Oddział i przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce – (atrakcyjne) alternatywy dla założenia spółki?

Obserwujemy, że zdecydowana większość spółek zagranicznych, które decydują się wejść na rynek Polski, wybiera utworzenie w tym celu nowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Właściwie to nic dziwnego. Nie zawsze jednak założenie spółki córki w Polsce (i jej późniejsze utrzymywanie) będzie celowe. Na przykład wtedy, gdy spółka zagraniczna miałaby do zrealizowania w Polsce tymczasowy projekt lub chciałaby wyłącznie podkreślić swoją obecność na polskim rynku, przedsiębiorca zagraniczny może rozważyć alternatywy dla utworzenia spółki w Polsce – otwarcie w Polsce oddziału lub przedstawicielstwa swojej zagranicznej spółki.

Oddział spółki zagranicznej w Polsce – prowadzenie działalności gospodarczej w uproszczonej formie

Oddział w Polsce mogą utworzyć zarówno spółki posiadające siedzibę na terytorium Unii Europejskiej – bez ograniczeń, jak i poza nią – lecz tylko wówczas, gdy kraj siedziby danej spółki umożliwia spółkom polskim tworzenie oddziałów na swoim terytorium na zasadzie wzajemności. Warto przy tym przypomnieć, że od 1 stycznia 2021 r. spółkami spoza Unii Europejskiej są również te posiadające siedzibę w Wielkiej Brytanii. Więcej na temat zmian dotyczących rozpoczęcia od 1 stycznia 2021 r. działalności gospodarczej w Polsce z udziałem spółek brytyjskich lub obywateli Wielkiej Brytanii pisaliśmy w poprzednim wpisie na naszym blogu. Oddział spółki zagranicznej można by właściwie nazwać jej „przedłużeniem” na terytorium Polski. Niewątpliwie najważniejszą cechą oddziału jest zaś to, że za jego pośrednictwem przedsiębiorca zagraniczny może prowadzić działalność gospodarczą na terytorium Polski – w granicach działalności prowadzonej przez spółkę zagraniczną. Innymi słowy, przedmiot działalności gospodarczej prowadzonej w Polsce w ramach oddziału nie może wykraczać poza przedmiot działalności gospodarczej prowadzonej przez spółkę tworząca oddział za granicą. Oddział przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym (tak samo, jak tworzone w Polsce spółki). Nie posiada jednak własnej podmiotowości prawnej (a zatem, w przeciwieństwie do tworzonej w Polsce spółki, nie jest odrębną osoba prawną), własnych organów, statutu czy kapitału zakładowego. Oddział występuje w obrocie pod oryginalną firmą spółki zagranicznej z przetłumaczoną na język polski formą prawną spółki zagranicznej oraz dopiskiem „oddział w Polsce”. W zakresie działalności prowadzonej w ramach oddziału, spółkę zagraniczną reprezentuje wyznaczony przez nią przedstawiciel – wybrana osoba fizyczna, zarówno mogąca być obywatelem polskim, jak i obcokrajowcem. Przedstawiciel, zwany w odnośnych przepisach „osobą upoważnioną w oddziale do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego”, stoi na czele oddziału w Polsce i jest ujawniany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Należy także wiedzieć, że oddział spółki zagranicznej (podobnie, jak zarejestrowane w Polsce spółki) jest zobowiązany do prowadzenia rachunkowości zgodnie z zasadami polskiej ustawy o rachunkowości, np. w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych czy sporządzania sprawozdań finansowych.

Przedstawicielstwo spółki zagranicznej w Polsce – wyłącznie w celu reklamy lub promocji

Odmiennie niż oddział spółki zagranicznej, przedstawicielstwo w Polsce może być wykorzystywane wyłącznie w celu reklamy i promocji tworzącego je przedsiębiorcy zagranicznego. Nie jest zatem możliwe prowadzenie działalności gospodarczej w ramach przedstawicielstwa. Przedstawicielstwo w Polsce mogą utworzyć zarówno spółki posiadające siedzibę na terytorium Unii Europejskiej, jak i poza nią – niezależnie od tego, czy kraj siedziby danej spółki umożliwia polskim spółkom tworzenie przedstawicielstw na zasadzie wzajemności. Jest to kolejna istotna różnica w stosunku do oddziału. Przedstawicielstwo podlega rejestracji w Rejestrze przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych prowadzonego przez Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii. Wpis w Rejestrze przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych dokonywany jest na okres 2 lat. Na wniosek przedsiębiorcy zagranicznego, złożony przed upływem terminu obowiązywania wpisu, wpis może być przedłużony na okres kolejnych 2 lat. Przedstawicielstwo, podobnie jak oddział, nie posiada własnej podmiotowości prawnej (a więc tak, jak oddział nie jest odrębną osobą prawną), własnych organów, statutu czy kapitału zakładowego. Przedstawicielstwo oznacza się oryginalną firmą spółki zagranicznej z dopiskiem „przedstawicielstwo w Polsce”. Podobnie, jak w przypadku oddziału, przedsiębiorca zagraniczny jest zobowiązany do ustanowienia przedstawiciela. Na przedstawiciela może być wybrana osoba fizyczna, zarówno obywatel polski, jak i obcokrajowiec. Przedstawiciel, zwany w odnośnych przepisach „osobą upoważnioną w przedstawicielstwie do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego”, stoi na czele przedstawicielstwa w Polsce i jest ujawniany w Rejestrze przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych. Podobnie jak dla oddziału, również dla przedstawicielstwa należy prowadzić rachunkowość zgodnie z zasadami polskiej ustawy o rachunkowości.

Czy warto brać pod uwagę otwarcie oddziału lub przedstawicielstwa w Polsce zamiast utworzenia spółki?

Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od potrzeb danego przedsiębiorcy zagranicznego. W szczególności charakteru działalności, którą zamierza rozpocząć w Polsce. Jeżeli celem obecności w Polsce ma być prowadzenie regularnej, długofalowej działalności na rynku polskim, najczęściej najwłaściwszym wyborem będzie utworzenie nowej spółki. Biorąc jednak pod uwagę stale rosnącą ilość obowiązków (oraz kosztów ich realizacji) związanych z założeniem i utrzymywaniem spółki w Polsce (jak chociażby obowiązków ujawniania beneficjentów rzeczywistych, uzyskiwania podpisów elektronicznych, prowadzenia rejestru akcjonariuszy w przypadku spółek akcyjnych, itp.), nie w każdym przypadku założenie spółki będzie rozwiązaniem optymalnym. Warto rozważyć wówczas utworzenie w Polsce oddziału lub przedstawicielstwa. Wprawdzie ich założenie i prowadzenie także wiążą się z określonymi formalnościami i kosztami, lecz są one mniejsze niż w przypadku założenia nowej spółki.

Podsumowanie

Założenie lub zakup przez przedsiębiorcę zagranicznego odrębnej spółki wciąż zdaje się być w większości przypadków najbardziej elastyczną formą rozpoczęcia działalności w Polsce. Nie należy jednak zapominać, iż wiąże się to z określonymi kosztami oraz obowiązkami. Warto zatem każdorazowo rozważyć, czy w danym przypadku rozwiązaniem bardziej adekwatnym nie byłoby utworzenie oddziału lub przedstawicielstwa, które pociąga za sobą mniejsze formalności i koszty. 

Potrzebujesz fachowego doradztwa prawnego przy rozpoczęciu lub prowadzeniu działalności gospodarczej w Polsce? A może chciałbyś założyć bądź zlikwidować spółkę, oddział lub przedstawicielstwo? W naszej ofercie posiadamy również zarejestrowane spółki na sprzedaż. Skontaktuj się z nami i uzyskaj wsparcie doświadczonych profesjonalistów.