Zarząd w spółce z o.o. – kluczowe informacje i przepisy

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czym jest zarząd spółki z o.o.?
• Jaki jest skład zarządu spółki z o.o. i z czym to się wiąże w praktyce?
• Jaką funkcję pełni zarząd spółki z o.o.?
• Jaką odpowiedzialność ponoszą członkowie zarządu spółki z o.o.?

Objęcie stanowiska w zarządzie polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wiąże się z szeregiem praw i obowiązków, a nieprzestrzeganie przepisów, które określają odpowiedzialność członków zarządu i stawiane przed nimi wymogi, może wiązać się z nieprzyjemnymi konsekwencjami prawnymi, a nawet negatywnie wpłynąć na działalność firmy. Oto najważniejsze zasady funkcjonowania zarządu w spółce z o.o.

Czym jest zarząd spółki z o.o.?

Zarząd jest jednym z obowiązkowych organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółki z o.o.). Jest jej organem wykonawczym, co oznacza, że prowadzi sprawy spółki oraz reprezentuje ją na zewnętrz. 

Kompetencje zarządu w zakresie prowadzenia spraw spółki są uregulowane w Kodeksie spółek handlowych (KSH) i stanowią swoistą bazę, którą można rozszerzyć lub ograniczyć na mocy umowy spółki.

Przyjmuje się ponadto, że zarząd spółki może podejmować decyzje we wszystkich sprawach, które nie zostały zastrzeżone do kompetencji innych organów spółki.  Na kompetencje zarządu wypływa także jego pozycja w strukturze organów spółki – w tym również to, czy powołano w niej organy nadzoru.

Czym różni się prowadzenie spraw spółki z o.o. od jej reprezentacji? 

Prowadzenie spraw i reprezentacja spółki należą do podstawowych kompetencji zarządu, czyli – praktycznie rzecz ujmując – do kompetencji członków zarządu działających zgodnie z modelem reprezentacji spółki z o.o. 

Prowadzenie spraw spółki to działania obejmujące:

• podejmowanie decyzji związanych z kierowaniem bieżącą (czyli codzienną) działalnością spółki oraz zarządzaniem jej majątkiem;
• czuwanie nad podejmowaniem działań o charakterze organizacyjnym i faktycznym, związanych z czynnościami podejmowanymi wewnątrz spółki.

Podsumowując to wszystko jednym zdaniem, prowadzenie spraw spółki to wszelkie działania faktyczne (takie jak podejmowanie uchwał, wydawanie decyzji oraz opinii), które podejmowane są zgodnie z przedmiotem działalności spółki i których głównym celem jest realizacja jej zadań.

Natomiast reprezentacja to składanie i przyjmowanie oświadczeń woli w imieniu spółki na zewnątrz. Zakres związanych z tym pojęciem obowiązków jest zatem zupełnie odmienny niż w przypadku prowadzenia spraw spółki (które obejmuje wyłącznie działanie wewnątrz spółki). Reprezentacja spółki obejmuje umocowanie członka zarządu do działania w sprawach kodeksowych i pozakodeksowych, zgodnie ze sposobem reprezentacji ujawnionym w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Skład zarządu w spółce z o.o.

Zarząd jednoosobowy lub wieloosobowy

Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych, o dozwolonej liczbie członków zarządu decydują postanowienia umowy spółki.

Wspólnicy spółki mogą określić liczbę członków zarządu indywidulanie, według uznania i potrzeb. Zarząd może być zarówno jednoosobowy jak i wieloosobowy. Należy jednak pamiętać, że dokładne określenie liczebności członków zarządu w umowie spółki – np. wskazanie, że zarząd spółki składa się z dwóch członków zarządu – wiąże się z koniecznością obsadzenia zarządu zawsze dokładnie w tej liczbie osób. W przeciwnym razie dojdzie do nieprawidłowego obsadzenia zarządu (czyli do powstania tzw. zarządu kadłubowego) lub też – w przypadku powołania członków zarządu w liczbie większej, niż wskazana w umowie spółki – powstania wątpliwości co do mandatu (umocowania) poszczególnych członków zarządu.

Zarząd kadłubowy

Obsadzenie zarządu poniżej progu wskazanego w umowie spółki spowoduje, że zarząd nie będzie praktycznie zdolny do działania, bowiem – jako nienależycie obsadzony – nie będzie mógł reprezentować i prowadzić spraw spółki. 

Pozostali członkowie zarządu kadłubowego nie będą mogli podejmować żadnych czynności, także tych należących do czynności z zakresu zwykłego zarządu^1,2. Członek zarządu wchodzi bowiem w skład zarządu jako organu – a to organ działający zgodnie z modelem reprezentacji ujawnionym w KRS może reprezentować spółkę.

Warto podkreślić, że czynności podjęte przez zarząd kadłubowy nie mają mocy prawnej i nie będą mogły być potwierdzone przez członka zarządu, który niejako „uzupełni” skład zarządu do minimalnej liczby przewidzianej w umowie spółki. Podobnie będzie w sytuacji, w której do zarządu spółki zostanie powołany członek zarządu przekraczający wskazany w umowie spółki limit. 

Kto może zostać członkiem zarządu spółki z o.o.?

Członkiem zarządu może zostać każda osoba fizyczna która posiada pełną zdolność do czynności prawnych – w tym także wspólnik spółki z o.o. 

Warunkiem powołania do zarządu jest, aby dana osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwa wymienione w art. 18 § 2 KSH, tj. za przestępstwa określone w art. 587-587², art. 590 i art. 591 KSH oraz art. 228–231 i rozdziałach XXXIII–XXXVII KK, czyli za:

• ogłaszanie albo przedstawianie organom spółki, władzom państwowym lub osobie powołanej do rewizji nieprawdziwych danych;
• nieprzekazywanie informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie lub przekazywanie ich niezgodnie ze stanem faktycznym, lub zatajanie danych wpływające w istotny sposób na treść tych informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień;
• utrudnianie dostępu do dokumentów i nieudzielanie informacji;
• umożliwienie bezprawnego głosowania;
• udział w bezprawnym głosowaniu;
• sprzedajność;
• przekupstwo;
• płatną protekcję;
• nadużycie funkcji;
• przestępstwa przeciwko ochronie informacji;
• przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów;
• przestępstwa przeciwko mieniu;
• przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym;
• przestępstwa przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi. 

Nierzadko zdarza się, że sądy badają, czy doszło do prawomocnego skazania członka zarządu za popełnienie jednego (lub więcej) z wyżej wymienionych przestępstw i dopiero po ustaleniu tej okoliczności dokonują wpisu potwierdzającego zmianę zarządu (powołanie członka zarządu) do rejestru przedsiębiorców KRS. Jeśli powoływany członek zarządu został skazany za jedno z powyższych przestępstw przed wpisem do rejestru, to sąd odmówi jego rejestracji w tym zakresie. Podobnie będzie, jeśli do prawomocnego skazania za jedno z tych przestępstw (lub ubezwłasnowolnienia) członka zarządu dojdzie już po obsadzeniu go w tej roli. Wówczas mandat członka zarządu wygasa automatycznie z mocy prawa.

Warto dodać, że umowa spółki lub uchwała wspólników może przewidywać dodatkowe wymagania jakie powinna spełniać osoba powoływana do zarządu spółki.

Powołanie i odwołanie członków zarządu: jak to zrobić?

Powołanie i odwołanie członków zarządu następuje na mocy uchwały zgromadzenia wspólników spółki i wymaga zwykle formy pisemnej. Uchwała powinna zostać podjęta zgodnie z art. 247 § 2 KSH w głosowaniu tajnym, bezwzględną większością głosów.

Sposób powołania członków zarządu może być inaczej uregulowany w umowie spółki. Regulacje w niej zawarte mogą przerzucać kompetencje do powołania zarządu na inne organy spółki; istnieje również możliwość przyznania uprawnień osobistych wspólnikowi do powoływania członków zarządu lub uprzywilejowania udziałów w przedmiocie powoływania członków zarządu.

Co ciekawe, istnieje także możliwość powołania członków zarządu spółki z o.o. przez osoby trzecie.

Mandat i kadencja – co to takiego?

Choć funkcjonalnie są ze sobą powiązane, mandat i kadencja to dwa odrębne pojęcia.

Kadencja to okres na jaki członek zarządu został powołany. Mandat natomiast jest umocowaniem do wykonywania funkcji członka zarządu.

Kadencja wpływa na okres ważności mandatu. Bez ważnego mandatu członek zarządu nie będzie władny sprawować swojej funkcji.

Kiedy w takim razie wygasa mandat? Dochodzi do tego w wyniku następujących sytuacji:

• upływu kadencji, po odbyciu zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni rok trwania kadencji; w takim przypadku warto jednakże wskazać, iż jeśli w umowie spółki uregulowano kadencję roczną lub krótszą, albo jeśli umowa spółki nic nie mówi o kadencji i nie zostało wskazane, że zarząd jest powołany na czas nieokreślony, to mandat członka zarządu wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu (art. 202 § 1 KSH);
• śmierci członka zarządu;
• rezygnacji członka zarządu;
• odwołania członka zarządu;
• skazania członka zarządu prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w art. 18 KSH. 

Ograniczenia zarządu wobec spółki: art. 207 KSH

W wykonywaniu swoich obowiązków członkowie zarządu podlegają pewnym ograniczeniom wobec spółki. Te ograniczenia wymienione są w Kodeksie spółek handlowych, w umowie spółki oraz (jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej) w uchwałach wspólników. 

Naruszenie powyższych ograniczeń może oznaczać:

• bezwzględną nieważność czynności prawnych (z wyjątkiem art. 230 KSH);
• odpowiedzialność odszkodowawczą względem spółki z o.o. na skutek podjętych działań niezgodnych z prawem;
• odpowiedzialność kontraktową;
• odpowiedzialność korporacyjną (zawieszenie w czynnościach lub odwołanie z funkcji).

W związku z tym, przed podjęciem jakichkolwiek działań, warto pamiętać o ww. ograniczeniach i w razie potrzeby przeanalizować przepisy oraz dokumenty źródłowe spółki, aby uniknąć ewentualnych przykrych konsekwencji.

Jak działa zakaz konkurencji w przypadku członka zarządu?

Zgodnie z art. 211 KSH, członek zarządu spółki z o.o. musi uzyskać od niej zgodę na działania takie jak zajmowanie się interesami konkurencyjnymi, uczestniczenie w spółce konkurencyjnej jako wspólnik spółki cywilnej, spółki osobowej lub jako członek organu spółki kapitałowej, a także na uczestniczenie w innej konkurencyjnej osobie prawnej jako członek organu.

Zakaz ten obejmuje także posiadanie udziału w konkurencyjnej spółce kapitałowej w przypadku posiadania przez członka zarządu co najmniej 10% udziałów lub akcji tej spółki albo prawa do powołania co najmniej jednego członka zarządu.

A czym w praktyce jest działalność konkurencyjna? O działalności konkurencyjnej można mówić w sytuacji, w której członek zarządu zajmuje się interesami, których zakres pokrywa się z zakresem działań biznesowych spółki, w której sprawuje funkcję, lub gdy w jakikolwiek sposób uczestniczy w spółce prowadzącej podobną działalność. Jednak tylko działalność związana z konkurencyjnym współuczestnictwem na rynku będzie działalnością sprzeczną z interesem spółki.

Co grozi członkowi zarządu w przypadku dopuszczenia się działań konkurencyjnych wobec spółki? Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, członek zarządu może odpowiadać finansowo za szkodę wyrządzoną sprzecznym z prawem działaniem lub zaniechaniem (jeśli nie podejmie działań pomimo ciążącego na nim obowiązku).

Co jednak ważne, działalność konkurencyjna nie wpływa na ważność podjętych przez członka zarządu czynności prawnych. 

Art. 210 KSH – co z tym pełnomocnikiem?

Przepis art. 210 KSH reguluje sposób postępowania w sytuacji, gdy spółka oraz członek zarządu występują po dwóch różnych stronach procesu sądowego lub po przeciwnych stronach umowy.

W takim przypadku spółka powinna być reprezentowana przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników. 

Jeśli wszystkie udziały spółki należą do jednego wspólnika i jest on także jedynym członkiem zarządu, wówczas czynność prawna między wspólnikiem a spółką nie wymaga powołania pełnomocnika, jednakże powinna być zawarta w formie aktu notarialnego, o czym notariusz każdorazowo musi zawiadomić sąd rejestrowy (robiąc to za pośrednictwem systemu teleinformatycznego).

Powołanie pełnomocnika ma na celu ochronę interesów spółki, jej wspólników oraz wierzycieli. Zawarcie umów oraz stawiennictwo w procesie sądowym przez te same osoby występujące po dwóch stronach barykady stanowią tzw. czynności z samym sobą. Do katalogu tego typu działań należą również czynności jednostronne zmierzające do ustania obowiązywania już istniejących stosunków między spółką a członkiem jej zarządu, w tym także modyfikacja tych stosunków.

Z punktu widzenia prawa tak zawarte umowy czy podjęte czynności prawne są bezwzględnie nieważne. Oznacza to, że co do zasady nie istnieje możliwość ich późniejszego potwierdzenia. Zdecydowanie warto mieć to na uwadze i przed planowaniem jakichkolwiek czynności w relacji pomiędzy spółką a członkiem zarządu dokładnie przeanalizować sytuację spółki.

Odpowiedzialność członków zarządu spółki

Podstawowym (ale nie jedynym) przepisem regulującym odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o. jest przepis art. 299 KSH.

W świetle tego przepisu, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Istnieje jednak możliwość, aby członek zarządu uwolnił się od odpowiedzialności za te zobowiązania. Warunkiem jest wykazanie, że:

• członek zarządu we właściwym czasie zgłosił wniosek o ogłoszenie upadłości, lub
• w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu dotyczącym zatwierdzenia układu, albo
• niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło bez winy członka zarządu, albo
• pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu dotyczącym zatwierdzenia układu, wierzyciel nie poniósł szkody.

Istotą przepisu art. 299 KSH jest ochrona spółki z o.o. oraz, jej wspólników i wierzycieli przed prowadzeniem spraw spółki przez członków jej zarządu w sposób nieprawidłowy. Ta nieprawidłowość w prowadzeniu spraw koncentruje się na ryzyku doprowadzenia do pokrzywdzenia (niezaspokojenia) wierzycieli przez brak możliwości przeprowadzenia skutecznej egzekucji z majątku spółki. Przepis ten umożliwia zatem pociągnięcie członków zarządu, którzy sprawowali swoją funkcję w okresie powstania okoliczności koniecznych do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego, do odpowiedzialności za nierzetelne prowadzenie spraw spółki.

Okoliczności te omówimy szerzej w naszym następnym artykule. Zachęcamy do śledzenia naszych wpisów. 

Rola członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga wiele uwagi

Jak widać, pojęcia zarządu, prowadzenia spraw oraz reprezentacji spółki nie są takie proste i wiąże się z nimi duża liczba regulacji, które mogą nastręczać wielu problemów w praktyce. Warto więc zapoznać się z wszystkimi związanymi z tą rolą przepisami jeszcze przed podjęciem decyzji o objęciu funkcji członka zarządu i zdobyć pełną wiedzę na temat wszystkich plusów i minusów kierowania działalnością spółki. Po ewentualnym objęciu swojej funkcji warto jest też regularnie korzystać z pomocy fachowych doradców prawnych. 

W przypadku pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu.

¹ Z. Jara (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz do art. 201. Wyd. 5, Warszawa 2024

² Zob. zdanie odrębne wyrażone przez SN w uchwale z 18.7.2012 r., III CZP 40/12, Legalis; wyrok z 5.11.2010 r., I CSK 63/10, Legalis, z glosą aprobującą M. Borkowskiego, Lex 2013; wyrok z 21.1.2005 r., I CK 528/04, Legalis; WSA w Szczecinie w wyrok z 30.10.2013 r., I SA/Sz 559/13, Legalis, czy choćby J.P. Naworski, w: R. Potrzeszcz, T. Siemiątkowski, KSH. Komentarz, t. 2, 2011, art. 201; zob. też A. Szajkowski, M. Tarska, A. Szumański, w: S. Sołtysiński i in., KSH. Komentarz, t. 2, 2005, s. 456–457 – gdzie wymienieni autorzy dopuszczają także możliwość prowadzenia spraw w trybie art. 208 § 3 KSH.