Polsko – Niemiecka współpraca gospodarcza (cz. 4). Zatrudnianie pracowników w Polsce

Karolina BARTKOWIAK
Tax Supervisor w RSM Poland

W poprzednich wpisach przedstawiliśmy kilka podstawowych informacji, które mogą okazać się przydatne dla zagranicznych inwestorów, planujących rozpoczęcie działalności gospodarczej w Polsce. Niewątpliwie kluczową kwestią jest w tym zakresie wybór formy prawnej dla takiej działalności, o czym pisaliśmy np. tutaj. Kolejnym ważnym krokiem na drodze do rozwoju biznesu w Polsce jest zatrudnienie pracowników. To z kolei powoduje, że po stronie pracodawcy powstaje szereg dodatkowych obowiązków chociażby w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ubezpieczeń społecznych.

Obowiązki pracodawcy w Polsce

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.; dalej również: USUS), do obowiązków pracodawcy jako płatnika należy zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych (art. 36 ust. 2 USUS) oraz obliczenie i przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych należnych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy (m.in. art. 17 ust. 1 i 2 USUS). Ponadto, pracodawca jako płatnik zobowiązany jest obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tego pracodawcy przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy (por. art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, t.j. Dz. U. z 2018 r., 1509 ze zm., dalej również: UPDOF). Oczywiście przykłady obowiązków pracodawcy można mnożyć, a te wskazane powyżej są tylko wierzchołkiem góry lodowej.

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jako pracodawca w Polsce

Warto zwrócić w tym miejscu uwagę, że pracodawcą w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.; dalej również: KP) może być zarówno jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, jak również osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Pracodawcą może zatem być również oddział przedsiębiorcy zagranicznego, utworzony w Polsce, o ile wewnętrzne regulacje mu to umożliwiają, tzn. gdy przedsiębiorca zagraniczny udzieli oddziałowi formalnego umocowania do nabywania praw oraz zaciągania zobowiązań w obszarze prawa pracy. Może to wynikać z umowy, statutu czy aktu założycielskiego oddziału.

Zatrudnianie pracowników w Polsce przez podmioty zagraniczne

Pracodawcą w rozumieniu przepisów polskiego Kodeksu pracy może być również podmiot zagraniczny, który w Polsce nie posiada żadnych struktur. Wówczas umowa o pracę zawierana jest przez pracownika i np. zagraniczną spółkę. W praktyce takie rozwiązanie stosowane jest najczęściej w sytuacji, w której obowiązki pracownicze koncentrują się na pozyskiwaniu w Polsce nowych Klientów, propagowaniu marki podmiotu zagranicznego czy rozwijaniu sprzedaży towarów i usług oferowanych przez podmiot zagraniczny, który jeszcze nie posiada w Polsce ani swojego oddziału, ani spółki zależnej.

W takim przypadku może pojawić się wątpliwość co do tego, w jaki sposób ukształtować stosunek pracy, aby obowiązki z niego wynikające były jak najmniej uciążliwe dla każdej ze stron – tj. dla pracownika oraz zagranicznego pracodawcy, który w Polsce nie posiada żadnych struktur.

Zakładając, że dany stosunek pracy będzie podlegał polskim przepisom o ubezpieczeniach społecznych, odpowiedź na to pytanie daje m.in. przepis art. 21 ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu  Europejskiego i Rady (WE) NR 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczącego wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, który stanowi, że „pracodawca niemający miejsca prowadzenia działalności w państwie członkowskim, którego ustawodawstwo ma zastosowanie, może uzgodnić z pracownikiem, że spoczywający na pracodawcy obowiązek zapłacenia składek może być wypełniany w jego imieniu przez pracownika, bez uszczerbku dla podstawowych obowiązków pracodawcy. Pracodawca powiadamia instytucję właściwą tego państwa członkowskiego o dokonanych uzgodnieniach.”

Inaczej mówiąc – prawo Unii Europejskiej przewiduje możliwość zawarcia pomiędzy pracodawcą (podmiotem zagranicznym, niemającym w Polsce miejsca prowadzenia działalności) a pracownikiem umowy, na podstawie której pracownik przejmie obowiązki płatnika składek, tzn. dokona zgłoszenia ubezpieczeń społecznych oraz będzie obliczał i przekazywał do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki w odpowiedniej wysokości. Rozwiązanie takie jest praktyczne oraz pozwala na uniknięcie przez zagranicznego pracodawcę licznych obowiązków wobec ZUS. Również przepisy ustawy  z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. 2018 poz. 1509 ze zm.; dalej: UPDOF) przewidują sytuacje, w których zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych uiszczane będą do Urzędu Skarbowego bezpośrednio przez pracowników (por. art. 44 UPODF).

Odrębną ale niezwykle istotną kwestią w przypadku zatrudnienia pracowników w państwie, w którym pracodawca nie posiada miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, jest natomiast rozważenie, czy na skutek takiego działania w danym państwie nie powstanie tzw. zakład zagraniczny. Konsekwencją powstania zakładu zagranicznego będzie bowiem konieczność opodatkowania wygenerowanych przez niego dochodów w Polsce. 

Wybór prawa właściwego dla danego stosunku pracy

W przypadku, gdy umowa o pracę zawierana jest przez przedsiębiorcę zagranicznego oraz osobę fizyczną, mającą miejsce zamieszkania w innym państwie może również pojawić się problem w zakresie ustalenia prawa właściwego dla danego stosunku pracy. Kwestię tę reguluje co do zasady Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady WE nr 593/2008 z dnia 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I).

Jako że aktualnie coraz częściej dochodzi do sytuacji, w której stosunek pracy powiązany jest z prawem różnych państw, temat właściwości prawa dla umowy o pracę z tzw. elementem międzynarodowym wymaga z pewnością szerszego omówienia. Więcej informacji w tym zakresie przedstawimy Państwu już w kolejnej publikacji.