Deklaracja VAT-23, czyli nabycie środka transportu z państwa członkowskiego

Z artykułu dowiesz się:

• Czym jest deklaracja VAT-23?
• Kiedy powstaje obowiązek jej sporządzenia?
• Jakie są terminy sporządzenia deklaracji?

Zgodnie z przepisami podatkowymi, jeśli nasza firma dokonuje zakupu pojazdu z państwa członkowskiego UE, to dochodzi do wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów. To powoduje powstanie dodatkowych obowiązków, których jako przedsiębiorcy musimy dopełnić. I bez względu na to, czy zdecydowaliśmy się na zakup używanego samochodu osobowego, czy nowego, musimy sporządzić deklarację VAT-23 i przygotować się do zapłaty podatku VAT.

Proces nabycia środków transportu – nie taki straszny, jak go malują

Przeanalizujmy kwestię formularzy składanych w ramach deklaracji VAT-23 na przykładzie przedsiębiorcy, który prowadzi w Polsce działalność transportową i świadczy usługi przewozu towarów.

Wraz ze zwiększającym się zapotrzebowaniem na świadczone usługi oraz w celu osiągnięcia coraz to większych korzyści, właściciel takiej firmy prędzej czy później będzie rozważać możliwość nabycia nowych środków transportu. Przedsiębiorcy decydują się najczęściej na zakup środka transportu bezpośrednio w Polsce, niemniej jednak zakup na terytorium kraju nie jest zawsze jedyną słuszną opcją. Firma może otrzymać ciekawą ofertę nabycia używanego samochodu osobowego (lub innego środka transportu) z zagranicy. I czasem, po przeanalizowaniu wszystkich aspektów związanych z takim zakupem, okazuje się, że lepiej jest wybrać właśnie kontrahenta spoza Polski. Jeśli dostawca naszego środka transportu operuje na terytorium kraju należącego do Unii Europejskiej, to podejmujemy tym samym decyzję o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środka.

Pamiętajmy, że w przypadku takich transakcji zakupu środka transportu należy dopełnić dodatkowych formalności. Jedną z najważniejszych jest obowiązek rozliczenia podatku od towarów i usług (VAT).

Jakiego formularza VAT potrzeba przy kupnie używanego samochodu?

Transakcja wewnątrzwspólnotowego nabycia (bez względu na to, czy środek transportu jest nowy, czy używany) podlega opodatkowaniu w kraju, w którym pojazd będzie wykorzystywany lub zarejestrowany.

Podatnik ma obowiązek sporządzić deklarację VAT-23 i zapłacić podatek VAT we właściwym urzędzie skarbowym w ciągu 14 dni od transakcji. To jednak nie koniec. Przedsiębiorca musi pamiętać nie tylko o tym, żeby dokonać terminowej zapłaty odpowiedniej kwoty podatku – przepisy ustawy wymagają także złożenia odpowiednich formularzy (składanych do urzędu skarbowego) oraz dostarczenia dokumentacji dotyczącej nabycia danego środka (może to być np. faktura). Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której wystąpią dodatkowe przesłanki, zwalniające podatnika z tego obowiązku.

Jeśli podatnik nie będzie rejestrował lub użytkował zakupionego środka transportu na terenie Polski, to nie musi wypełniać dodatkowych deklaracji i formularzy składanych do urzędu skarbowego. Przedsiębiorca wykazuje wówczas zakupiony środek transportu jako towar wyłącznie w sporządzanym formularzu JPK_V7M.

Przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu środka nie chodzi tylko o obowiązek złożenia informacji VAT

Odchodząc na chwilę od problemu, jakim jest kwota podatku należnego za zakup zagranicznego, używanego samochodu osobowego, powinniśmy zwrócić uwagę na jeszcze jeden istotny przepis. Wynika on z ustawy o ruchu drogowym i mówi, iż w przypadku pojazdu, który nie jest nowym środkiem transportu, tylko pojazdem nabytym z terytorium państwa członkowskiego UE, właściciel tego pojazdu jest zobowiązany do jego rejestracji w terminie 30 dni od dnia powstania obowiązku – czyli od momentu, w którym środek transportu został sprowadzony na terytorium Polski.

Jeśli tego nie zrobimy, grozi nam sankcja finansowa i w momencie, gdy wymagana będzie rejestracja pojazdu, będziemy musieli sporządzić dodatkową deklarację oraz uiścić odpowiednią opłatę (wraz z odsetkami, jeśli nastąpi to po wymaganym terminie płatności).

Co powinna zawierać deklaracja VAT i kogo dotyczy obowiązek zapłaty podatku?

Środki transportu nabywają zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorcy. Konieczność złożenia deklaracji VAT-23 i uiszczenia należnego podatku u osoby fizycznej występuje jednak tylko w momencie, gdy nabyty pojazd sprzedawany jest przez kontrahenta, który nie posiada numeru VAT-UE.

Wiemy już zatem, kiedy występuje konieczność sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-23 i obowiązek zapłaty – teraz więc omówmy w kilku słowach informacje, które potrzebne są przedsiębiorcy do przygotowania formularzy składanych do urzędu. Aby poprawnie wypełnić VAT-23 potrzebujemy następujących danych środka transportu:

• Marki i modelu pojazdu;
• Numeru VIN;
• Roku produkcji;
• Roku dopuszczenia do użytkowania;
• Przebiegu (w kilometrach);
• Ceny nabycia – zgodnej z walutą na fakturze dokumentującej zakup, bez przeliczenia na PLN;
• Datę faktury i nabycia.

Cały formularz składa się z pięciu sekcji – od litery A do E. W części A wskazujemy urząd skarbowy, w następnej wypełniamy dane firmy. W części C umieszczamy dane wymienione powyżej oraz określamy rodzaj pojazdu. Sekcja zawiera podpis osoby składającej deklarację i potwierdzającej prawdziwość danych. Ostatnia kategoria należy do pracownika urzędu skarbowego.

Reasumując, nabywając pojazd z terytorium Unii Europejskiej przedsiębiorca powinien pamiętać, że ma obowiązek zapłaty podatku, składania formularza VAT-23 i wysłania do urzędu dokumentacji o nabytym środku. Na opłacenie podatku ma 14 dni od dnia powstania obowiązku – czyli od momentu nabycia samochodu.