Jakie są skutki niezgłoszenia do KRS zawiązania spółki z o.o. w terminie?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kiedy powstaje spółka z o.o. w organizacji i czy ma ona osobowość prawną?
• Kto, kiedy i za pomocą jakich narzędzi jest zobowiązany dokonać zgłoszenia zawiązania spółki z o.o. do KRS?
• Czy można przedłużyć termin na zgłoszenie zawiązania spółki z o.o. do KRS? 
• Jakie są skutki niedochowania 6-miesięcznego terminu na zgłoszenie zawiązania spółki z o.o. do KRS?
• Czym różni się rozwiązanie umowy spółki z o.o. od rozwiązania spółki z o.o.?
• Czy przeprowadzenie likwidacji niezgłoszonej do KRS w wyznaczonym terminie spółki z o.o. w organizacji jest zawsze obowiązkowe?
• Kiedy kończy się likwidacja spółki z o.o. w organizacji?

Spółka z o.o. w organizacji powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki z o.o. Ten specyficzny twór prawny może (z pewnymi ograniczeniami) działać na rynku „od zaraz”, tj. jeszcze przed złożeniem wniosku o wpis spółki do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Złożenie takiego wniosku musi jednak nastąpić najpóźniej w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki. I choć oznacza to, że czasu jest wiele, to w początkowej i intensywnej fazie działalności nietrudno przeoczyć datę wyznaczoną na wywiązanie się z tego obowiązku. W artykule wyjaśniamy, jakie skutki dla wspólników spółki z o.o. rodzi jego niedochowanie.

Co oznacza, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest w organizacji?

Zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Polsce jest wieloetapowym procesem, który – ze względu na konieczność przekazywania i zgłaszania do urzędów szeregu dokumentów oraz danych – może zająć dość dużo czasu.

Aby umożliwić przedsiębiorcom szybsze rozpoczęcie działalności przepisy wskazują, że z chwilą zawarcia umowy (aktu założycielskiego) spółki powstaje spółka z o.o. w organizacji, która może prowadzić działalność gospodarczą jeszcze przed wpisaniem jej do KRS¹ i posiada zdolność do czynności prawnych, dzięki czemu jest w stanie we własnym imieniu działać zarówno w obrocie, jak i występować przed sądami czy urzędami.

Spółka z o.o. w organizacji nabywa osobowość prawną z chwilą rejestracji w KRS. Wówczas staje się właściwą spółką z o.o., która uzyskuje osobowość prawną i staje się podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji².

Zgłoszenie zawiązania spółki z o.o. do KRS – kto, kiedy i jak?

Organem, który zobowiązany jest do zgłoszenia zawiązania spółki z o.o. do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki, jest jej zarząd.

W przypadku zawarcia umowy w formie „tradycyjnej” – tj. w formie aktu notarialnego u notariusza – zarząd spółki musi zgłosić zawiązanie podmiotu do KRS w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki (licząc od pierwotnego aktu notarialnego obejmującego tę umowę, a nie od jej ostatniej zmiany)³. Termin ten oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, a zatem kończy się on z upływem dnia, który (nazwą lub datą) odpowiada początkowemu dniowi terminu (a jeśli takiego dnia w danym miesiącu nie ma, to termin upływa ostatniego dnia tego miesiąca). 

Co istotne, termin zgłoszenia zawiązania spółki do KRS wynika z przepisu o charakterze bezwzględnie obowiązującym, a zatem nie może zostać w żaden sposób zmieniony, np. na mocy decyzji wspólników albo na podstawie postanowienia sądu⁴. Żeby dochować 6-miesięcznego terminu wystarczy przed jego upływem złożyć wniosek o wpis spółki z o.o. do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) za pośrednictwem dedykowanego Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). 

O tym, jak krok po kroku zarejestrować spółkę z o.o. (i jakich dodatkowych obowiązków przedsiębiorcy muszą dopełnić po rejestracji) pisaliśmy w naszym artykule „Jak założyć spółkę z o.o.? Rejestracja spółki i rozpoczęcie biznesu w praktyce”.

Co istotne, przepisy wskazują, że o wywiązaniu się z obowiązku decyduje moment złożenia wniosku do sądu. Termin rozpatrzenia wniosku o wpis spółki z o.o. przez sąd rejestrowy może nastąpić już po upływie wskazanego powyżej 6-miesięcznego terminu.

Skutki przekroczenia 6-miesięcznego terminu na zgłoszenie spółki do KRS: rozwiązanie umowy spółki i rozwiązanie spółki

Niezgłoszenie zawiązania spółki z o.o. w terminie 6 miesięcy od daty zawarcia umowy spółki skutkuje rozwiązaniem umowy spółki z o.o. z mocy prawa. 

Rozwiązanie umowy spółki z o.o. należy odróżnić od rozwiązania spółki (które następuje po przeprowadzeniu czynności, o których mowa będzie poniżej⁵).

Rozwiązanie spółki z o.o. w organizacji, której umowa uległa rozwiązaniu może nastąpić na dwa sposoby^6,7:

1. w trybie uproszczonym, bez przeprowadzania likwidacji – z którego można skorzystać, jeżeli spółka jest w stanie niezwłocznie w całości rozliczyć się ze wspólnikami z wniesionych przez nich wkładów i w całości zaspokoić wierzytelności osób trzecich. W takiej sytuacji wspólnicy sami powinni dokonać stosownych czynności: w pierwszej kolejności muszą oni zaspokoić ewentualne roszczenia osób trzecich, a następnie rozliczyć wniesione wkłady⁸ i podzielić ewentualny inny majątek, albo
2. w trybie pełnym, po przeprowadzeniu likwidacji przez zarząd, a w przypadku jego braku – przez likwidatora albo likwidatorów (ustanowionych przez zgromadzenie wspólników albo sąd rejestrowy) – jeżeli spółka nie jest w stanie w całości rozliczyć się ze wspólnikami z wniesionych wkładów lub w całości zaspokoić wierzytelności osób trzecich. 

W drugim z tych przypadków do likwidacji spółki w organizacji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące likwidacji spółki. Zarząd (likwidator) ogłasza jednokrotnie o otwarciu likwidacji, wzywając wierzycieli do zgłoszenia spółce ich wierzytelności w terminie miesiąca od dnia publikacji ogłoszenia. Zarząd (likwidator) powinien następnie dokonać czynności likwidacyjnych, które mają na celu zakończenie bieżących interesów spółki.

Likwidację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji prowadzi się pod firmą spółki z dodaniem oznaczenia „w likwidacji”⁹.

Sądem właściwym rzeczowo w sprawach rejestrowych związanych z likwidacją spółki w organizacji jest sąd rejestrowy. O właściwości miejscowej decyduje siedziba spółki¹⁰.

Rozwiązanie sp. z o.o. w organizacji i ustanie jej bytu prawnego następuje po pewnym czasie – w zależności od rodzaju podjętych czynności¹¹:

1. jeśli likwidacja nie jest prowadzona (w trybie uproszczonym) – z chwilą ostatniej wypłaty lub decyzji o zaspokojeniu lub zabezpieczeniu;
2. gdy likwidacja jest prowadzona (w trybie pełnym) – z chwilą zatwierdzenia przez zgromadzenie wspólników sprawozdania likwidacyjnego. 

Następnie księgi i dokumenty rozwiązanej spółki powinny być oddane na przechowanie osobie wskazanej w umowie spółki lub w uchwale wspólników, względnie przechowawcy wyznaczonemu przez sąd rejestrowy.

Niedochowanie 6-miesięcznego terminu na zgłoszenie zawiązania spółki z o.o. skutkuje zatem nie tylko sankcją rozwiązania umowy spółki z o.o., ale także obowiązkiem przeprowadzenia określonych, niekiedy czasochłonnych czynności związanych z likwidacją spółki. By mieć pewność, że zgłoszenie do KRS nastąpi w terminie, a cały proces przebiegnie sprawnie, warto skorzystać z profesjonalnego wsparcia oferowanego przez RSM Poland. 

¹ Wyrok WSA w Krakowie z 10.03.2016 r., III SA/Kr 836/15, LEX nr 2014848.

² Wyrok WSA w Krakowie z 10.03.2016 r., III SA/Kr 836/15, LEX nr 2014848.

³ J. Sarkowicz, BD12. Procedura rejestracyjna spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego, Legalis.

⁴ Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2024.

⁵ A. Kidyba [w:] M. Dumkiewicz, A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2024, art. 170.

⁶ Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2024.

⁷ Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2024.

⁸ J. Bieniak, M. Bieniak, G. Nita-Jagielski, Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 9, Warszawa 2024.

⁹ M. Rodzynkiewicz [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz, wyd. VII, WKP 2018, art. 170.

¹⁰ A. Kidyba [w:] M. Dumkiewicz, A. Kidyba, Komentarz aktualizowany do art. 1-300 Kodeksu spółek handlowych, LEX/el. 2024, art. 170.

¹¹ Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Wyd. 5, Warszawa 2024, Wyrok NSA z 17.05.2023 r., II GSK 582/20, LEX nr 3580005, Wyrok WSA w Krakowie z 10.03.2016 r., III SA/Kr 836/15, LEX nr 2014848.