Spółka z o.o. czy oddział? Przedsiębiorcy dylematy z formą prawną

Wybór formy prowadzenia działalności jest niezwykle istotny dla każdego przedsiębiorcy. Zanim zatem podejmiemy tę decyzję, warto zapoznać się ze wszystkimi konsekwencjami jakie ze sobą niesie. Jeśli jesteśmy polskim przedsiębiorcą, kwestia – przynajmniej w teorii – wydaje się prosta: Internet (wpisów mnóstwo, tylko którym z nich dać wiarę?), znajomi z ich doświadczeniami, wreszcie telefon do urzędu w celu rozpoznania tematu zakładania firmy od strony praktycznej (jakie formularze złożyć, gdzie i ile zapłacić?).

Co jeśli jednak przedsiębiorca nie mówi po polsku, nie może się poradzić polskich znajomych, a nawet jeśli uda mu się znaleźć telefon do urzędu – chociażby mając świetny angielski –  usłyszy co najwyżej szmer zakłopotania i trzask odkładanej słuchawki? Jednym słowem: co jeśli zagraniczny przedsiębiorca chce podjąć działalność gospodarczą w Polsce? Jaki wybór przewiduje dla niego polski ustawodawca?

Swoboda działalności czyli prawo wyboru

Zastrzegając, że form prowadzenia działalności w Polsce przez zagranicznego przedsiębiorcę jest kilka (począwszy od jednoosobowej działalności gospodarczej, poprzez spółki osobowe i kapitałowe, na oddziałach i przedstawicielstwach kończąc), w tym miejscu chciałbym omówić dwie najbardziej powszechne z nich: tj. założenie sp. z o.o. i otworzenie oddziału przedsiębiorcy zagranicznego.

Jakie są podstawowe różnice pomiędzy nimi? Przede wszystkim oddział, w przeciwieństwie do spółki z o.o., nie posiada osobowości prawnej. Oznacza to, że każde zobowiązanie zaciągnięte przez oddział, jest w istocie zobowiązaniem centrali. Nawet jeśli z formalnego punktu widzenia, np. jako strona umowy występuje oddział ze swoimi nr. KRS, NIP i REGON, faktyczną stroną umowy jest centrala. Nierzadko kontrahenci czy nawet niektóre urzędy traktują oddział jako odrębny podmiot gospodarczy, utożsamiając wpis w KRS z pełną odrębnością – również prawną – jednostki. Nic bardziej mylnego: oddział to nic innego jak odnoga centrali.

Różnice między sp. z o.o. a oddziałem występują również na poziomie rozliczeń. Każda wpłata dokonana przez wspólnika sp. z o.o. musi być w jakiś sposób sformalizowana (pożyczka, dopłata do kapitału lub jego podwyższenie), podczas gdy przepływy środków pomiędzy centralą a oddziałem nie podlegają tego typu ograniczeniom. Powoduje to jednak, że śledzenie rozliczeń centrala – oddział wymaga świetnego skoordynowania prac księgowości centrali z księgowością oddziału. Moja koleżanka, Agnieszka Tokarska, która w RSM Poland zajmuje się obsługą księgową oddziałów włoskich przedsiębiorstw twierdzi, że bez systematycznych i dokładnych informacji z włoskiej centrali, niezwykle trudno jest chociażby ustalić saldo z polskim kontrahentem oddziału, w przypadku gdy zapłata za zobowiązanie oddziału następuje właśnie z centrali.

Podejmując decyzję o założeniu firmy i wybierając formę prowadzenia działalności warto również zwrócić uwagę na istotną różnicę w strukturze reprezentacji spółki z o.o. i oddziału. W przypadku sp. z o.o. nie podlega dyskusji, że organem reprezentacji jest zarząd. Dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego ustawodawca przewiduje – oprócz członków zarządu centrali, których dane podlegają ujawnieniu w KRS – osobę reprezentującą przedsiębiorcę zagranicznego w oddziale. Zakres uprawnień owego reprezentanta – tutaj wątpliwości mają nawet prawnicy – nie jest jednoznacznie zdefiniowany ustawą. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest to, że osoba reprezentująca przedsiębiorcę zagranicznego w oddziale musi posiadać adres w Polsce, który podlega ujawnieniu w KRS. W przypadku sp. z o.o. nawet jeśli cały zarząd zamieszkuje za granicą, nie stanowi to żadnej formalnej przeszkody dla otrzymania wpisu w polskim rejestrze.

Ignorantia iuris nocet

Zagraniczne przedsiębiorstwa często decyzję o otworzeniu w danym kraju oddziału, a nie spółki, motywują polityką centrali, która przewiduje tę samą formę prowadzenia działalności niezależnie od kraju. Jeden z naszych włoskich klientów, uzasadniając decyzję o utworzeniu oddziału a nie spółki w Polsce, stwierdził, że co do zasady likwidacja oddziału jest prostsza aniżeli spółki z o.o., nie wiedząc, że w istocie przy likwidacji obu znajdują zastosowanie te same przepisy... Ten luźny przykład udowadnia, że podjęcie a priori decyzji o formie prowadzenia działalności w danym kraju, bez znajomości odpowiednich przepisów, a przede wszystkim bez analizy konsekwencji prawnych i podatkowych, nie zawsze musi prowadzić do najlepszego wyboru.