Czym jest procedura MDR i kogo dotyczy obowiązek jej posiadania?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kiedy podmiot ma obowiązek wdrożenia procedury MDR?
• Jakie elementy powinna zawierać wewnętrzna procedura MDR?
• Jakie sankcje przewidują polskie przepisy w przypadku niedopełnienia obowiązku posiadania procedury MDR?

Co to jest procedura MDR?

Procedura MDR to wewnętrzna procedura przeciwdziałająca niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych.

Jak wskazało Ministerstwo Finansów w objaśnieniach dotyczących MDR, celem wprowadzenia w Polsce przepisów narzucających na podmioty obowiązek wdrożenia procedury MDR było:

• stworzenie odpowiedniego narzędzia, które pozwoli na prawidłowe i terminowe wykonanie obowiązków informacyjnych spoczywających na promotorach,
• ułatwienie podmiotom procesu określania zakresu odpowiedzialności poszczególnych osób zaangażowanych w wykonywanie czynności niezbędnych do wywiązania się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych (takich jak realizacja obowiązku raportowania czy zgłoszenie schematu do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej),
• wskazanie prawidłowego sposobu wykonywania przez promotora obowiązków informacyjnych względem korzystającego.

Kto ma obowiązek posiadania procedury MDR?

Do wdrożenia wewnętrznej procedury MDR zobowiązane są osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej: 

• będące promotorami, zatrudniające promotorów lub faktycznie wypłacające promotorom wynagrodzenie, 
• których przychody lub koszty (w rozumieniu przepisów o rachunkowości, ustalone na podstawie prowadzonych ksiąg rachunkowych) przekroczyły w roku poprzedzającym rok obrotowy równowartość 8 000 000 zł.

Należy pamiętać, że promotorem nie zawsze jest podmiot profesjonalny, zajmujący się doradztwem podatkowym lub prawnym, lecz także np. spółka udzielająca porad innym spółkom z grupy lub podejmująca decyzje dotyczące innych podmiotów w grupie. W konsekwencji podmiotami, które powinny wdrożyć procedurę MDR, są często m.in. spółki holdingowe czy spółki zarządzające grupą kapitałową. 

Ponadto, procedurę MDR warto wdrożyć nawet w przypadku niespełnienia obowiązku jej posiadania – dlatego, że jest po prostu niezwykle pomocna i przydatna podczas uporządkowywania sposobu postępowania w zakresie MDR. 

Jakie są obowiązkowe elementy wewnętrznej procedury MDR?

Procedura MDR musi w szczególności określać: 

• czynności lub działania podejmowane w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych,
• środki stosowane w celu właściwego wypełnienia obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych,
• zasady przechowywania dokumentów oraz informacji,
• zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Szefowi KAS informacji o schematach podatkowych;
• zasady upowszechniania wśród pracowników wiedzy z zakresu przepisów MDR;
• zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów dotyczących MDR;
• zasady przeprowadzania kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów MDR oraz zasad postępowania określonych w wewnętrznej procedurze.

Należy pamiętać, że powyższe elementy procedury MDR powinny zostać określone z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru działalności prowadzonej przez danego podatnika.

Jakie kary i sankcje grożą za nieposiadanie procedury MDR?

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, podmioty, które pomimo posiadania takiego obowiązku, nie wdrożyły procedury MDR, podlegają karze pieniężnej. Karę pieniężną nakłada w drodze decyzji Szef KAS – w wysokości nie większej niż 2 000 000 zł.

Co ważne, w sytuacji, gdy podmiot nie wdrożył procedury pomimo takiego obowiązku i prawomocnym wyrokiem sądu stwierdzone zostanie ponadto popełnienie czynu wymienionego w art. 80f ustawy Kodeks karny skarbowy (odpowiedzialność osób fizycznych związana z naruszeniem obowiązków związanych z przekazywaniem informacji dotyczących schematów podatkowych) przez promotora będącego osobą fizyczną zatrudnioną lub faktycznie otrzymującą wynagrodzenie od tego podmiotu, to na podmiot ten może zostać nałożona kara pieniężna w wysokości nie większej niż 10 000 000 zł.

Zmiany w zakresie raportowania schematów podatkowych wchodzące w życie 1 lipca 2024 r. 

W wyniku implementacji dyrektywy Rady (UE) 2021/514 z 22 marca 2021 r., zmieniającej dyrektywę 2011/16/UE w sprawie współpracy administracyjnej w dziedzinie opodatkowania (DAC7), której celem jest udoskonalenie i rozszerzenie obowiązujących przepisów dotyczących zakresu wymiany informacji i współpracy administracyjnej w sprawach podatkowych, doszło do zmian w przepisach Ordynacji podatkowej dotyczących MDR. 

Ustawa implementująca dyrektywę DAC7 wprowadza w zakresie schematów podatkowych: 

• definicję „osoby kontrolującej” (art. 86a §1 pkt 6a Ordynacji podatkowej), przez którą rozumie się beneficjenta rzeczywistego, w świetle art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
• obowiązek informowania na piśmie osób fizycznych nałożony na promotora i wspomagającego w zakresie przekazywania informacji, które tych osób fizycznych dotyczą o gromadzeniu, przetwarzaniu i przekazywaniu informacji, a także obowiązek informowania o naruszeniu ochrony danych osobowych jeżeli informacje te mogą skutkować wysokim ryzykiem naruszenia praw lub wolności tych osób (art. 86da §1-2 Ordynacji podatkowej).

Warto zwrócić uwagę na to, że nowy obowiązek informacyjny wobec osób fizycznych może wiązać się z koniecznością aktualizacji obowiązujących w przedsiębiorstwie wewnętrznych procedur MDR, których celem jest przeciwdziałanie niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych. 

Audyt procedury MDR

Przepisy Ordynacji podatkowej, które dotyczą procedury MDR, zawierają katalog zagadnień, które procedura ta musi regulować. Wśród nich są zasady kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów MDR oraz zasad postępowania określonych w wewnętrznej procedurze. 

Oznacza to, że przepisy nakładają na podmioty, które implementowały procedurę MDR w swojej organizacji, obowiązek weryfikacji tego, czy postanowienia wprowadzonej procedury są respektowane.  

Jeśli w Państwa organizacji wdrożona została procedura MDR, to przypominamy o konieczności dokonania kontroli wewnętrznej lub przeprowadzenia audytu procedury, wykonanej zgodnie z zasadami wskazanymi w procedurze MDR i pozwalającej na zweryfikowanie skuteczności wdrożenia oraz stosowania wewnętrznej procedury MDR.

Jeśli w związku ze zmianą przepisów od 1 lipca 2024 r. potrzebują Państwo wsparcia w procesie aktualizacji procedury MDR lub szukają doradców, którzy mogą przeprowadzić kompleksowy audyt implementowanej przez Państwa procedury MDR, to zachęcamy do kontaktu z naszymi doświadczonymi ekspertami w zakresie MDR.