przeszkodami w spełnieniu warunków, jakie narzuca UoR, z jakimi możemy się spotkać w przypadku prowadzenia ksiąg poza granicami Polski są: nieznajomość języka polskiego przez księgowych (co skutkuje prowadzeniem ksiąg w innym języku), brak unikalnego numeru operacji księgowych, pozwalającego na wyodrębnienie z księgi całości zapisu księgowego (czyli pełnego księgowania dokumentu), ewidencja prowadzona tylko na kontach syntetycznych (księgi pomocnicze zawierające analitykę prowadzone poza programem księgowym), niespójność ksiąg pomocniczych z księgą główną, a także prowadzenie ksiąg niezgodnie z przyjętą polityką rachunkowości.

Księgi rachunkowe w praktyce – dla zarządzających

Wszystkie niedociągnięcia w realizowaniu zaleceń UoR mogą spowodować, że podczas kontroli podatkowej kierownikowi jednostki może być zarzucone prowadzenie ksiąg rachunkowych w sposób niezgodny z przepisami ustawy, co skutkować może karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do 2 lat, albo obu tym karom łącznie (art. 77 ust. 1 UoR). Kary takie grożą również za nieprowadzenie ksiąg rachunkowych w ogóle.

Prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami UoR polega na ich prowadzeniu rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 UoR). Rzetelnie – oznacza, że zapisy ksiąg muszą odzwierciedlać stan rzeczywisty. Bezbłędnie – księgi zawierać muszą kompletne i poprawnie zakwalifikowane do księgowania w danym okresie dowody księgowe, muszą zapewniać ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Sprawdzalnie – księgi muszą umożliwiać stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, sald oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych (w szczególności m. in. identyfikacji dowodów księgowych, chronologii zapisu, klasyfikacji dowodów księgowych czy też możliwość uzyskiwania informacji z programu księgowego). Bieżąco – księgi muszą umożliwiać sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań (finansowych i innych, w tym deklaracji podatkowych).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych zarówno w Polsce, jak i za granicą, nie musi wiązać się ze stresem wynikającym z odpowiedzialności za niedopełnienie warunków narzucanych przez UoR. W Polsce rzadko można spotkać programy księgowe (polskich producentów lub celowane na polski rynek) niedostosowane do wymogów ustawowych w choćby podstawowym zakresie, najczęściej więc problem pojawia się w przypadku prowadzenia ksiąg w zagranicznych systemach, w szczególności podczas prowadzenia ksiąg za granicą. Polscy kierownicy jednostek zwykle rozumieją powagę sytuacji i starają się wpłynąć na to, jakie oprogramowanie będzie używane do prowadzenia ksiąg za granicą, jeżeli prowadzone są one dla grupy przedsiębiorstw, a w przypadku braku takiego wpływu nierzadko sięgają po shadow accounting. Jednak w przypadku zarządzania jednostkami przez obcokrajowców nie jest to takie oczywiste, a często wręcz bagatelizowane. Osoby te powinny jednak pamiętać, że zarówno nieznajomość polskich przepisów, jak i fakt prowadzenia ksiąg za granicą, nie zwalnia z odpowiedzialności karnej za nieprzestrzeganie przepisów ustawy.

Rok 2018 jest przełomowy dla polskich przedsiębiorstw w zakresie elektronicznej sprawozdawczości. Wszyscy podatnicy VAT zostali już objęci obowiązkiem składania JPK_VAT, wkrótce dojdą do tego kolejne obowiązkowe JPK i elektroniczne sprawozdania finansowe. Czy wdrożenie niezbędnych zmian w systemach finansowo-księgowych, umożliwiających wywiązywanie się z obowiązków, będzie wiązało się z traumą zarządzających, czy może z uśmiechem tryumfu na myśl o teleinformatycznym postępie widocznym w polskim prawie? Myślę, że w wielu przypadkach będzie to zależało od tego, czy mamy dobry kontakt (zarówno techniczny, jak i społeczny) z naszym programistą. Czego sobie i Państwu serdecznie życzę.