Świadczenia na rzecz pracowników mobilnych

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Kiedy mamy do czynienia z pracownikiem mobilnym?
• Które świadczenia wypłacane pracownikowi mobilnemu generują powstanie przychodu do opodatkowania?
• Jak wygląda kwestia składek ZUS w przypadku świadczeń wypłacanych pracownikowi mobilnemu?

Wprawdzie pojęcie „pracownika mobilnego” nie zostało wprost uregulowane w przepisach prawa, to jednak pojawia się ono bardzo często w doktrynie i orzecznictwie sądowym. Immanentną cechą osoby korzystającej z tej formy zatrudnienia jest wykonywanie pracy w warunkach stałego przemieszczania się. Miejsce pracy w tym przypadku często określane jest w umowie obszarowo – jako terytorium kraju, województwo lub określony region. 

Z uwagi na to, że stałe zmiany miejsca wykonywania pracy przez pracownika są charakterystyczną cechą pracy mobilnej, przemieszczanie to nie stanowi podróży służbowej (podróż służbowa w swoim założeniu ma bowiem charakter incydentalnego i tymczasowego wyjazdu poza miejsce wykonywania pracy na polecenie pracodawcy w celu realizacji zadania służbowego). Skoro elementem kluczowym i standardowym pracy mobilnej jest ciągłe przemieszczanie się pracownika na określonym obszarze w celu wykonywania określonych zadań pracowniczych, to nie można tego przemieszczania uznać za podróż służbową, gdyż nie jest spełniona cecha incydentalności tego zdarzenia.

Nieodpłatne świadczenie jako przychód pracownika mobilnego

W związku z wykonywaniem pracy w trybie stałego przemieszczania się, pracownicy mobilni często, poza zasadniczym wynagrodzeniem, otrzymują od pracodawcy dodatkowe świadczenia. Są one finansowane bezpośrednio przez pracodawcę lub też pokrywane przez zatrudnionego i następnie zwracane mu przez firmę.

Zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych, wszelkiego rodzaju świadczenia nieodpłatne, które skutkują powstaniem po stronie pracownika przysporzenia majątkowego na podstawie stosunku pracy, stanowią dla niego przychód pracowniczy.

Jak wskazał Trybunał Konstytucyjny w jednym ze swoich wyroków, z nieodpłatnym świadczeniem stanowiącym przychód zatrudnionego mamy do czynienia w sytuacji, gdy łącznie zostały spełnione następujące warunki:

• świadczenie zostało spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z niego w pełni dobrowolnie);
• świadczenie zostało spełnione w interesie pracownika (a nie w interesie pracodawcy);
• świadczenie przyniosło pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;
• korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Diety i należności z tytułu podróży służbowej

Diety stanowią rodzaj należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowej. 

Jak już wskazaliśmy powyżej, pracownik mobilny, realizując swoje zadania służbowe w uzgodnionym przez strony miejscu pracy nie przebywa w podróży służbowej, a zatem pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty z tego tytułu diet i innych należności. 

Nie oznacza to jednak, że pracownik mobilny nie może nigdy znajdować się w podróży służbowej – jeżeli na polecenie pracodawcy będzie on wykonywał zadanie, którego realizacja będzie wymagana na obszarze niewskazanym w umowie o pracę jako miejsce pracy, to w tym zakresie możemy mieć do czynienia z podróżą służbową. W takim przypadku pracownikowi mobilnemu przysługiwać będą wszelkie należności związane z odbywanie podróży służbowej.

Praca mobilna a zapewnienie darmowego noclegu

Co do zasady, sądy oraz organy podatkowe stoją na stanowisku, że finansowanie przez pracodawcę noclegów dla pracowników mobilnych (wynikające z konieczności wykonywania przez nich czynności służbowych) nie stanowi przychodu pracownika, ponieważ świadczenie to spełnione jest wyłącznie w interesie pracodawcy. 

Jeżeli zatem zapewnienie noclegu pracownikowi mobilnemu jest konieczne dla prawidłowego i efektywnego wykonywania obowiązków pracowniczych (np. dotarcia na czas do kontrahenta), to wydatki z tego tytułu nie stanowią korzyści pracownika. Należy je traktować jako spełnienie przez pracodawcę obowiązku zapewnienia prawidłowego organizowania pracy. Na pracodawcy nie będzie w związku z tym ciążyć obowiązek obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu. 

W tym przypadku przychód z tytułu darmowego noclegu dla osoby wykonującej pracę mobilną nie powstanie – niezależnie od tego, czy wydatek zostanie poniesiony przez pracownika i następnie zwrócony przez pracodawcę, czy też ten ostatni poniesie go bezpośrednio.

Pokrycie kosztów przejazdu w przypadku pracowników mobilnych

Wydatki na przejazdy pracowników mobilnych (np. wydatki na paliwo, opłaty za autostrady, opłaty parkingowe), które są związane z wykonywaniem przez nich obowiązków pracowniczych, nie stanowią przychodu z tytułu stosunku pracy.

Organy podatkowe uważają, że wydatki te ponoszone są w interesie pracodawcy i mają charakter służbowy, a zatem nie stanowią dla pracownika mobilnego żadnego przysporzenia majątkowego. Pracodawca nie ma obowiązku rozliczać podatku dochodowego od osób fizycznych od wydatków na przejazdy pracownika mobilnego związane z wykonywaniem przez niego obowiązków pracowniczych. 

Wydatki poniesione na przejazdy służbowe osoby wykonującej pracę mobilną nie będą stanowić dla niej przychodu – zarówno, gdy zostaną poniesione bezpośrednio przez pracodawcę, jak i wówczas, gdy wydatek poniesie pracownik, a następnie pracodawca zwróci pracownikowi wartość poniesionego wydatku.

Wykonywanie pracy mobilnej a zapewnienie darmowego wyżywienia

Wydatki pracodawcy ponoszone z tytułu zapewnienia pracownikowi mobilnemu wyżywienia w trakcie wykonywania przez niego pracy stanowią przychód dla tego pracownika. 

Organy podatkowe uważają, że finansowanie lub zwrot przez pracodawcę wydatków na wyżywienie pracownika mobilnego to działanie przynoszące mu wymierną korzyść, zwłaszcza, że koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od wykonywania swoich obowiązków służbowych. Finansowanie przez pracodawcę kosztów wyżywienia (lub ich zwrot) nie są bowiem powiązane z organizacją pracy lub wyposażeniem pracowników w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy.

Pracodawca jest zatem w tym zakresie zobowiązany do rozliczenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Przychód pracownika a składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne

Jeżeli określone świadczenie oferowane przez pracodawcę nie stanowi przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to nie istnieje z tego tytułu obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Należy pamiętać, że w zależności od rodzaju i miejsca wykonywania pracy, inaczej będą kształtować się skutki w zakresie przychodu pracownika. Prawidłowe określenie konsekwencji podatkowych wymaga każdorazowej analizy stanu faktycznego.

Jeżeli mają Państwo pytania w zakresie przychodu pracownika wykonującego pracę mobilną lub potrzebują wsparcia w zarządzaniu kwestiami podatkowymi swojej firmy, zachęcamy do kontaktu.