Ustawa o sygnalistach okiem eksperta: odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Osoby pracujące w firmie (podmiocie prawnym) zazwyczaj jako pierwsze dowiadują się o zagrożeniach lub działaniach szkodliwych dla interesu publicznego. Niejednokrotnie, z obawy przed brakiem należytej ochrony, rezygnują jednak z ujawnienia nieprawidłowości, co prowadzi wyłącznie do eskalacji problemów. 

Prawidłowo wdrożona i zapewniająca pracownikom bezpieczeństwo procedura zgłoszeń wewnętrznych może zachęcić personel do sygnalizowania nieprawidłowości szybciej, co przyczyni się do ogólnego dobrostanu firmy i zmniejszenia kosztów zarządzania sytuacjami kryzysowymi. Dzięki implementacji właściwego narzędzia wewnątrz firmy pracownicy będą mniej skorzy do sygnalizowania problemu „na zewnątrz”, co pozwoli uniknąć strat wizerunkowych. Dobrze przygotowana procedura zgłoszeń wewnętrznych to korzyść tak dla pracodawcy, jak i pracownika.

Tak. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy (jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób), niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Nie. Przyjmowanie zgłoszeń z zakresu prawa pracy jest fakultatywne. Decyzja o wprowadzeniu takiej możliwości pozostawiona jest firmie (podmiotowi prawnemu).

Tego rodzaju naruszenia pracownicy mogą bowiem zgłaszać do odpowiednich instytucji (np. Państwowej Inspekcji Pracy), albo za pomocą kanału przewidzianego w procedurze antymobbingowej (jeśli taki w firmie funkcjonuje). 

Nie. Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie zobowiązują firmy (podmiotu prawnego) do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń anonimowych.

Co jednak istotne, w procedurze zgłoszeń wewnętrznych, firma (podmiot prawny) musi wskazać tryb jej postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, tj. podać informację, że nie będą one rozpatrywane, albo będą rozpatrywane w całości lub tylko w części (np. wyłącznie w zakresie zgłoszeń dotyczących korupcji). 

Tak. Sygnalistą może być również osoba, która zakończyła pracę w firmie (podmiocie prawnym). Zgłoszenie może dotyczyć nieprawidłowości zaistniałych tak w trakcie, jak i po ustaniu zatrudnienia.

Nie. Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie wymagają, aby przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych zostało powierzone podmiotowi zewnętrznemu. Wystarczające jest powierzenie tej funkcji wyznaczonej osobie lub komórce wewnątrz firmy (podmiotu prawnego).

Nie, sygnalista nie ma takiego obowiązku – ma wolność decyzyjną w zakresie sposobu dokonania zgłoszenia.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów dopuszczają możliwość wprowadzenia przez firmę (podmiot prawny) w procedurze zgłoszeń wewnętrznych systemu zachęt do korzystania z tej procedury – w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić wewnętrznie, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

System zachęt może mieć formę majątkową (np. nagroda, premia) lub niemajątkową (np. podziękowanie, dodatkowy dzień wolny, możliwość skorzystania z poufnej porady prawnej lub ze wsparcia psychologicznego). 

Nie. Posiadanie przez sygnalistę dowodów nie jest warunkiem zgłoszenia naruszenia prawa. Zgłoszenie powinno być jednak dokonane w dobrej wierze i na podstawie wiarygodnych informacji.

Po otrzymaniu zgłoszenia o naruszeniu prawa, firma (podmiot prawny) musi: 

1. zarejestrować zgłoszenie, 
2. potwierdzić sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, 
3. wstępnie zweryfikować zgłoszone nieprawidłowości, 
4. przeprowadzić postępowanie wyjaśniające (jeżeli zgłoszenie jest uzasadnione), 
5. przekazać sygnaliście informację zwrotną na temat zgłoszenia. 

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie przewidują formy, w jakiej firma (podmiot prawny) ma prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych. Dopuszczalna jest zatem zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna. 

Nie. Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów nie zezwalają na delegowanie tego obowiązku na podmiot spoza firmy (podmiotu prawnego).

Podmioty należące do grupy kapitałowej w rozumieniu art. 4 pkt 14 ustawy z 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz.U. z 2024 r. poz. 594) mogą opracować wspólny dokument procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Co jednak istotne, nie mogą one wspólnie rozpoznawać przyjętych zgłoszeń naruszeń prawa. Każda ze spółek musi prowadzić takie postępowanie we własnym zakresie. 

Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.