Własna działalność - jak wejść na rynek, minimalizując ponoszone koszty?

Agnieszka KURKOWSKA
Accounting Manager w RSM Poland

Piotr jest młodym rehabilitantem. Znamy się od lat. Słuchając o jego biznesowych pomysłach, zawsze zazdrościłam mu jego zaangażowania w nowe projekty i wyzwania. Dlatego też kiedy dwa lata temu zwrócił się do mnie z zapytaniem, jak wejść na rynek minimalizując ponoszone koszty, przystąpiłam do zgłębiania tematu. Chętnie podzielę się z Wami wnioskami.  

Zakładanie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma wydatkami. Wchodzący na rynek Piotr-przedsiębiorca nie jest w stanie pokryć ich wszystkich od razu. Zastanawialiśmy się wspólnie nad wykorzystaniem do celów firmowych posiadanego przez Piotra majątku. Od razu pomyśleliśmy o przekazaniu na cele prowadzonej działalności samochodu, którym rehabilitant mógłby dojeżdżać do pacjentów.

Zastanówmy się, jak taka czynność powinna wyglądać z formalnego punktu widzenia i jakie niesie ze sobą skutki dla Piotra.

Przekazanie majątku prywatnego na cele działalności gospodarczej

Stan faktyczny: samochód został zakupiony przez mojego przyjaciela ponad rok temu dla celów prywatnych, nie odliczono VAT. Piotr dysponuje fakturą na jego zakup, jest jedynym właścicielem pojazdu. Piotr jest czynnym podatnikiem VAT. Podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Piotr zamierza wykorzystywać samochód wyłącznie do celów prowadzonej działalności, w związku z tym wprowadzi go do majątku firmy jako środek trwały.

Przypomnijmy, że w świetle Ustawy o rachunkowości, środkiem trwałym określamy taki składnik majątku prywatnego, który stanowi własność lub współwłasność podatnika, jest kompletny i zdatny do użytku, przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok oraz wykorzystywany jest on wyłącznie do celów działalności gospodarczej.

Spełnienie powyższych warunków pozwoliło Piotrowi na późniejsze zaliczanie w ciężar kosztów wydatków związanych z użytkowaniem przekazanego samochodu.

Dokumentacja

Zgodnie z przyjętą praktyką, Piotr dokonał przekazania samochodu na cele działalności gospodarczej na podstawie oświadczenia.

Oświadczenie zostało sporządzone na piśmie. Oprócz daty i miejscowości sporządzenia, danych przedsiębiorcy, oświadczenia o prawie do własności rzeczy, Piotr określił, jaki składnik majątku, o jakiej wartości oraz z jaką datą zostanie przekazany na potrzeby działalności.

O ile data i dane przedsiębiorcy nie budzą większych wątpliwości, o tyle wątpliwości może budzić sposób ustalenia wartości początkowej przekazanego majątku.

Najczęściej wartością początkową jest cena nabycia środka trwałego, którą najprościej udokumentować fakturą, rachunkiem bądź innym dokumentem sprzedaży. Z takiego rozwiązania skorzystał Piotr.

Jeśli podatnik nie dysponuje dokumentem zakupu środka trwałego, musi sam dokonać jego wyceny, uwzględniając cenę rynkową środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz stan i stopień zużycia.

W przypadku, gdy właściciel sam wytworzył środek trwały, jego wartością początkową będzie koszt wytworzenia, na którą złożą się cena nabycia zużytych do wytworzenia rzeczowych składników majątku, wykorzystanych usług obcych, kosztów wynagrodzeń za pracę oraz inne koszty.

Gdy podatnik nie jest w stanie określić kosztu wytworzenia, wartość początkową ustala się w wysokości określonej przez biegłego, powołanego przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych w grudniu roku poprzedzającego.

Natomiast w przypadku otrzymania składnika majątku jako darowizny lub też spadku, za wartość początkową uznaje się wartość rynkową przedmiotu z dnia nabycia lub też kwotę wynikającą z umowy o nieodpłatnym przekazaniu, jeśli jest niższa niż rynkowa.

Ustalenie wartości początkowej środka trwałego jest istotnym elementem oświadczenia, gdyż to od tej wartości dokonywane będą odpisy amortyzacyjne.

PIT

Amortyzacja środków trwałych wprowadzonych do działalności gospodarczej z majątku prywatnego nie różni się od amortyzowania środków trwałych nabytych bezpośrednio na potrzeby firmy.

Podsumowując, Piotr wszedł na rynek świadcząc mobilne usługi rehabilitacji z wykorzystaniem niezbędnego narzędzia pracy, jakim jest samochód, nabyty wcześniej na cele prywatne, poprzez przekazanie go na podstawie oświadczenia z majątku prywatnego na cele związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Po dwóch latach od momentu przekazania majątku prywatnego na cele prowadzonej działalności gospodarczej Piotr pojawił się z nowym pomysłem – planuje pozbyć się samochodu.

Usunięcie z działalności gospodarczej składnika majątkowego

Osoba prowadząca działalność gospodarczą, która chce usunąć z działalności gospodarczej składnik majątkowy, ma do wyboru kilka opcji. Sposobem, który jako pierwszy przychodzi na myśl, jest oczywiście sprzedaż. Przedsiębiorca ma również do wyboru opcję wycofania na własne potrzeby, jak też darowiznę.

Wybór jednej z powyższych opcji zależy wyłącznie od decyzji przedsiębiorcy. Musi być ona jednak przemyślana, ponieważ każde z powyższych działań rodzi odmienne skutki podatkowe.

Zastanówmy się zatem , jakie - w zależności od dokonanego wyboru - skutki w podatku dochodowym od osób fizycznych spowoduje pozbycie się samochodu z majątku firmy. Czy i kiedy czynność ta zostanie opodatkowana podatkiem od towarów i usług?

Sprzedaż

PIT

Przedsiębiorca opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, który planuje pozbyć się środka trwałego wykorzystywanego w działalności gospodarczej może taki składnik majątku oczywiście sprzedać. Sprzedając składniki firmowego majątku przedsiębiorca musi liczyć się z faktem, iż otrzymane z tego tytułu środki będą stanowiły przychód w firmie. Zatem kwota, za którą zostanie zbyty firmowy samochód będzie podlegać opodatkowaniu stawką podatku odpowiednią dla formy, która obowiązuje w danym modelu działalności.

Warto mieć na uwadze, że podatek płacony jest od dochodu i jeśli pojazd nie został jeszcze całkowicie zamortyzowany, do przychodu należy przypisać koszty, którymi w tym przypadku będzie niezamortyzowana wartość samochodu. Jeśli sprzedany samochód jest w pełni zamortyzowany, do kosztów uzyskania przychodów nie zaliczymy żadnych kwot. Kwoty te stanowiły bowiem koszty uzyskania przychodu w okresie amortyzacji.

VAT

Analizując temat od strony opodatkowania podatkiem od towarów i usług, sprawa wydaje się prosta. Opodatkowaniu VAT podlega bowiem sprzedaż samochodów wykorzystywanych do działalności opodatkowanej, bez względu na to, czy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia VAT przy jego nabyciu, czy też nie.

Zwolnione z podatku są jedynie dostawy towarów wykorzystywanych wyłącznie na cele działalności zwolnionej od podatku, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów nie przysługiwało dokonującemu ich dostawy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Dokumentacja

Sprzedając środek trwały, podatnik ma obowiązek sporządzenia faktury. Faktura powinna zawierać datę jej wystawienia, numer dokumentu, nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy i numery NIP, datę dostawy, nazwę towaru, miarę i ilość towarów, cenę netto, stawkę podatku, kwotę należności ogółem.

Wycofanie z działalności – przeniesienie na użytek prywatny

PIT

Wycofanie samochodu z działalności gospodarczej i przekazanie go na potrzeby prywatne nie będzie samo w sobie źródłem przychodu. Sytuacja ulega zmianie w momencie, w którym podatnik zdecyduje się na sprzedaż uprzednio wycofanego z działalności gospodarczej auta. Czynność ta bowiem rodzić przychód z działalności gospodarczej. Co ważne, przychód powstanie nawet w sytuacji, gdy działalność będzie już formalnie rozwiązana.

Aby przychód osiągnięty ze sprzedaży wycofanego z działalności auta był zwolniony z opodatkowania musi minąć co najmniej 6 lat, licząc od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym samochód został wycofany z działalności.

VAT

Przekazanie samochodu na cele prywatne nie będzie czynnością opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w przypadku, gdy podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku przy nabyciu samochodu.

Późniejsza sprzedaż tego samochodu z majątku prywatnego nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT. Wynika to z faktu, że okazjonalna, jednorazowa sprzedaż samochodu z majątku prywatnego nie jest uznana za działalność gospodarczą a sprzedający nie działa w charakterze podatnika w tej transakcji.

Przekazanie samochodu na cele prywatne będzie czynnością opodatkowaną VAT w przypadku, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku przy nabyciu samochodu.

Późniejsza sprzedaż samochodu z majątku prywatnego, podobnie jak w powyższej sytuacji, nie będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT.

Dokumentacja

Przekazanie składnika majątku firmy na potrzeby prywatne należy odpowiednio udokumentować. Do tego celu służy protokół przekazania środka trwałego, zawierający datę wystawienia, dane firmy, datę przekazania środka trwałego na cele prywatne, opis środka trwałego umożliwiający jego identyfikację oraz oczywiście podpis przedsiębiorcy.

Przekazany środek trwały należy wykreślić z ewidencji środków trwałych.

Darowizna

PIT

Dokonanie darowizny składnika majątku firmowego na rzecz członka najbliższej rodziny należącego do tzw. podatkowej grupy zerowej (np. syn, córka, małżonka, rodzice, rodzeństwo), nie rodzi obowiązku zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych. Członek rodziny będzie mógł sprzedać samochód bez zapłaty podatku po upływie zaledwie 6 miesięcy od jego otrzymania.

W przypadku, gdy darowany samochód jest składnikiem majątku firmy, ostatniego odpisu amortyzacyjnego podatnik dokonuje za miesiąc, w którym została dokonana darowizna.

Niezamortyzowaną wartość środka trwałego nie ujmuje w kosztach uzyskania przychodu. Wynika to z ogólnej definicji kosztu, która stanowi, że koszt musi być ponoszony w związku z osiąganym przychodem. Brak przychodu w przypadku darowizny oznacza tym samym brak kosztu. 

Podatnik nie ma obowiązku korygowania odpisów amortyzacyjnych dokonanych do momentu przekazania składnika i wyłączania ich z kosztów podatkowych.

VAT

Jeżeli Podatnik dokona darowizny samochodu osobowego, to w sytuacji, gdy przysługiwało mu prawo do odliczenia podatku VAT od jego nabycia, będzie musiał naliczyć VAT jak od sprzedaży.

Opodatkowaniu VAT nie podlega natomiast nieodpłatne przekazanie samochodu, przy nabyciu którego podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT.

Dokumentacja

Jeśli umowa ma być od razy wykonana, wystarczająca jest umowa ustna. Jednakże dla celów dowodowych oraz na wypadek kontroli urzędu skarbowego lepiej sporządzić umowę w formie pisemnej.

Umowa poza miejscem i datą sporządzenia oraz oznaczeniem stron powinna zawierać oświadczenie darczyńcy określające przedmiot darowizny, oświadczenie, że darczyńca ma prawo dysponować przedmiotem darowizny oraz oświadczenie o tym, że przedmiot nie ma wad.

Umowa darowizny powinna zawierać zarówno oświadczenie darczyńcy o chęci przekazania określonej rzeczy czy kwoty pieniędzy, jak i oświadczenie obdarowanego o tym, że darowiznę przyjmuje.

Zastanawiam się, jaką decyzję podejmie Piotr.