Obowiązki sprawozdawcze spółek z udziałem kapitału zagranicznego

Lidia KRYSTMAN
Accounting Supervisor w RSM Poland

Okoliczności, powodujących konieczność kontaktu z polskimi urzędami przedsiębiorca będzie miał wiele – nie tylko w trakcie procesu zakładania spółki i jej rejestracji, ale także w czasie wypełniania obowiązków sprawozdawczych. To właśnie o podstawowych obowiązkach sprawozdawczych dla podmiotów gospodarczych z udziałem kapitału zagranicznego chciałabym dzisiaj napisać.

Inwestor zagraniczny zakładając spółkę w Polsce  ma szereg obowiązków sprawozdawczych. Na początek każdy zagraniczny przedsiębiorca powinien zadbać przede wszystkim o to, aby wszystkie sporządzone za granicą urzędowe dokumenty, którymi będzie się posługiwał w Polsce, były zaopatrzone w tak zwane „apostille”. „Apostille” to klauzula nakładana na zagraniczne dokumenty urzędowe, która umożliwia posługiwanie się nimi w polskich urzędach i instytucjach bez konieczności ich dodatkowej legalizacji (więcej na ten temat można przeczytać tutaj).

Każdy podmiot, który podlega przepisom kodeksu spółek handlowych zobowiązany jest do wpisu w ogólnopolskim spisie podmiotów – Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Głównym obowiązkiem sprawozdawczym firm zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym jest złożenie rocznego sprawozdania finansowego, w terminie zgodnym z ustawą o rachunkowości oraz aktem założycielskim spółki. Obowiązek ten spoczywa na kierowniku jednostki, który we właściwym rejestrze sądowym, obok rocznego sprawozdania finansowego, jest zobowiązany również złożyć:

• sprawozdanie z badania (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu),
• odpis uchwały bądź postanowienia właściwego organu spółki o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności (jeśli taki obowiązek narzuca ustawa o rachunkowości).

Obok podmiotów, które są obligatoryjnie zobowiązane do badania sprawozdań finansowych przez biegłych rewidentów, znajdują się również jednostki, dla których spełnienie określonych progów zmusza je do badania. Dotyczy to jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły przynajmniej dwa z trzech poniższych warunków podlegają obowiązkowemu badaniu sprawozdań finansowych:

• średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2.500.000,00 EUR,
• przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5.000.000,00 EUR.

15 marca 2018 r. został wprowadzony obowiązek przesyłania sprawozdań do Krajowego Rejestru Sądowego jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, poprzez przesłanie skanów dokumentacji. Sprawozdania finansowe sporządzone od 1 października 2018 r. muszą być wysyłane w formie elektronicznej w strukturze logicznej zawartej w Jednolitym Pliku Kontrolnym (więc o nowych przepisach można przeczytać tutaj).

Dla spółek, których członkami zarządu są osoby niebędące obywatelami Polski, oznacza to nałożenie dodatkowych obowiązków w postaci konieczności wyrobienia podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP, ale również wyrobienia indywidualnego numeru PESEL, który powinien być ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, lub powołania prokurenta działającego w tym zakresie.

Zgłoszenie do KRS opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym co najmniej przez jedną osoba fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisaną jako uprawnioną samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu lub poprzez ujawnionego z numerem PESEL prokurenta.

Jedną z możliwych dróg złożenia rocznego sprawozdania finansowego do Krajowego Rejestru Sądowego jest system e-krs, wymagający założenia indywidualnego konta, z którego będzie wysyłane sprawozdanie finansowe. Konto może być założone przez osobę dysponującą kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Należy, również pamiętać o obowiązkach sprawozdawczych wobec Narodowego Banku Polskiego oraz Głównego Urzędu Statystycznego.

Sam fakt finansowania spółek kapitałem zagranicznym rodzi obowiązki sprawozdawcze wobec Narodowego Banku Polskiego oraz Głównego Urzędu Statystycznego. Kluczowe pojęcia jakie należy znać wywodzące się z przepisów prawa dewizowego to rezydent i nierezydent.

Rezydentem jest każda osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w kraju i osoba prawna z siedzibą w kraju (w tym wypadku w Polsce). Nierezydentem jest natomiast osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania za granicą i osoba prawna, której siedziba znajduje się poza granicami Polski, a która posiada zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu. Nierezydentami są również znajdujące się za granicą oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez rezydentów.

Określenie kręgu podmiotów zobowiązanych do przekazywania sprawozdań oraz wysokości limitów, których przekroczenie obliguje do przesyłania sprawozdań, reguluje Ustawa z 27 lipca 2002 r. Prawo dewizowe. Obowiązek sprawozdawczy dotyczy wszystkich rezydentów dokonujących obrotu dewizowego z nierezydentami.

Dane niezbędne do wykazania w sprawozdaniach Narodowego Banku Polskiego są pozyskiwane z ksiąg rachunkowych spółki. Wszystkie dane wykazuje się w złotówkach przeliczanych po kursie średnim Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia okresu, za który jest sporządzane sprawozdanie. Pierwsze wyliczenie jest niezbędne do określenia, czy dany podmiot osiągnął progi sprawozdawcze, oraz określenia czy podlega kwartalnym czy miesięcznym sprawozdaniom. Najwygodniejszym sposobem wypełnienia obowiązków sprawozdawczych jest korzystanie z formy elektronicznej sprawozdań i składanie ich za pomocą portalu Narodowego Banku Polskiego.

Jeżeli w spółce występuje kapitał zagraniczny, ciąży na niej również obowiązek sprawozdawczy wobec Głównego Urzędu Statystycznego. Co roku spółka z kapitałem zagranicznym jest zobowiązana do przedkładania do GUS-u co najmniej dwóch sprawozdań:

• SP – Rocznej Ankiety Przedsiębiorstwa,
• KZ – Sprawozdania dla podmiotów z kapitałem zagranicznym.

Obowiązków i wymagań jest wiele, więc zgubić się w nich jest łatwo. Powierzając te zadania zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie, przedsiębiorca może skupić się na podstawowej działalności, bez konieczności angażowania czasu na analizowanie i kontrolę prawidłowości wypełnienia obowiązków sprawozdawczych i aktualizacyjnych.

Misją RSM Poland jest wspieranie zagranicznych przedsiębiorców zarówno od strony podatkowej, rachunkowej, jak i prawnej tak, aby mogli w sposób swobodny i pewny działać na polskim rynku.