Jak zarządzać projektami w świecie podatkowo-księgowym

Czas czytania: 5 minut

Z artykułu dowiesz się:

• Dlaczego księgowy powinien znać zasady zarządzania projektami;
• Co wymaga szczególnej uwagi w procesie projektowym;
• Jak uniknąć najczęściej powtarzanych błędów.

Myślenie projektowe, zaczerpnięte ze świata IT, z powodzeniem jest adaptowane przez inne dziedziny życia. Dynamiczny rozwój technologii sprawia, iż coraz częściej i śmielej sięgamy po nowe rozwiązania, dostrzegając ich potencjał. Ma to miejsce również w świecie finansów i podatków. Tym samym, nasze zadania z obszaru księgowości czy doradztwa podatkowego stają się coraz bliższe projektowi systemu informatycznego, wymagającego nieustannej aktualizacji wiedzy i tworzenia kolejnych wersji schematów działania.

Warto na wstępie zastanowić się, czy będąc specjalistami od rachunkowości ma się odpowiednie kompetencje, aby wdrażać nowe projekty i skutecznie zarządzać tymi, które są w toku.

To pytanie powinno pojawić się jeszcze przed rozpoczęciem pracy, gdyż bez należytego podejścia i wiedzy można ponieść porażkę już na starcie. W przypadku zadań z obszaru finansów, a zwłaszcza księgowości i podatków, może to nieść bardzo poważne konsekwencje, a co gorsza, straty trudne lub wręcz niemożliwe do naprawienia.

Podstawowe elementy zarządzania projektem

Na etapie przygotowania kluczowe są: właściwe zdefiniowanie celu, wybór członków zespołu projektowego pod kątem potrzebnych kompetencji oraz dobór odpowiednich narzędzi i technik. Jak to przełożyć na język zrozumiały dla księgowych i doradców podatkowych? Warto zapoznać się z kursem ACCA Strategic Business Leader, który w przejrzysty sposób prezentuje zarządzanie projektem w świecie podatkowo-księgowym. 

Istnieje wiele definicji, zarówno dla pojęcia projektu, jak i procesu zarządzania nim. Projekty realizowane w księgowości najlepiej scharakteryzuje chyba jednak następujący opis:

Projekt to kombinacja systemów, technik i ludzi, stanowiących zasoby potrzebne do prawidłowego zrealizowania założonych celów. Zarządzanie projektem zaś zakłada monitorowanie i kontrolę podjętych działań w ramach danego projektu, zgodnie z opracowanym planem. Kluczowe aspekty projektu powinny być zintegrowane, a zasoby (ludzie, narzędzia, finanse, czas) odpowiednio alokowane.

Model zarządzania projektami, zakłada, iż nad prawidłowością procesów powinien czuwać koordynator projektu, rozliczający postęp prac, czas realizacji i wydatki projektowe.

Ogólnie uważa się, że projekt jest zakończony sukcesem, jeśli spełni trzy określone cele, które są często określane mianem Iron Triangle. Są to: zakres, czas i koszty.

• Zakres – definiuje wszystkich prace, które należy podjąć oraz wszystkie produkty, które mają być efektem końcowym projektu. Zakres jest ściśle związany z kwestią jakości.
• Czas – określa termin ukończenia prac nad projektem.
• Koszty – determinują budżet, jaki jest niezbędny do ukończenia projektu.

Precyzyjne zdefiniowanie na wstępie powyższych elementów jest bardzo ważne dla sukcesu projektu, bez względu na dziedzinę, w której jest realizowany. Niedoszacowanie lub, co gorsza, pominięcie któregoś z nich, może skutkować porażką. W świecie księgowości i podatków, który staje się coraz bardziej zdigitalizowany, rzetelna analiza i zdefiniowanie tych składowych to czynniki niezwykle istotne dla skutecznego wdrożenia nowych systemów czy implementacji ulepszeń w dotychczas funkcjonujących.

Na co zwrócić szczególną uwagę planując projekt księgowy

Planując cały proces projektowy należy uwzględnić następujące działania:

• Opracowanie planu projektu. Wyższy stopień precyzji zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu.
• Monitorowanie, czy prace postępują zgodnie z założonym harmonogramem i budżetem. Warto określić kamienie milowe oraz mierniki i wskaźniki sukcesu.
• Przygotowanie planu działań naprawczych, jeśli realizacja mocno odbiega od przyjętych założeń. Powinien być łatwy do natychmiastowego wdrożenia.
• Retrospekcja po zamknięciu projektu. Efektem retrospekcji powinien być zbiór wniosków, pozwalających uniknąć powtarzania błędów w przyszłości. Etap niezwykle istotny dla kolejnych wdrożeń i rozwijania kultury projektowej w organizacji, a bywa bardzo często pomijany i postrzegany jako udokumentowane przyznanie się do błędów.

Wszystkie wymienione powyżej działania to ważne elementy procesu, mające istotny wpływ na jakość pracy zespołu i wypracowany efekt końcowy. Właściwe przygotowanie planu, dobór zasobów do zdefiniowanych celów, ale również zdiagnozowanie tzw. wąskich gardeł i sposobów zapobiegania błędom już na wstępie – to podstawowy narzędziownik każdego project managera, bez względu na to, w jakim segmencie rynku działa.

W naszym świecie – branży finansowo-księgowej – znajomość metodologii zarządzania projektami bywa równie istotna, co wiedza merytoryczna z obszaru finansów i rachunkowości. Coraz częściej działamy przy tym w systemach, które funkcjonują w realiach świata projektowego, co sprawia, że warto poświęcić czas na zrozumienie najważniejszych towarzyszących temu sposobowi pracy procesów, pojęć i zadań.

Obecne czasy zwyczajnie wymuszają na księgowych i doradcach finansowych zdobycie wiedzy pozwalającej swobodnie wykonywać w ten sposób przydzielone im zadania. Pamiętajmy przy tym – sukces lub niepowodzenie nie jest kwestią przypadku, a efekt końcowy jest w rękach osób odpowiedzialnych za dany projekt.

Jak nie popełniać cudzych błędów

Jako osoba, która pracowała przy wdrożeniach różnych systemów ERP, wiem, jak dużo daje wymiana doświadczeń i wiedzy pomiędzy użytkownikami programów księgowych, szczególnie w przypadku napotykania trudności i problemów w ich obsłudze. Opowiadane wewnątrz zespołu „cudze przypadki” mogą stać się gotowym przepisem na rozwiązanie problemu lub wskazówką względem tego, jak można postąpić w podobnej sytuacji. To inne oblicze opisanej powyżej retrospekcji projektu.

Jakie błędy są najczęściej popełniane? Jednym z najważniejszych jest nieodpowiedni kierownik projektu. Osoba pełniąca rolę koordynatora projektu powinna przede wszystkim mieć chęć do piastowania tej funkcji i być zorientowana na skuteczne kierowanie zespołem projektowym. Jej podstawowe zadania to planowanie, organizowanie, motywowanie i monitorowanie prac. Dlatego dobrze w tej roli sprawdzają się osoby z menedżerskim przygotowaniem.

Kolejny, często powtarzający się błąd to nieprecyzyjnie zdefiniowany cel projektu. Bardzo trudno zaangażować ludzi do działania, jeśli nie wiedzą, czemu ma służyć ich praca. Warto tu zaznaczyć, iż cel ten powinien „chwytać za serce”, jeśli oczekujemy prawdziwego zaangażowania.

Trzecią, najczęściej powtarzającą się przyczyną porażki w zarządzaniu projektem bywa brak gotowości i chęci do zmian po rozpoczęciu realizacji projektu. Często tak bardzo związujemy z wypracowanym na wstępie planem, iż trudno jest nam zaakceptować potrzebę elastycznego reagowania na sytuację. A życie pokazuje, że często początkowe założenia w trakcie realizacji okazują się nieadekwatne do potrzeb. Dlatego tak ważne jest „zwinne” podejście i gotowość na „aktualizację systemu”, w zależności od potrzeb.

Zamiast podsumowania

Mam świadomość, iż powyższy wpis ma ogólny charakter i absolutnie nie wyczerpuje tematu dobrego zarządzania projektami – nie taki był mój cel.

Chciałam przede wszystkim podkreślić, jak ważne jest „myślenie projektowe” dla nas, osób odpowiedzianych za księgowość, doradztwo podatkowe czy szeroko rozumiane decyzje finansowe. I dlaczego, w codziennej pracy powinniśmy na stałe wdrożyć project management – takie podejście po prostu ułatwia szybkie odnalezienie się w nieustannych zmianach i aktualizacjach systemów – zarówno pod względem technicznym jak i prawnym.