Linkedin
Twitter
Facebook
Email
more
Z artykułu dowiesz się:
- Czym jest nadanie klauzuli apostille?
- Kto nadaje klauzulę apostille i jak ją uzyskać?
- Jakie są wyjątki od reguły i kiedy klauzula apostille nie jest wymagana?
Czym jest nadanie klauzuli apostille?
Nadanie klauzuli apostille to czynność urzędowa, która prowadzi do stwierdzenia autentyczności konkretnego dokumentu urzędowego poprzez poświadczenie podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dany dokument, oraz – w razie potrzeby – tożsamości pieczęci lub stempla, którym ten dokument jest opatrzony.
Dokument urzędowy opatrzony klauzulą apostille posiada moc dokumentu urzędowego nie tylko w kraju, w którym został wydany, ale również za granicą. Dotyczy to jednak tylko państw, które są stronami Konwencji Haskiej z 6 października 1961 r., znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych (Dz.U. 2005 Nr 112, poz. 938). Pomiędzy państwami, które tę konwencję podpisały, klauzula apostille znosi zatem (zazwyczaj) bardziej czasochłonną i kosztowną procedurę uwierzytelnienia dokumentów drogą legalizacji dyplomatycznej lub konsularnej.
W jakich przypadkach klauzula apostille jest wymagana do legalizacji dokumentów?
Potrzeba uzyskania klauzuli apostille pojawia się wtedy, gdy chcemy wykorzystać dokument urzędowy sporządzony w jednym z państw będących stroną wspomnianej Konwencji Haskiej w innym państwie, które również jest jej stroną.
Za dokumenty urzędowe w rozumieniu omawianej konwencji uważa się:
- dokumenty pochodzące od organu lub urzędnika sądowego, włączając w to dokumenty pochodzące od prokuratora, sekretarza sądowego lub urzędnika dokonującego doręczeń,
- dokumenty administracyjne,
- akty notarialne,
- urzędowe zaświadczenia umieszczane na dokumentach podpisanych przez osoby działające w charakterze prywatnym, takie jak urzędowe zaświadczenia stwierdzające zarejestrowanie dokumentu lub fakt jego istnienia w określonej dacie oraz urzędowe i notarialne poświadczenia podpisów.
W praktyce biznesowej posługiwanie się dokumentami opatrzonymi apostille jest powszechne, chociażby w przypadku zakładania w Polsce spółki przez spółkę zagraniczną czy uzyskiwania numeru PESEL przez cudzoziemców.
Usługi korporacyjne w RSM Poland
Jak złożyć wniosek i uzyskać apostille?
W Polsce klauzulę apostille nadaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych. Sprawę można załatwić osobiście, przez osobę trzecią bądź korespondencyjnie. Od wniosku o potwierdzenie dokumentów urzędowych w celu wykorzystania ich za granicą MSZ pobiera płatność w formie opłaty skarbowej.
Pamiętajmy, że w niektórych przypadkach niezbędne będzie uprzednie poświadczenie dokumentu przez inny podmiot. Przykładem takiej sytuacji może być nadanie klauzuli apostille na akt notarialny. Aby było to możliwe, dokument musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo Sąd Okręgowy. W przypadku, kiedy uzyskujemy apostille do odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, to, zanim zgłosimy się do Ministerstwa Spraw Zagranicznych, musimy zadbać o to, aby dokument został opatrzony pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz został poświadczony podpisem pracownika KRS. Dopiero po takich wcześniejszych poświadczeniach możemy ubiegać się o uzyskanie na dany polski dokument klauzuli apostille.
Przed złożeniem wniosku o nadanie przez MSZ apostille w celu uwierzytelnienia dokumentów urzędowych powinniśmy zatem zawsze zbadać, czy w konkretnym przypadku nie jest wymagane podjęcie dodatkowych czynności.
Jak postąpić w przypadku dokumentów urzędowych z innych państw? Uzyskanie klauzuli apostille na dokumencie zagranicznym (w celu wykorzystania go w Polsce, np. przy rejestracji spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym) podlega procedurom przewidzianym w kraju, w którym dokument został wydany. Z naszego doświadczenia wynika, że zarówno czas, jak i koszty uzyskania klauzuli apostille, mogą się istotnie różnić w zależności od kraju. Niemniej, na tle innych państw będących stroną konwencji haskiej, procedura obowiązująca w Polsce wydaje się dość sformalizowana.
Kiedy poświadczenie zgodności przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie jest potrzebne?
Zgodnie z zapisami konwencji haskiej, uzyskanie klauzuli apostille nie jest wymagane, gdy ustawy, inne przepisy prawne, praktyki obowiązujące w danym państwie lub umowy pomiędzy danymi państwami zniosły lub uprościły legalizację dokumentów czy też zwolniły dany dokument z legalizacji.
Polska zawarła umowy znoszące lub upraszczające procedury legalizacji zagranicznych dokumentów m. in. z Austrią, Estonią i Włochami. W praktyce jednak polskim urzędom i sądom zdarza się kwestionować zagraniczne dokumenty urzędowe który nie posiadają klauzuli apostille. Stać się to może nawet wtedy, gdy w danym przypadku nie ma prawnego wymogu jej uzyskania.
Z tego względu każdorazowo, przed wykorzystaniem w Polsce dokumentu zagranicznego, najlepiej abyśmy zapoznali się z postanowieniami danej umowy międzynarodowej i sprawdzili, czy na pewno takie zwolnienie jest w danym przypadku przewidziane. W ten sposób możemy przygotować się także na odpowiednie wyjaśnienia w tym zakresie, które – w razie zastrzeżeń ze strony polskiego urzędu czy sądu – pozwolą na pozytywne załatwienie sprawy. W praktyce zatem może się okazać, że bardziej efektywne jest uzyskanie klauzuli apostille na dany dokument „profilaktycznie”, nawet jeżeli nie jest to prawnie wymagane.
Od dłuższego czasu postulowane są na terenie Unii Europejskiej dalsze uproszczenia i zwolnienia z konieczności legalizacji dokumentów wewnątrz wspólnoty, co – przy obecnych możliwościach technologicznych i tempie zacieśniania współpracy pomiędzy państwami – wydaje się w pełni uzasadnione. Na kanwie takich rozważań europejski ustawodawca, na podstawie Rozporządzenia (UE) 2016/1191 z 16 lutego 2019 r. w sprawie swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w UE, zwolnił z konieczności legalizacji dokumenty dotyczące przede wszystkim spraw niezwiązanych z prowadzeniem działalności (np. dokumenty potwierdzające małżeństwo, w tym potwierdzające zdolność do zawarcia małżeństwa, czy też dokumenty potwierdzające urodzenie). W kolejnych latach możemy spodziewać się w tym zakresie dalszych zmian, które będą prowadzić do uproszczenia procedur legalizacji dokumentów, w tym, być może, również takich, które wydawane są w sprawach gospodarczych.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w ustaleniu, czy dokument, który chcesz wykorzystać, powinien zostać zalegalizowany, a także w jaki sposób należy to przeprowadzić, skontaktuj się z nami. Nasz doświadczony zespół ekspertów z chęcią udzieli Ci wszelkich niezbędnych informacji.
