Nowe zasady podpisywania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności w praktyce

Czas czytania: 4 minuty.

Krzysztof Warakomski
Corporate Advisory Manager w RSM Poland
Radca Prawny
 

Przypomnijmy, że od 1 stycznia tego roku istnieje nowa możliwość odnośnie podpisywania sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności. Jeśli jednostką sporządzającą wymienione sprawozdania kieruje organ wieloosobowy wystarczy, że sprawozdanie podpisze tylko jeden z jego członków, a pozostali, zamiast podpisów, złożą oświadczenia, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy. Oświadczenia wraz ze sprawozdaniami, do których się odnoszą należy złożyć przez elektroniczną platformę S24 lub jej bezpłatną alternatywę – elektroniczną platformę przeznaczoną wyłącznie do składania dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Odpowiednie funkcje w obu tych platformach elektronicznych uruchomiono od 1 czerwca tego roku. 

Jak to wygląda w praktyce?

Przykładowo, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, którą kieruje zarząd trzyosobowy, wystarczy obecnie, że sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności podpisze tylko jeden członek zarządu. Pozostali dwaj członkowie zarządu mogą złożyć oświadczenia, że dane sprawozdanie spełnia wymogi ustawy. Następnie wszystkie dokumenty składa się przez wspomniane powyżej platformy.

Nowe zasady tylko dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością z zarządem wieloosobowym

To nowe rozwiązanie wydaje się być szczególnie przydatne dla tych podmiotów, w zarządach których zasiadają obcokrajowcy. Jak wynika z naszego doświadczenia, to najczęściej właśnie w takich spółkach członkowie zarządu nie posiadają odpowiednich kwalifikowanych podpisów elektronicznych lub mają trudności z ich użyciem. Prowadzi to do uchybień i opóźnień w wykonywaniu obowiązków sprawozdawczych i składaniu sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności. Te z kolei, niestety coraz częściej, przeradzają się w dolegliwe kary finansowe nakładane przez sąd rejestrowy na spółkę lub członków jej zarządu. Warto więc mieć na uwadze, że obecnie możliwe jest właściwe podpisanie sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności nawet wtedy, gdy nie mogą tego zrobić wszyscy członkowie zarządu. Niemniej, trzeba pamiętać, że nowe rozwiązania mogą być zastosowane tylko w tych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których zarząd jest przynajmniej dwuosobowy. W przypadku zarządu jednoosobowego podpis jedynego członka zarządu jest nadal konieczny i nie może być zastąpiony jego oświadczeniem, że sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie z działalności spełnia wymogi ustawowe.

Co powinno zawierać oświadczenie dotyczące sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności i w jakiej formie można je przygotować?

Wymogi co do treści oświadczenia nie są skomplikowane. W oświadczeniu członka zarządu należy wskazać sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie z działalności, którego takie oświadczenie dotyczy. Co do oświadczenia odnośnie sprawozdania finansowego, w przepisach ustawy o rachunkowości wskazano, aby w szczególności podać w nim datę i godzinę podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Istnieje zatem dość duża dowolność w układaniu treści oświadczenia – najważniejsze, aby finalnie nie było wątpliwości co do tego, jakiego sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności to oświadczenie dotyczy. Ze względów praktycznych, oświadczenie powinno być sporządzone i złożone w języku polskim. Sporządzenie go również w innym języku, na przykład dla zrozumienia przez członka zarządu będącego obcokrajowcem jest opcją.

Oświadczenie sporządza się w postaci elektronicznej oraz podpisuje przy użyciu:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• podpisu zaufanego,
• podpisu osobistego,
• sporządza się w postaci papierowej, opatrując  podpisem własnoręcznym.

Ta ostatnia możliwość przygotowania oświadczenia w wersji papierowej oraz podpisane własnoręcznie powoduje, że jest to doskonałe rozwiązanie dla zagranicznych członków zarządu, którzy nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub mają trudności z jego użyciem. W szerszym ujęciu, stwarza to również pole do rozważenia czy w konkretnym przypadku istnieje w ogóle potrzeba, aby wszyscy członkowie zarządu wyrabiali kwalifikowane podpisy elektronicznie, czy wystarczy wyrobić kwalifikowany podpis elektroniczny tylko dla jednego lub niektórych z nich. Oczywiście, należy wziąć pod uwagę np. sposób reprezentacji obowiązujący w danej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. Należy też pamiętać, że kwalifikowany podpis elektroniczny jest przydatny członkowi zarządu, także do wypełniania innych formalności związanych z działalności spółki w Polsce.

Oświadczenie dotyczące sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności podpisane własnoręcznie – jak je złożyć?

Warto pamiętać, iż omawiane powyżej oświadczenie członka zarządu – nawet to w formie papierowej, własnoręcznie podpisane też należy złożyć elektronicznie, przez platformy wspomniane powyżej. W tym celu, oświadczenie to powinno zostać podpisane przez co najmniej jednego pozostałego członka zarządu, którego numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Alternatywnie, możliwe jest podpisanie oświadczenia z własnoręcznym podpisem członka zarządu przez radcę prawnego, który dokona złożenia tego oświadczenia oraz pozostałych dokumentów w imieniu spółki. Z tego rozwiązania często korzystają nasi klienci, którzy powierzają nam złożenie sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności.  

Czy oświadczenia dotyczące sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności są ułatwieniem dla  spółek z ograniczoną odpowiedzialnością?

Wprowadzenie możliwości złożenia przez członków zarządu oświadczenia, że sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie z działalności spełnia wymogi ustawy – zamiast ich podpisania – należy ocenić pozytywnie. Korzyści płynące z nowych przepisów zauważamy w szczególności w tych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Dzięki zmianom, możliwe jest prawidłowe podpisanie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności nawet w tych spółkach, w których nie wszyscy członkowie zarządu posiadają kwalifikowane podpisy elektroniczne. Korzystnie działa też możliwość poświadczenia przez radcę prawnego lub adwokata pisemnego oświadczenia podpisanego przez członka zarządu. Radca prawny lub adwokat może następnie złożyć takie oświadczenie członka zarządu w imieniu spółki przez elektroniczną platformę S24 lub jej bezpłatną alternatywę – elektroniczną platformę przeznaczoną wyłącznie do składania dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Najlepszym dowodem na dobre skutki wprowadzonych zmian jest dla nas ostatecznie to, że korzystając z nich, rozwiązaliśmy już problemy wielu naszych Klientów związane z realizacją obowiązków sprawozdawczych i składaniem sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z działalności.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu oświadczenia członka zarządu do sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub w złożeniu takich dokumentów poprzez S24 lub platformę do składania dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych skontaktuj się z nami. Nasz doświadczony zespół chętnie pomoże Ci w tym procesie.