Tax Alert 1/2013

Zmiany w zakresie fakturowania na rok 2013

Poniżej chcielibyśmy zaprezentować Państwu najistotniejsze zmiany w przepisach dotyczących fakturowania, które zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 11 grudnia 2012 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2012 r., poz. 1428) – dalej: Rozporządzenie fakturowe, weszły w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. Znowelizowane rozporządzenie ma na celu dostosowanie przepisów krajowych do regulacji dyrektywy 2006/112/WE, zmienionych przez dyrektywę 2010/45/UE w odniesieniu do kwestii dotyczących fakturowania.

Przepisy ww. rozporządzenia wprowadzają zmiany w następującym zakresie:

1. Wystawianie faktur przez zarejestrowanych podatników VAT zwolnionych

Zmieniony § 4 ust. 2 rozporządzenia dopuszcza możliwość wystawiania faktur przez zarejestrowanych podatników VAT zwolnionych. Jednocześnie podatnicy ci nie zostaną pozbawieni możliwości wystawiania rachunków, które zgodnie z § 17 pkt 4 rozporządzenia nadal będą uznawane za faktury. W konsekwencji zarejestrowany podatnik VAT zwolniony będzie miał możliwość dokonania wyboru, czy udokumentować daną transakcję rachunkiem, czy fakturą.

2. Dane na fakturze

Faktury jako dokumenty potwierdzające dokonanie dostawy towaru lub świadczenie usługi będą identyfikowane na podstawie swojej treści, a nie formalnego tytułu – od 1 stycznia nie ma już obowiązku oznaczania faktur tytułem „Faktura VAT”. Można używać np. skróconego określenia „Faktura” lub w ogóle zrezygnować z nagłówka. Znowelizowane przepisy § 5 rozporządzenia likwidują obowiązek umieszczania numeru rejestracyjnego samochodu na fakturach dokumentujących nabycie paliw. Z kolei mali podatnicy, rozliczający się metodą kasową, nie są już zobowiązani do zamieszczania terminu płatności należności wynikającego z dokonanej transakcji. Podatnicy dla własnych potrzeb dokumentacyjnych mogą jednak nadal zamieszczać te dane na wystawianych przez siebie dokumentach. Znowelizowane przepisy wprowadzają także nowe nazewnictwo dla faktur dokumentujących rozliczenie wg specjalnych procedur, które jest dla podatnika obligatoryjne. Od 1 stycznia 2013 roku ma on obowiązek umieszczania na fakturze wyrazów:

• „metoda kasowa” zastępujących wyrażenie „Faktura VAT – MP”,
• „samofakturowanie” – w przypadku podpisania umowy z kontrahentem,
• „procedura marży dla biur podróży”, które zastępują dotychczasowe wyrażenie „Faktura VAT marża”,
• „procedura marży – towary używane”; „procedura marży – dzieła sztuki” lub „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i dzieła sztuki” zastępujące dotychczasowe „Faktura VAT marża”;
• „odwrotne obciążenie” zastępujące obecnie stosowane pojęcia m.in. „reverse charge” czy „podatek rozlicza nabywca” (w tym przypadku – szczególnie w obrocie międzynarodowym – sugerujemy jednak umieszczanie dopisku „reverse charge” np. w nawiasie, w celu uniknięcia nieporozumień).

Ponadto, podatnik ma obowiązek umieścić na fakturze informację o przepisach ustawy, aktu wykonawczego, przepisu dyrektywy lub innej podstawy prawnej wskazującej, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia.

3. Faktura uproszczona

Przepis § 5 ust. 4 pkt 6 rozporządzenia umożliwia wystawienie faktury uproszczonej w przypadku, gdy kwota transakcji nie przekracza wartości 450 zł lub 100 euro (w przypadku, gdy kwoty określone są w euro). Przede wszystkim taka faktura charakteryzuje się ograniczoną ilością danych niezbędnych do jej wystawienia i może nie zawierać:

• Danych osobowych lub nazwy nabywcy towarów i usług oraz adresu;
• Miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu świadczonych usług;
• Ceny jednostkowej towaru lub usługi bez podatku;
• Wartości dostarczonych towarów lub usług bez kwoty podatku;
• Stawki podatku;
• Sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną;
• Kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek.

Jednocześnie zachowana jest możliwość wystawienia faktury zawierającej pełną ilość danych, jeżeli taka jest wola stron transakcji.

Faktury uproszczone nie mogą być wystawiane w przypadku:

• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz na terytorium kraju;
• wystawienia faktury na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej;
• dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku jest nabywca towaru lub usługobiorca.

4. Samofakturowanie

Instytucja samofakturowania polega na możliwości wystawiania faktur stwierdzających dokonanie dostawy towarów lub świadczenia usług przez nabywcę. Zmiany w tym zakresie likwidują sformalizowane dotychczas procedury i warunki wystawiania takich faktur. Przejawia się to między innymi w zniesieniu obowiązku informowania naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy na samofakturowanie i pozostawieniu wyboru rozwiązania i sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur w gestii stron transakcji. Również warunki dotyczące samej treści umowy dotyczącej samofakturowania uległy znacznej liberalizacji.

Wprowadzono jednak wymóg właściwego oznaczenia faktury wystawionej przez nabywcę poprzez zamieszczenie w jej treści wyrazu „samofakturowanie”.

5. Terminy wystawienia faktur

Od 1 stycznia 2013 roku podatnicy mają możliwość wystawiania faktur zbiorczych, dokumentujących transakcje dokonane w trakcie miesiąca kalendarzowego, które niekoniecznie mają charakter sprzedaży ciągłej. W tej sytuacji faktura musi zostać wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług.

Ponadto, zmieniony § 9 rozporządzenia wydłuża termin wystawienia faktur dokumentujących wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz świadczenie usług do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano danej czynności.

6. Faktury zaliczkowe

Zasady wystawiania faktur zaliczkowych zostały utrzymane w dotychczasowym brzmieniu. Nowość stanowi brak obowiązku wystawiania faktur na zaliczki w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów (od 1 stycznia 2013 roku tego typu zaliczki nie rodzą obowiązku podatkowego).

7. Dokumenty zmieniające fakturę

Zmiany dotyczące faktur korygujących i not korygujących zostały zawarte w § 13, § 14 i § 15 rozporządzenia. W nowym brzemieniu przepisów § 14 ust. 3 rozporządzenia zrezygnowano z obowiązku obecnego wymogu umieszczania, obok prawidłowej treści korygowanych pozycji, także pozycji i kwot błędnie wskazanych na fakturze korygującej. Jednocześnie, nowe przepisy nie zakazują umieszczania większej liczby danych na fakturze, co pozwoli na uniknięcie konieczności wprowadzania zmian w obecnie stosowanym systemie wystawiania dokumentów.

Zlikwidowano również obowiązek wysłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptacji jej treści w formie papierowej. Wymagana jest jednak akceptacja noty przez wystawcę faktury, jednakże sposób jej dokonania leży w gestii stron transakcji.

8. Faktury wewnętrzne

Ustawodawca przychylił się do głosów wielu podatników i postanowił uchylić obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych. Od 1 stycznia 2013 roku podatnicy mają możliwość prowadzenia dowolnego rodzaju dokumentacji potwierdzającej dokonanie takich czynności jak:

• Nieodpłatnej dostawy towarów i nieodpłatnego świadczenia usług;
• Wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów;
• Dostawy towarów dla której podatnikiem jest nabywca;
• Świadczenia usług dla którego podatnikiem jest usługobiorca.

Zmiana ta ma na celu ograniczenie obowiązków biurokratycznych związanych z dokumentowaniem powyższych czynności. Podkreślić jednak należy, iż w dalszym ciągu podatnicy mają możliwość, jeżeli chcą, wystawiania faktur wewnętrznych w dotychczasowej formie.

9. Przechowywanie faktur

Znowelizowane przepisy § 21 rozporządzenia ujednolicają kwestię przechowywania i udostępniania faktur zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania wystawionych i otrzymanych faktur oraz ich duplikatów na terytorium kraju. Ponadto, ww. podatnicy mogą przechowywać faktury elektroniczne poza terytorium kraju, pod warunkiem umożliwienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, bezzwłocznego dostępu on-line do tych faktur oraz możliwości poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

W przypadku dodatkowych pytań lub potrzeby przedyskutowania wpływu powyższych informacji na Państwa działalność biznesową zachęcamy do kontaktu.

Zespół RSM Poland

W celu uzyskania szczegółowych informacji prosimy o kontakt z naszym ekspertem Przemysławem Powierzą:

e-mail: ekspert@rsmpoland.pl

tel. +48 61 8515 766

fax +48 61 8515 786