Księgi rachunkowe w przedsiębiorstwie – poniedziałkowe rozważania nad wybranymi problemami naszych czasów...

Od poprzedniego wpisu na temat zasad rachunkowości minęło już trochę czasu, ale, dzięki dużej przerwie między publikacjami, przy okazji licznych rozmów na temat ostatniej notki blogowej udało się zgromadzić szeroki wachlarz reakcji i wątpliwości czytelników, pozwalający na ponowne poruszenie omawianych wcześniej zagadnień, jednak pod nieco innym kątem.

Czego nie wiemy o księgach rachunkowych?

Pośród wymagających dodatkowego wyjaśnienia kwestii najczęściej pojawiały się pytania o sankcje karne: zgłaszający się do nas przedsiębiorcy chcą wiedzieć, co grozi za brak polityki rachunkowości lub nieprowadzenie ksiąg rachunkowych w myśl regulacji Ustawy o rachunkowości. Zauważamy także w RSM Poland wzrost zapytań i wątpliwości co do możliwości prowadzenia ksiąg poza granicami Polski, nierzadko w języku obcym. Nasi eksperci są proszeni o fachową opinię także w trakcie codziennej pracy audytorskiej – głównie przez przedstawicieli spółek dominujących z Wielkiej Brytanii, USA czy Holandii – którzy proszą o wyjaśnienie zagadnień z zakresu procesu implementacji zasad rachunkowości grupy kapitałowych (zasad grupowych) do – bardzo często – nowo powstałego podmiotu zależnego w Polsce. Na te i kilka innych kwestii postaram się dzisiaj opowiedzieć.

Sprawozdawczość finansowa nie tylko od święta

Przede wszystkim jestem zwolennikiem nazywania ksiąg rachunkowych elementem organizacji, który jest przydatny na co dzień. Poważne traktowanie czynności, związanych z ich prowadzeniem, pomaga służbom finansowo-księgowym, dzięki czemu spod ich piór (czy też bardziej dosłownie: myszek komputerowych) wychodzi wysokiej jakości sprawozdawczość finansowa. Po co? – można by zadać sobie pytanie. Czy to nie jest sztuka dla sztuki? Będę bronił stanowiska, choć być może to zawodowe wypaczenie audytora, iż dobrze prowadzone księgi dają rzetelny obraz przedstawiony w ogólnie rozumianej sprawozdawczości finansowej; dobre zasady rachunkowości, ustalone od początku działania firmy, to bardziej efektywna praca księgowych i łatwiejsze sporządzanie przepływów pieniężnych czy zestawień dla rozliczeń podatkowych.

Dobry system księgowy, na który przekładają się rzetelnie prowadzone księgi rachunkowe, to wzrost bezpieczeństwa kierownictwa przedsiębiorstwa, a także zmniejszenie ryzyka pojawienia się potencjalnych błędów i sugestii korekt, zgłaszanych przez audytorów. Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych ma zatem nie tylko ochronić osoby odpowiedzialne za zarządzanie jednostką przed działaniem przepisów artkuły 77 Ustawy o rachunkowości[1] (dalej: Uor), ale pełnić też rolę wartości dodanej organizacji. A skoro tak jest, to – idąc dalej tym tropem – warto się zastanowić, czy księgi rachunkowe można prowadzić w sposób ułatwiający ewidencję działalności. Zagadnienie to ma związek z coraz częściej zadawanymi pytaniami o prowadzenie ksiąg w języku obcym, walucie obcej lub poza granicami kraju. Pomocą przy znalezieniu odpowiedzi będzie tu nie tylko Uor, ale także Stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości (dalej: Stanowisko KSR).

Rachunki w języku obcym

Jeśli chodzi o prowadzenie ksiąg poza granicami kraju, zacznijmy od tego, iż, choć księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, zgodnie z prawem może ona powierzyć ich prowadzenie:

• przedsiębiorcom zajmującym się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych w myśl Uor, art. 76a ust. 3 lub
• przedsiębiorcom prowadzącym działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego określonym w Ustawie o zasadach uczestnictwa przedsiębiorstw zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej[2], czyli przedsiębiorcom z innego niż Polska państwa członkowskiego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA).

Jeśli księgi miałyby być prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki zobowiązany jest, w skrócie:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych;
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych zewnętrznym organom kontrolującym.

Z powyższych zasad wynika, iż nie ma przeciwwskazań do prowadzenia ksiąg rachunkowych poza granicami Polski, pod warunkiem że związane z tym czynności będą prowadzone w kraju należącym do UE lub EFTA. Mimo tego jednak, jak to bywa w praktyce, rodzi się tu pytanie, czy decydując się na takie rozwiązanie uda się spełnić pozostałe wymogi ustawowe. Przykładowo, przepis artykułu 9 Uor wskazuje na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku polskim. Niestety, jakby na to nie spojrzeć, nasz język do najprostszych nie należy, więc często transakcje gospodarcze wprowadzane do ksiąg przez zewnętrzne firmy, świadczące takowe usługi, zapisywane są w języku angielskim.

Warto tu zwrócić uwagę na Stanowisko KSR, wskazujące, iż samo wprowadzenie danych dowodu księgowego do systemu finansowo-księgowego nie jest równoważne z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, o ile nie wiąże się bezpośrednio:

• z decydowaniem o sposobie zakwalifikowania tego dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych;
• z kontrolą poprawności zapisów zdarzeń, dokonywanych w księgach.

Finalna kwalifikacja zapisu i kontrola nad nim samym byłyby już w takim razie dopełnieniem wymogu prowadzenia ksiąg. Czy to oznaczałoby, że sam zapis, np. w języku angielskim, byłby wyłączony spod zasad prowadzenia ksiąg, jeśli wypunktowane powyżej dwa warunki i tak zostałyby spełnione? Raczej sceptycznie spojrzałbym na takowe założenie, tym bardziej, iż, w innym miejscu Stanowiska KSR czytamy, że pewne dane, takie, jak: nazwy kont, opisy rodzajów transakcji i poleceń księgowania, nazwy operacji gospodarczych oraz treści raportów pokrywających się z zawartością informacyjną ksiąg rachunkowych (dziennika, zapisów kont księgi głównej i pomocniczych, ZOiS[3], inwentarza), stanowią minimalny wymóg dla ksiąg rachunkowych i muszą być sporządzone w języku polskim. Warto jednak rozważyć pewne uproszczenia – przykładowo, w przypadku znacznej liczby transakcji można zacząć stosować lokalnie skróty czy kody już wykorzystywane przez zagraniczne podmioty grupy kapitałowej. Oczywiście, o ile taki wykaz skrótów, symboli czy kodów zostanie wdrożony lokalnie oraz wyrażony w języku polskim i dołączony do ksiąg.

Czy złotówki to konieczność?

Jeśli chodzi o walutę, która miałaby się pojawiać w księgach rachunkowych, art. 9 Uor wskazuje jednoznacznie na walutę PLN. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby sprawozdania finansowe wykorzystywały środki rozliczeniowe innych państw – zgodnie z interpretacją Ministerstwa Finansów[4] jednostki stosujące MSSF mogą stosować walutę prezentacji inną niż PLN. Nie zmienia to jednak faktu, iż księgi muszą być prowadzone w walucie polskiej (nie sprawozdawczej czy funkcjonalnej).

Księgi rachunkowe w globalnej perspektywie

Zaprezentowane powyżej rozwiązania z pewnością nie budzą optymizmu u podmiotów działających na arenie międzynarodowej, często bowiem podejmowane przez nie globalne decyzje mają na celu centralizację pewnych czynności i przekazywanie ich ze spółek kontrolowanych bezpośrednio do jednego zewnętrznego dostawcy usług outsourcingowych – np. z zakresu payrollu lub właśnie rachunkowości i księgowości.

W tej sytuacji działające w wielu krajach jednocześnie firmy muszą rozważyć, czym się różni chociażby dokonywanie zapisów księgowych odbywających się fizycznie np. w Indiach, ale na serwerze i w systemie spółki lokalnej (polskiej), od sytuacji, w której zewnętrzna spółka księguje jedynie na swoich indyjskich serwerach i w swoim systemie (czyli gdy wyłącznie ten podmiot trzeci posiada kontrolę nad księgami rachunkowymi, a nie ich polski klient). Ponadto pozostaje kwestia języka prowadzenia ksiąg, o czym była mowa powyżej – z tego też powodu coraz częściej zewnętrzne firmy świadczące usługi prowadzenia ksiąg mają w Polsce swoich przedstawicieli, znających język polski. Nie ma wątpliwości, że sytuacja na tym konkretnym polu rachunkowości jest dynamiczna i kolejne lata mogą przynieść wiele zmian w zakresie cedowania przez polskie przedsiębiorstwa obowiązków księgowych (sprawozdawczych) zewnętrznym i zagranicznym podmiotom.

Jednolity system księgowy

Jeszcze innym zagadnieniem, występującym w dobie restrukturyzacji czy połączeń spółek, jest temat wspólnego systemu księgowego po „mergerze”; nierzadko przejęty podmiot, formalnie wykreślony po fuzji z rejestru, działa jako oddział czy odrębna jednostka, generująca przepływy i dokumentująca je na swoim „starym” systemie księgowym. Czy jest to dopuszczone prawnie? Zgodnie z Uor, przedsiębiorstwo kontynuujące działalność musi prowadzić księgi rachunkowe i powinno mieć jeden dziennik, w którym zapisy muszą być dokonywane chronologicznie; nie ma w prawie wzmianki o dwóch dziennikach głównych (jeden dla spółki przejmowanej, a drugi dla przejmującej). Dopuszczone są co prawda pomocnicze dzienniki (częściowe), ale tylko w obrębie poszczególnych rodzajów transakcji – mogłyby być stosowane odrębnie dla kosztów, operacji gotówkowych czy rozrachunków, natomiast trudno wyobrazić sobie dwa dzienniki częściowe dla operacji tego samego gatunku, np. transakcji sprzedaży.

Podsumowanie

Abstrahując od powyższych niedogodności dla przedsiębiorstw, na koniec warto powiedzieć o implementacji zasad grupowych: nierzadko polityka grupy kapitałowej ma zostać wdrożona i stosowana w podmiocie zależnym, tj. lokalnie. Jest w takiej sytuacji trochę tak, jak z dokumentacją cen transferowych – świadcząc w RSM Poland usługi doradcze i outsourcingowe często słyszymy od zarządów polskich podmiotów zapewnienia, że dana firma posiada dokumentację cen transferowych, jednak po bliższym zbadaniu tematu okazuje się, że dokumentacji tej nie ma konkretnie polski oddział (spółka córka), a tylko zagraniczna spółka matka, urzędująca np. w Niemczech. Na domiar złego często taką, która nie spełnia formalnych wymogów na gruncie polskich przepisów podatkowych. Łatwo można domyśleć się, jakie mogą być tego konsekwencje – bardzo często polskie organy podatkowe kwestionują taką „grupową” dokumentację, chociażby z tego względu, iż nie odpowiada polskim regulacjom.

Czy podobnie jest z grupową polityką rachunkowości? Na szczęście – nie. Dzięki zmianom w Uor możemy powiedzieć, iż jesteśmy bliżej państw rozwiniętych, gdzie system rynkowy istnieje o wiele dłużej niż w Polsce i dłużej też stosowane są zasady księgowe. Wprowadzane stopniowo od 2002 roku kolejne zmiany Uor przybliżały nas do szeroko rozumianych standardów międzynarodowych, aczkolwiek, co widać na podstawie przykładów powyżej, wciąż istnieją pewne regulacje, które mogłyby być przynajmniej ponownie przedyskutowane lub uaktualnione. Porównując zasady grupowe koncernów z USA, Kanady, Wielkiej Brytanii, Niemiec czy Holandii, z tymi, którymi dysponują spółki zależne w Polsce, zawsze się znajdzie różnice, choć – trzeba to zaznaczyć – nierzadko wynikają one z nieodpowiedniej polityki rachunkowości lub wprowadzonych do zasad rachunkowości w danym podmiocie reguł z obszaru prawa podatkowego.

Sprawdzone rozwiązania

Innymi słowy, aby uzyskać najlepsze efekty, księgi rachunkowe powinno się prowadzić w oparciu o politykę rachunkowości, sporządzoną na bazie modelu biznesowego, a następnie okresowo uaktualnianą. W RSM Poland udaje nam się to w trakcie prowadzonych usług doradczych –. tak dopasowujemy zasady rachunkowości do charakteru działalności firmy, aby rozbieżności pomiędzy statutowym sprawozdaniem a np. pakietem konsolidacyjnym czy pakietem zarządczym nie było wcale.

Wierzę, iż powyższe rozważania będą przyczynkiem do pojawienia się nowych pytań i podjęcia kolejnych dyskusji, przekładających się na kolejne nasze posty, w których nasi eksperci będą mogli przedstawić świeże i fachowe spojrzenie na dane kwestie.

Oczywiście, jak zawsze zachęcamy do bezpośredniego kontaktu z ekspertami RSM Poland.