Jak przygotować księgi do badania sprawozdania finansowego?

Czas czytania: 3 minuty.

Justyna SZCZYGIELSKA
Independent Accountant w RSM Poland

Koniec roku nadchodzi wielkimi krokami – co, dla większości podmiotów gospodarczych, równoznaczne jest z koniecznością zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz przygotowaniem sprawozdania finansowego. Niestety, w tym roku może to wiązać się z pewnymi nieprzyjemnościami – wiele jednostek, ze względu na przekroczenie określonych limitów, zostanie obciążonych dodatkowymi obowiązkami, które wynikają z konieczności zbadania ich sprawozdania przez biegłego rewidenta.

Kiedy firma musi skorzystać z usług biegłego rewidenta?

Sprawozdanie finansowe za rok 2022 będzie podlegało badaniu przez biegłego rewidenta (a tym samym będzie wymagało od podmiotów większego zaangażowania), jeżeli w poprzedzającym roku obrotowym (tj. 2021) firma spełniła co najmniej dwa poniższe warunki:

• średnioroczne zatrudnienie w firmie (w przeliczeniu na pełne etaty) wyniosło co najmniej 50 osób;
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego przedsiębiorstwa wyniosła co najmniej 2 500 000 euro (równowartość w walucie polskiej: 11 498 500 zł);
• przychody netto za rok obrotowy (uzyskane ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych przeprowadzanych przez podmiot) wyniosły co najmniej 5 000 000 euro (równowartość w walucie polskiej: 22 997 000 zł).

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, biegły rewident bada sprawozdanie w celu wyrażenia pisemnej opinii (w formie sprawozdania z badania). Określa w niej, czy sprawozdanie finansowe badanej jednostki jest zgodne z zasadami rachunkowości oraz czy rzetelnie i jasno przedstawia ono sytuację majątkową i finansową badanego podmiotu.

Jak księgowi powinni się przygotować na badanie sprawozdania?

Aby przygotować księgi rachunkowe do badania przez biegłego rewidenta, jednostka w pierwszej kolejności powinna określić swoją zdolność do kontynuowania działalności w dającej się przewidzieć przyszłości. Księgowy lub księgowa musi zrobić to nie rzadziej niż raz w roku – przynajmniej na koniec roku obrotowego. W przypadku, gdy dalsze funkcjonowanie podmiotu jest niepewne lub wątpliwe, to w niektórych przypadkach przepisy prawa zobowiązują taki podmiot do powzięcia pewnych konkretnych, związanych z trudną sytuacją, kroków.

Najbezpieczniej będzie, jeśli rozpoczniemy przygotowywanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia roku obrotowego (oraz ich badania) już w czwartym kwartale badanego roku. Pomaga to uniknąć spiętrzenia się prac na ostatni dzień roku obrotowego. Jeśli zrobimy to z odpowiednim wyprzedzeniem, będziemy mogli dokonać zawczasu np. części prac inwentaryzacyjnych. To z kolei pozwoli nam dostosować stan w księgach do stanu rzeczywistego. Przeprowadzając wcześniejszy przegląd ksiąg i zapisów na kontach będziemy mogli w dodatku uzgodnić, wychwycić i skorygować ewentualne pomyłki.

Inwentaryzacji najczęściej podlegają: aktywa pieniężne, papiery wartościowe, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, zapasy towarów, materiałów, nieruchomości, należności i zobowiązania.

Kiedy uzgadniamy księgi rachunkowe ze stanem faktycznym, to jako księgowi, tworzymy podwaliny pod oszacowanie ewentualnych odpisów aktualizujących i rezerw. W przypadku rzadko użytkowanych środków trwałych, należności uznanych za wątpliwe do odzyskania lub niesprzedanych zapasów, na które nie ma kupca i które od dawna zalegają w magazynie, warto zastanowić się nad dokonaniem odpisów aktualizujących.  A na znane jednostce ryzyko (takie, jak grożące jej straty lub negatywne skutki innych zdarzeń) utworzyć od razu rezerwy. Najpowszechniej występujące rezerwy podmiotów tworzone są przede wszystkim na koszty, świadczenia pracownicze (odprawy emerytalne, premie, niewykorzystane urlopy) oraz sprawy sądowe.

Przystępując do sporządzania sprawozdania finansowego do badania nie zapominajmy również o pewnej niezwykle ważnej sprawie – ustaleniu aktywów i/lub rezerw z tytułu podatku odroczonego oraz zaksięgowaniu wyceny bilansowej, sporządzonej według kursu NBP na ostatni roboczy dzień roku obrotowego. Działanie to jest niezbędne w przypadku, gdy podmiot dokonywał transakcji w walutach obcych.

Podatek odroczony w sprawozdaniu finansowym

Nie wszystkie podmioty podlegające badaniu są zobligowane do ustalenia aktywów i/lub rezerw z tytułu podatku odroczonego. Firma podlega temu obowiązkowi, jeśli za poprzedni rok obrotowy przekroczyła co najmniej dwie z następujących wielkości:

• średnioroczne zatrudnienie – w przeliczeniu na pełne etaty wynoszące co najmniej 50 osób;
• suma aktywów bilansu – na koniec roku obrotowego wynosząca co najmniej 25 500 000 zł;
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów – wynoszące co najmniej 51 000 000 zł.

Dobra księgowa jest gotowa na wszystko

Przeprowadzenie inwentaryzacji, uporządkowanie i dostosowanie ksiąg do stanu faktycznego, zaksięgowanie wszystkich kosztów i przychodów dotyczących badanego roku w księgach tego roku, dokonanie ewentualnych odpisów aktualizacyjnych, utworzenie rezerw i biernych rozliczeń międzyokresowych, wreszcie też zaksięgowanie wyceny bilansowej – to wszystko jest dla księgowego podstawą do przygotowania pełnego sprawozdania finansowego podlegającego badaniu przez biegłego rewidenta.

Odpowiednio przygotowane i kompleksowe sprawozdanie finansowe, które podlegać będzie badaniu przez biegłego rewidenta, powinno obejmować następujące elementy:

• bilans;
• rachunek zysków i strat;
• rachunek przepływów pieniężnych;
• zestawienie zmian w kapitale własnym;
• sprawozdanie z działalności.

Zamknięcie roku obrotowego zawsze oznacza nawał pracy, stresu i wiecznego braku czasu. Niemniej, zamknięcie kolejnego roku to również sukces – wiemy wszak, że przebrnęliśmy przez wyjątkowo trudny okres i jesteśmy bogatsi o kolejne nowe doświadczenia mijającego okresu. Skoro udało się tym razem, to uda się i za rok – a w razie, gdyby potrzebna była pomoc, zawsze możemy zwrócić się do biura rachunkowego – takiego, jak RSM Poland.