Firma audytorska - jak ją dobrze wybrać?

jak upewnić, się, że wybrana przez nas firma audytorska spełni pokładane w niej oczekiwania? Wiele miejsca na łamach naszych stron, a także ogólnopolskich dzienników, poświęciliśmy temu, jak istotne są usługi audytorskie, ile znaczą dla biznesu, jak powinna wyglądać współpraca zarządów czy organów nadzorczych z audytorami, a także jakimi cechami powinien się wyróżniać audytor. Teraz przyszedł czas, aby powiedzieć kilka słów, jak tego audytora (biegłego rewidenta czy też firmę audytorską) należy wybrać.

Wielu przedsiębiorców wciąż nie jest świadomych, że ich przedsiębiorstwo podlega obligatoryjnemu badaniu sprawozdań finansowych przez biegłego rewidenta, a przecież podział wyniku za rok obrotowy bez spełnionego wymogu audytu jest nieważny z mocy prawa. Gros księgowych i zarządów zdaje sobie co prawda z tego sprawę, ale nie zawsze podchodzi do tematu właściwie, m.in. wybierając biegłego rewidenta niezgodnie z przepisami prawa bilansowego. Tutaj należy podkreślić, że także niewłaściwie wybrany audytor to ryzyko nieważności audytu i tym samym nieważności podziału wyniku z mocy prawa. Jest jeszcze część podmiotów, które i są świadome konieczności audytu, i znają podstawy prawidłowego wyboru firmy audytorskiej, a z różnych przyczyn audytor i tak zostaje wybrany niewłaściwe z punktu widzenia praktyki współpracy jednostki z biegłym rewidentem.

Poniżej w kilku krokach przedstawimy najważniejsze, naszym zdaniem, zasady, którymi kierować powinny się firmy, dokonując wyboru biegłego rewidenta.

Po pierwsze – zobowiązanie do badania sprawozdania finansowego

W pierwszej kolejności należy ustalić, jakie podmioty/jednostki są zobligowane do audytu. Zobowiązane do przedłożenia swoich sprawozdań finansowych do badania przez biegłego rewidenta są bowiem nie tylko podmioty spełniające określone 2 z 3 kryteriów (mowa o sumie bilansowej, przychodach i zatrudnieniu), ale zgodnie z art. 64 ust. 1, 3 oraz 4 ustawy o rachunkowości (dalej: Uor) także m.in. banki, spółki akcyjne, spółki przejmujące jak i spółki nowo zawiązane w wyniku połączenia, jednostki sporządzające swoje sprawozdania wg MSSF czy grupy kapitałowe sporządzające skonsolidowane sprawozdania finansowe. Jako praktycy spotykamy się często z sytuacjami, w których małe pod kątem swojej sumy bilansowej, obrotów czy zatrudnienia spółki akcyjne zapominają o wymogu audytu.

Po drugie – organ uprawniony do wyboru audytora

Co do zasady, wyboru audytora (firmy audytorskiej, art. 66 ust. 4 Uor) dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, chyba że np. statut albo umowa stanowią inaczej. Nierzadko spotykamy się z taką sytuacją w praktyce, kiedy wybór audytora zostaje przez właścicieli scedowany na radę nadzorczą. Istotnym jest jednak fakt, iż takiego wyboru nie może dokonać kierownik jednostki (najczęściej utożsamiany z zarządem).

Po trzecie – umowa z biegłym rewidentem co najmniej na dwa lata

Warto w tym miejscu przypomnieć, iż niedawne zmiany w Uor wprowadziły obowiązek zawierania umowy z audytorem na przynajmniej 2 lata (art. 66 ust. 5: W przypadku badania ustawowego pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne co najmniej dwuletnie okresy).

Po czwarte – zachowanie niezależności

Dokonując wyboru firmy audytorskiej, należy się sugerować nie tylko koniecznością zachowania niezależności, ale także doświadczeniem biegłego rewidenta, jego wiedzą o biznesie, stosowaniem przez firmę audytorską zasad wewnętrznej weryfikacji, spełnieniem przez nią zasad ciągłego doskonalenia, stosowaniem etyki zawodowej czy renomą. Na temat niezależności można by napisać kilka odrębnych artykułów, natomiast ważne podkreślenia wydaje się być – na bazie naszych obserwacji – aby firma audytorska, a w szczególności kluczowy biegły rewident nie był powiązany czy to osobowo, czy kapitałowo ze swoim klientem, co dalej spowodować mogłoby nieobiektywne zaprojektowanie procedur audytowych i późniejsze wydanie wadliwego sprawozdania z badania (dawniej zwanego opinią). Także audytor działający pod wpływem presji wywoływanej przez klienta jest narażony na działanie nieetyczne i zależne od swojego klienta. Szerzej temat ten został poruszony w Ustawie o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (dalej: Uobr), gdzie, przykładowo w art. 69 ust. 6 czytamy: Firma audytorska oraz kluczowy biegły rewident nie przeprowadzają badania, jeżeli istnieje zagrożenie wystąpienia autokontroli, czerpania korzyści własnych, promowania interesów badanej jednostki, zażyłości lub zastraszenia spowodowanych stosunkiem finansowym, osobistym, gospodarczym, zatrudnienia lub innym między badaną jednostką a kluczowym biegłym rewidentem […].

Po piąte – lepiej wcześniej niż później

Z praktycznego punktu widzenia wybór audytora powinien zostać przeprowadzony na tyle wcześnie, aby firma audytorska mogła odpowiednio zaprojektować swoje wstępne prace, kładąc nacisk na weryfikację kontroli wewnętrznej czy poznanie biznesu klienta. Dzięki temu dalsze testy i prace końcowe przebiegną sprawnie, co na pewno będzie z korzyścią dla badanej jednostki. Należy pamiętać, że większość podmiotów decyduje się na audyt w okresie luty-marzec, kiedy to dodatkowo należy sporządzać zestawienia podatkowe, budżety, raporty do spółek dominujących, itp. Odpowiednio wcześniej zaplanowana współpraca z biegłym rewidentem pozwoli uniknąć działania w pośpiechu i tym samym przysporzy jednostce wielu korzyści (przeczytaj artykuł o współpracy księgowych, zarządów, rad nadzorczych z audytorem).

Warto dodać, że czas wyboru audytora powinien umożliwić biegłemu rewidentowi obserwację inwentaryzacji – jest to podstawowy test na istnienie zapasów, który ciężko zastąpić innymi procedurami w odróżnieniu od weryfikacji pozostałych aktywów obrotowych. Tak więc jednostki sporządzające swoje sprawozdania na np. 31.12.2019 roku, co do zasady, powinny już być po wstępnych spotkaniach z audytorami i omówieniu współpracy w nadchodzących miesiącach. Oczywiście jeszcze lepszą sytuacją byłoby wprowadzenie ciągłej współpracy z audytorem czy też przynajmniej wybór biegłego rewidenta na kilka lat – zbyt częsta bowiem zmiana audytora zanim biegły rewident dobrze pozna biznes klienta i ryzyka nie dostarcza wartości dodanej nie tylko właścicielom, ale kierownictwu czy księgowym jednostki.

Jaka firma audytorska będzie najlepszym wyborem dla twojego przedsiębiorstwa?

Reasumując, aby dobrze wybrać firmę audytorską, warto:

• wybór audytora zaplanować odpowiednio wcześnie;
• zebrać dane i mieć pełny obraz o audytorach, znać opinie o ich pracy, wiedzieć, jakimi dana firma audytorska dysponuje zasobami, czy stosuje weryfikację wewnętrzną czy posiada swój dział techniczny do rozwiązywania niecodziennych kwestii, itp.;
• przed wyborem biegłego rewidenta zaprosić do spotkania 2-3 firmy audytorskie, aby przekonać się, jakie mają podejście do współpracy z klientem, aby zrozumieć metodologię audytu oraz to, czy obie strony będą się rozumieć w trakcie współpracy. Dobrze, jeśli badana jednostka jest przekonana, że audytor spełni oczekiwania właścicieli, także wypadku np. weryfikacji dodatkowego pakietu konsolidacyjnego sporządzanego wg US GAAP czy MSSF (IFRS);
• poruszyć temat fakturowania za dodatkowe godziny spędzone na wykraczające poza audyt czynności, wyjaśnienia czy np. ponowne weryfikacje sprawozdania finansowego.

Mając te informacje, kierownictwo jednostki powinno z przekonaniem rekomendować czy to właścicielom, czy radzie nadzorczej daną firmą audytorską. A po podjęciu uchwały o jej wyborze i podpisaniu kontraktu na przeprowadzenie audytu, obie strony powinny rozpocząć dobrą, długofalową i owocną dla wszystkich interesariuszy współpracę. Aby do tego doszło niewątpliwie istotne jest też zaangażowanie się wspólników czy rad nadzorczych w proces wyboru audytora.