Jak weryfikować kontrahenta, aby nie zostać wplątanym w oszustwo podatkowe (część 4)

Przemysław POWIERZA
Tax Partner w RSM Poland

W poprzednich częściach cyklu omówiliśmy przesłanki oceny dochowania należytej staranności w przypadku rozpoczęcia współpracy z kontrahentem. Kolejnym zagadnieniem są kryteria analizy dochowania przez podatnika należytej staranności w przypadku kontynuacji współpracy z dotychczasowym dostawcą towarów.

Przypomnijmy, że poprzez rozpoczęcie współpracy z kontrahentem należy rozumieć nie tylko przypadki zawarcia transakcji handlowych z nowym podmiotem, ale także sytuacje, w których z dotychczasowym dostawcą realizowana jest transakcja innego niż dotąd rodzaju – towar spoza branży lub typowy dla innego profilu działalności. Co należy zatem rozumieć pod pojęciem kontynuacji współpracy z kontrahentem? Jest to realizowanie powtarzalnych transakcji nabywania towarów, które są typowe dla branży lub profilu działalności naszego dostawcy. Nie pojawia się więc żadna nowa sytuacja – i chociażby z tego względu jest to bardzo trudny element każdej procedury zabezpieczającej. Muszą Państwo wyłapać słabe sygnały ostrzegawcze, nie psując sobie relacji biznesowych z dotychczasowymi kontrahentami. Trudno przecież zadać po latach pytanie w stylu: „Słuchaj, a czy Ty aby na pewno jesteś uczciwym przedsiębiorcą?”

Ministerstwo Finansów wskazało, iż ocena wiarygodności przy współpracy z kontrahentem powinna być  dostosowana do już istniejącej relacji gospodarczej na linii podatnik – dostawca. Wskazano, iż kryteria formalne oraz transakcyjne dla stałych kontrahentów określone w Metodyce mogą być stosowane, jeżeli wykazane zostanie, że w dotychczasowych transakcjach z dostawcą nie występowały okoliczności naruszenia kryteriów formalnych i transakcyjnych adresowanych do nowych dostawców, o których pisaliśmy w poprzednich wpisach (dostępnych tutaj: część 1, część 2, część 3). Oznacza to, że jeżeli przy rozpoczęciu współpracy z dostawcą nie zweryfikowali go Państwo zgodnie z kryteriami zaproponowanymi przez MF, to mimo wszystko powinni Państwo to zrobić na etapie kontynuacji współpracy, aby byli Państwo w stanie wykazać, iż w dotychczasowych transakcjach żadne naruszenia kwestii formalnych i transakcyjnych nie wystąpiły.  

Weryfikacja dotychczasowych dostawców

Rodzaj kryteriów przewidzianych w Metodyce w zakresie kontroli współpracy ze stałymi kontrahentami nie różni się prawie w ogóle od sposobu badania nowych dostawców. Mamy tutaj znowu podział na kryteria formalne i transakcyjne. Jednak wykazanie przez podatnika, iż dochował on należytej staranności nie polega jedynie na udokumentowaniu, że dostawcy towarów zostali raz zweryfikowani zgodnie z Metodyką. Podatnik powinien dodatkowo monitorować kontrahentów oraz przebieg współpracy z nimi pod kątem wystąpienia okoliczności, które mogą rodzić ryzyko wplątania w oszustwo podatkowe. Na co zwracać uwagę przy kontroli naszych dostawców? Jak często to robić? O tym poniżej.

Kryteria formalne

Fundamentalną kwestią przy tzw. formalnej weryfikacji kontrahenta jest jej regularność. Jakie kroki powinien więc podjąć podatnik kontynuujący współpracę z danym kontrahentem? Należy weryfikować w sposób regularny:

1. czy kontrahent jest nadal zarejestrowany jako podatnik VAT czynny – sprawdzić status kontrahenta na Portalu Podatkowym;
2. czy kontrahent nie został wpisany do prowadzonego przez Szefa KAS wykazu podatników wykreślonych z VAT, chyba, że rejestracja kontrahenta została przywrócona w późniejszym okresie;
3. czy kontrahent nie utracił wymaganych koncesji i zezwoleń;
4. czy osoby zwierające umowę/dokonujące transakcji posiadają aktualne umocowania do działania w imieniu kontrahenta.

Podstawowe pytanie brzmi: regularnie, czyli jak często? Tego niestety Ministerstwo Finansów nie zdefiniowało. Skoro wskazano, iż ocena wiarygodności przy współpracy z kontrahentem powinna być dostosowana do już istniejącej relacji gospodarczej, to w takim wypadku podatnik sam powinien zdefiniować, jak często kryteria formalne w stosunku do stałych dostawców powinny być badane. Należy przy tym wziąć pod uwagę rodzaj prowadzonej przez niego działalności oraz branżę, w której działa, ilość krajowych dostawców towarów, czy też wielkość obrotów z kontrahentem. Inaczej przecież będzie wyglądać regularność weryfikacji stałych, kluczowych dostawców, a inaczej kontrahentów, u których epizodycznie dokonujemy drobnych zakupów. Powinniśmy też przy tym uwzględnić nasze zaplecze administracyjno-organizacyjne. Żaden przedsiębiorca nie jest w stanie 24h na dobę sprawdzać, czy aby przypadkiem jego kontrahent nie utracił wyżej wymienionych atrybutów. Z kolei badanie, czy dostawca ciągle posiada ważne koncesje i zezwolenia oraz czy osoba, z którą ustalamy warunki transakcji jest nadal umocowana przez kontrahenta, wymaga od nas informacji przekazanych bezpośrednio od dostawcy, co także może okazać się uciążliwe. Na podstawie analizy tych wszystkich okoliczności, podatnik powinien określić, z jaką regularnością będzie on badać spełnienie kryteriów formalnych. Koniecznie należy pamiętać o udokumentowaniu przeprowadzonej weryfikacji dostawców, aby w razie kontroli byli Państwo w stanie wykazać, że regularnie była ona u Państwa prowadzona.      

Kryteria transakcyjne

Najważniejszym czynnikiem przy ocenie wiarygodności kontrahenta jest wystąpienie zmiany – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotychczasowych zasad współpracy. W takiej sytuacji zamiary kontrahenta odgrywają kluczową rolę. Pozostałymi okolicznościami, które wskazują na możliwość braku dochowania należytej staranności, będą:

• zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego;
• dokonanie płatności gotówką lub skorzystanie z obniżenia ceny w przypadku płatności gotówką, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł;
• zapłata za towar na dwa odrębne rachunki bankowe (nie dotyczy mechanizmu podzielonej płatności), rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny;
• nabycie towarów po cenie znacznie odbiegającej od rynkowej – bez ekonomicznego uzasadnienia;
• nabycie towarów, które należały do innej branży niż ta, w której działa kontrahent i których dotychczas podatnik od niego nie nabywał – bez ekonomicznego uzasadnienia;
• termin płatności krótszy niż standardowy termin płatności oferowany przez innych dostawców z danej branży – bez ekonomicznego uzasadnienia;
• warunki transakcji nie gwarantują bezpieczeństwa obrotu – według standardów obowiązujących w danej branży;
• dostawa towarów niezgodnych z wymogami jakościowym;
• nieudokumentowanie transakcji umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków;
• w dotychczasowych transakcjach kontrahent bez uzasadnienia zmienił sposób transportu towaru (np. towar miał być dostarczony z Polski, a jest przewożony z terytorium innego państwa).

Podsumowując, najważniejsze czynniki ryzyka związane z monitoringiem współpracy z kontrahentem, które mogą zaciekawić KAS, to brak regularnej weryfikacji kryteriów formalnych przez podatnika oraz zmiana – bez ekonomicznego uzasadnienia – dotychczasowych zasad współpracy między podatnikiem a jego kontrahentem. Wszystkie wyżej wymienione przesłanki (z wyjątkiem ostatniej), jakimi będą kierować się urzędnicy KAS przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatnika, zostały szczegółowo omówione w poprzednich częściach tego cyklu, zainteresowanych zapraszamy do głębszej lektury i do kontaktu z naszymi doradcami.

Czy można się dodatkowo zabezpieczyć przed sankcjami organu podatkowego? Co wspólnego z należytą starannością ma mechanizm podzielonej płatności (tzw. split payment)? O tym opowiem w moim kolejnym wpisie.