Wykaz podatników VAT – tzw. biała lista

Co do zasady biała lista umożliwia sprawdzenie, czy wskazany kontrahent, z którym chcemy rozpocząć współpracę w ramach naszej działalności gospodarczej, figuruje (na dany dzień i do pięciu lat wstecz) w rejestrze podatników VAT. 

Ponadto, w wykazie znajdują się takie dane jak informacje o wykreśleniu podatnika z rejestru VAT, przywróceniu go do niego, czy też o odmowie rejestracji (wraz ze wskazaną przez organ podatkowy podstawą prawną). 

Co jednak istotne, aktualny status podatnika VAT to nie wszystko – na białej liście znajdziemy także numery rachunków bankowych, na które należy przelać pieniądze kontrahentowi. Warto pamiętać, że jeżeli kwota transakcji przekracza 15 tys. zł i zostanie przekazana na rachunek spoza białej listy, to może to skutkować negatywnymi konsekwencjami. Urząd skarbowy może w takim przypadku nałożyć sankcje podatkowe i np. odmówić przedsiębiorcy zaliczenia przelanej kwoty do kosztów uzyskania przychodu.  

Weryfikacja kontrahentów na białej liście podatników VAT jest ważnym narzędziem służącym podatnikom do dochowywania należytej staranności w podatku VAT. Korzystanie z białej listy może uchronić przedsiębiorców przed oskarżeniem o uczestnictwo w oszustwie podatkowym i koniecznością wchodzenia w spór z fiskusem.

Podatnik, który w ramach swojej działalności gospodarczej chce przelać zapłatę na nieuwzględnione na białej liście numery firmowych rachunków i uniknąć konsekwencji wyciąganych w takim przypadku przez organy podatkowe, powinien, w ustawowym terminie, złożyć zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek spoza Wykazu (ZAW-NR) do właściwego dla wystawcy faktury naczelnika urzędu skarbowego.

Złożenie do urzędu skarbowego zawiadomienia ZAW-NR chroni podatników zarówno przed negatywnymi konsekwencjami w ramach podatku dochodowego jak i przed poniesieniem odpowiedzialności solidarnej w VAT. 

Innym sposobem, w jaki podatnik podatku VAT może zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami przelewu dokonanego na numer konta bankowego spoza białej listy jest zapłata należności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności – jednak ta metoda chroni przedsiębiorcę tylko i wyłącznie w zakresie odpowiedzialności solidarnej w VAT.

Weryfikację czy wykaz rachunków bankowych zawiera rachunek kontrahenta, podatnik powinien przeprowadzić na dzień zlecenia przelewu, a nie na dzień obciążenia rachunku nabywcy bądź na dzień uznania rachunku sprzedającego.

Jeśli podatnik chce przelewać środki i dokonywać płatności na rzecz podmiotów zagranicznych, to powinien ustalić, czy płatność będzie dokonywana na rzecz przedsiębiorcy zagranicznego:

• zarejestrowanego w Polsce w roli podatnika VAT czynnego i wykonującego transakcje podlegające opodatkowaniu VAT w Polsce;
  czy
• wykorzystującym dla danej transakcji zagraniczne numery identyfikacji podatkowej.

Jeżeli zagraniczny kontrahent dla celów danej transakcji nie posługuje się polskim numerem NIP, to przepisy dotyczące sprawdzenia numeru rachunku w wykazie podatników VAT nie będą miały zastosowania.

Aby dodać do białej listy numery firmowych rachunków bankowych podatnicy muszą zgłosić je aktualizując dane na formularzu NIP-2 lub NIP-8. Co ważne, przedsiębiorcy muszą zgłosić taką aktualizację w ciągu 7 dni od dnia, w którym numer konta bankowego uległ zmianie.