Audyt jako inwestycja – jak uniknąć błędów przy wyborze firmy audytorskiej

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Co wpływa na cenę badania sprawozdania finansowego firmy?
• Kiedy należy rozpocząć proces poszukiwania firmy audytorskiej?
• Kto jest odpowiedzialny za wybór firmy audytorskiej przeprowadzającej badanie jednostki?

Wybór firmy audytorskiej to dla przedsiębiorców i osób zarządzających finansami organizacji istotna decyzja. Od jakości współpracy z audytorem zależy nie tylko rzetelność sprawozdań finansowych, ale również bezpieczeństwo danych i reputacja firmy na rynku. Niestety, w praktyce proces wyboru biegłego rewidenta bywa pełen pułapek, które mogą prowadzić do niepotrzebnych dodatkowych kosztów, dezorganizacji pracy wewnątrz organizacji, konfliktów interesów, a nawet naruszenia przepisów prawa. Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy wyborze firmy audytorskiej w Polsce i jak ich uniknąć?

Wybierając firmę audytorską do badania sprawozdania finansowego unikaj pułapki niskiej ceny

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez podmioty szykujące się do przeprowadzenia badania jest wybór audytora wyłącznie na podstawie ceny. Niestety, w wielu przedsiębiorstwach nadal dominuje przekonanie, że badanie sprawozdań finansowych to uciążliwy obowiązek i dodatkowy koszt, który należy maksymalnie ograniczać.

Warto jednak pamiętać, że właściwe wykorzystanie wiedzy i wniosków, które wysuwają po odpowiednio przeprowadzonym procesie biegli rewidenci lub firmy audytorskie, to również inwestycja w bezpieczeństwo i rozwój organizacji.

Porównując zebrane oferty warto się zastanowić nad tym, co tak naprawdę jest zawarte w cenie usługi, zwłaszcza w przypadku wycen plasujących się poniżej średniej rynkowej. Z jednej strony może to wynikać ze struktury firmy audytorskiej i niższych kosztów wykonania zlecenia, ale równie dobrze, może być skutkiem mniejszego zaangażowania zespołu audytowego w wymagane działania (lub jego mniejszego doświadczenia). Przy analizie podmiotów upoważnionych do świadczenia tych zadań warto również zwrócić uwagę na kompetencje, doświadczenie i model współpracy z danym zespołem.

Przeglądając listę firm audytorskich zweryfikuj doświadczenie i specjalizacje biegłych rewidentów

Jeśli biegli rewidenci lub firmy audytorskie nie znają specyfiki konkretnej branży, mogą nie dostrzec ryzyk lub zastosować strategię badania niedopasowaną do potrzeb danej organizacji. Dlatego na etapie wyboru warto sprawdzić, czy zespół ma doświadczenie w pracy z podobnymi podmiotami oraz czy posiada właściwe uprawnienia. Dobrą praktyką jest również zapytanie potencjalnego zespołu o referencje.

Ustal jasne reguły komunikowania się z zespołem w trakcie audytu

Płynna wymiana informacji z zespołem audytorskim jest kluczowa do sprawnego przebiegu współpracy.  Przejrzyste zasady komunikacji (prowadzonej nie tylko w języku polskim, ale też w razie potrzeby angielskim) minimalizują ryzyko nieporozumień i przyspieszają realizację zadań, szczególnie w przypadku dużych podmiotów lub firm należących do międzynarodowych organizacji.

Równie istotna jest realna dostępność zespołu audytorskiego, zwłaszcza w kontekście dotrzymania ustalonych terminów realizacji zlecenia. Przeciążony zespół audytowy może nie być w stanie przeprowadzić badania w wymaganym czasie, co może wpłynąć na inne procesy w firmie, np. na zatwierdzenie sprawozdań finansowych i wywiązanie się z obowiązków sprawozdawczych do banków lub wymaganych w ramach grupy kapitałowej.

Już na etapie rozmów z potencjalnym dostawcą usług warto zwrócić uwagę na styl komunikacji, otwartość na rozmowę i gotowość do wyjaśniania wątpliwości. Jeśli inne działy w organizacji mają już jakieś doświadczenia w pracy z daną firmą – na przykład w wyniku optymalizacji procesów finansowych przeprowadzanej w ramach audytu wewnętrznego – warto je wziąć pod uwagę. 

Upewnij się, że wybierasz firmę audytorską zgodnie z przepisami prawa

Zgodnie z art. 66 ust. 4 Ustawy o rachunkowości, wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki. Najczęściej jest to walne zgromadzenie lub rada nadzorcza. Kierownik jednostki – czyli zarząd – nie ma uprawnień do samodzielnego podjęcia decyzji, chyba, że statut lub inne przepisy stanowią inaczej.

Dodatkowo należy upewnić się, że wybrana firma audytorska spełnia wymogi niezależności określone w ustawie o biegłych rewidentach oraz w krajowych standardach badania. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować sankcjami, a także utratą wiarygodności sprawozdań finansowych.

Rozpocznij proces wyboru audytora we właściwym czasie

Rozpoczęcie poszukiwań firmy audytorskiej na ostatnią chwilę to ryzykowna strategia. W pośpiechu łatwo pominąć istotne aspekty współpracy. Warto więc zaplanować proces wyboru z odpowiednim wyprzedzeniem, aby mieć czas na rozmowy, negocjacje i weryfikację ofert. Wcześniejsze rozpoczęcie procesu daje czas na lepsze przygotowanie dokumentacji i zwiększa komfort współpracy, chociażby dzięki obecności audytora podczas przeprowadzania inwentaryzacji. Warto podkreślić, że nieobecność biegłego rewidenta na tym etapie badania może skutkować brakiem możliwości potwierdzenia istnienia aktywów, co z kolei może rodzić konieczność powtórzenia procesu (i oznaczać dodatkowe koszty) albo wpłynąć na kształt opinii w sprawozdaniu z badania.

Szukając firm audytorskich przeprowadzających badanie sprawozdań warto postawić na jakość

Wybór firmy audytorskiej to istotna decyzja, mająca istotny wpływ na bezpieczeństwo oraz reputację organizacji. Traktując ten proces jak wybór partnera biznesowego podmioty zwiększają szansę na wartościową współpracę, która nie tylko spełni obowiązki formalne, ale także wskaże możliwości rozwoju. Doświadczony audytor może wskazać sposoby usprawnienia procesów i reguł przeprowadzania kontroli wewnętrznych, a także zwrócić uwagę na ryzyka wynikające ze zmian legislacyjnych. Warto podejść do procesu z rozwagą, traktując audyt jako inwestycję w przyszłość Twojej firmy.