Świadectwo pracy – praktyczny poradnik dla pracownika i przedsiębiorcy

Z artykułu dowiesz się:

• Ile pracodawca ma czasu na wydanie świadectwa pracy?
• Jak świadectwo pracy powinno zostać przekazane pracownikowi?
• Co grozi za niewywiązanie się z obowiązków narzuconych przez Kodeks pracy?

Świadectwo pracy jest dokumentem, z którym niemal każda osoba aktywnie pracująca na etacie miała do czynienia. Zasadniczo jest to prosty druk dotyczący przebiegu zatrudnienia, który pracodawca wypełniania według swojej wiedzy i przekazuje pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy. Choć jest to prozaiczny i przyziemny obowiązek, nie należy lekceważyć staranności w wypełnieniu tego dokumentu (oraz wskazanych w przepisach terminów na jego przekazanie), ponieważ, w razie zaniedbań, konsekwencje dla pracodawcy mogą być naprawdę dotkliwe.

Zgodnie z art. 97 §4 Kodeksu pracy Minister właściwy do spraw pracy określa, w drodze rozporządzenia, szczegółową treść świadectwa pracy, sposób i tryb jego wydawania, prostowania i uzupełniania oraz pomocniczy wzór świadectwa pracy.

Informacje, które pracodawca musi podać w dokumencie, znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. 2020 poz. 1862). Dlatego w tym poradniku zajmiemy się nie samą treścią świadectwa pracy, tylko obowiązkami, jakie spoczywają na pracodawcy po wystawieniu dokumentu.

Niezbędne informacje nt. wypełnienia świadectwa pracy znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy Dz.U. 2016 poz. 2292 z poz.zm.

Pamiętajmy, że wzór świadectwa wskazany w rozporządzeniu stanowi jedynie pomoc (na co wskazuje §2 pkt. 3 tego rozporządzenia). Wystawiając świadectwo pracy, możemy wypełnić tylko te punkty, które dotyczą pracownika i jego przebiegu zatrudnienia, pomijając pozostałe. Można również użyć własnego wzoru, pamiętając o zawarciu informacji określonych przepisami rozporządzenia.

Wzór świadectwa pracy informuje również o tym, że nie ma konieczności przystawiania pieczęci pracodawcy w lewym górnym rogu dokumentu. Pieczęć można zastąpić informacją o siedzibie i NIP-ie firmy.

Kto ma obowiązek wydania świadectwa pracy?

Obowiązek wydania świadectwa pracy ma każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę. Należy pamiętać, że nie ma tutaj znaczenia czas trwania umowy, w oparciu o którą dokonano rozwiązania. Pracodawca ma bezwzględny obowiązek wydania dokumentu po zakończeniu umowy zarówno na czas określony, próbny czy nieokreślony.

Przekazanie świadectwa pracy nie można uzależnić od rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 §1³ k.p.).

Pracownik nie ma przy tym obowiązku składania wniosku o wydanie świadectwa pracy albo upominania się o jego wydanie (por. wyrok Sądu Najwyższego z 18 lutego 1976 r., wydany w sprawie o sygn. I PR 1/76).

Czy pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy po śmierci pracownika?

W rozporządzeniu MRPiPS znajdziemy dokładne informacje na temat wydawania świadectwa pracy osoby, która zmarła. Paragraf 5 stanowi, że w razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do akt osobowych zmarłego pracownika. Nie ma obowiązku wysyłania dokumentu rodzinie.

Natomiast – na wniosek małżonka (lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną lub inne osoby będącej spadkobiercą tego pracownika), złożony w postaci papierowej lub elektronicznej – pracodawca musi wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Kiedy pracodawca nie jest zobowiązany do wystawienia świadectwa pracy?

Aktualnie są tylko dwie sytuacje, w których pracodawca nie musi wydać świadectwa pracy.

Kolejna umowa na czas określony

Pracodawca nie jest zobowiązany do wystawienia świadectwa pracy, kiedy – bezpośrednio po rozwiązaniu umowy na czas określony – te same strony zawierają kolejną umowę o pracę.

W poprzednim stanie prawnym należało wydać świadectwo pracy po 24 miesiącach od zawarcia pierwszej umowy, nawet pomimo kontunuowania zatrudnienia. Aktualnie z pomocą kadrowcom przychodzi art. 97 § 1¹ k.p., który stanowi, że: W przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (…).

Co oznacza, że jeżeli podpisujemy z pracownikiem kolejną umowę, to pomimo tego, że poprzednia umowa zakończyła się, wydajemy świadectwo tylko na wniosek tego pracownika.

Przejście zakładu pracy na innego pracodawcę

Druga sytuacja dotyczy przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę. Wówczas nie wydajemy świadectwa pracy tym pracownikom, którzy przeszli do innego zakładu pracy na zasadach określonych w art. 23¹ k.p.

W tym przypadku, nawet na wniosek pracownika, za okres pracy w przejętym zakładzie pracy nie wydajemy świadectwa. Dla pracowników, którzy kontynuują zatrudnienie w myśl art. 23¹ wystawiamy świadectwo zbiorczo. Czyli powinno ono obejmować zatrudnienie przed i po przejściu zakładu pracy do nowego pracodawcy i zostać wydane w momencie definitywnego rozstania z firmą.

Termin wydania świadectwa pracy – podstawa prawna

Art. 97 § 1 k.p. stanowi, że pracodawca jest zobowiązany, wydać świadectwo pracy w dniu, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. W tym samym przepisie znajdziemy zapis o możliwości przesłania świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia zakończenia umowy.

Część specjalistów ds. kadr jest przekonana, że ma 7 dni na wydanie świadectwa pracy. Należy jednak zaznaczyć, że przepis daje możliwość tylko przekazania świadectwa (a nie wystawienia go) w terminie późniejszym. Zmiany, które zostały wprowadzone w 2019 r., obligują pracodawcę do przygotowania świadectwa pracy w dniu, w którym nastąpiło rozwiązanie – nie później.

Jeżeli z przyczyn obiektywnych pracownik lub osoba przez niego upoważniona nie może odebrać dokumentu, można go przesłać za pośrednictwem operatora pocztowego lub w inny sposób.

Możemy chcieć pokusić się o wcześniejsze wstawienie świadectwa pracy, kiedy zatrudnienie jeszcze trwa. Często słyszymy, że Pan X będzie np. w poniedziałek ostatni dzień w pracy i pomimo tego, że umowa trwa – przypuśćmy – do soboty, prosi o przygotowanie świadectwa 5 dni wcześniej. Niestety przepisy prawa nie dają takiej możliwości, zatem w takiej sytuacji wstrzymajmy się z przekazaniem dokumentu pracownikowi. Jeżeli nie będzie miał możliwości osobistego odbioru świadectwa, to, zgodnie z przepisami, możemy przesłać je za pośrednictwem operatora pocztowego, na adres wskazany przez pracownika.

Pamiętajmy zawsze o najważniejszej w tym wszystkim informacji: świadectwo pracy musi być gotowe w dniu rozwiązania umowy. Dodatkowe 7 dni mamy tylko na przekazanie już gotowego dokumentu.

Jak zgodnie z prawem przekazać świadectwo pracy pracownikowi?

Kolejny raz wracamy do art. 97 § 1 k.p., w którym znajdziemy informacje na temat tego, w jaki sposób dostarczyć świadectwo.

• Pierwszą opcją jest wręczenie pracownikowi dokumentu osobiście. Pracownik powinien pokwitować jego obiór.
• Kolejne rozwiązanie to przesłanie świadectwa pracownikowi na wskazany przez niego adres zamieszkania, za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej (działającej zgodnie z Prawem pocztowym i definicją operatora pocztowego). Dokument należy wysłać w taki sposób, aby móc udowodnić termin przesłania i odbioru pisma przez byłego pracownika. Oznacza to, że świadectwo najlepiej wysłać za potwierdzeniem odbioru lub listem poleconym.
• Dokument można wydać również osobie upoważnionej przez pracownika. Upoważnienie takie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. Rozporządzenie nie określa kręgu osób upoważnionych, zatem może to być dowolna osoba wskazana przez pracownika.
• Świadectwo pracy można wreszcie dostarczyć także w formie elektronicznej, w dniu rozwiązania stosunku pracy, z inicjatywy (albo za zgodą) pracownika, na udostępniony przez niego w tym celu adres e-mail. Pamiętajmy, że przepisy k.p. nie zobowiązują pracownika do udostępniania pracodawcy swojego adresu e-mail.

Forma elektroniczna świadectwa pracy

Przepisy prawa pracy nie zastrzegają określonej formy dla wydania świadectwa pracy. W myśl art. 781 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 651 k.c., elektroniczna forma czynności prawnej jest zachowana, gdy oświadczenie (w tym oświadczenie wiedzy, jakim jest świadectwo pracy), zostało złożone w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Wydanie błędnego świadectwa pracy i jego sprostowanie

Prawidłowe wydanie świadectwa pracy ma ogromny wpływ na przyszłe uprawnienia (m.in. emerytalno-rentowe), czy rejestrację w Urzędzie Pracy w charakterze osoby bezrobotnej. Dlatego tak ważnym jest, aby pracownik po otrzymaniu świadectwa uważnie zapoznał się z jego treścią.

W sytuacji, kiedy pracodawca wystawił błędne świadectwo pracy, pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu, z wnioskiem o wydanie sprostowania (art. 97 §2¹ k.p.). Błąd może stwierdzić zarówno pracownik, jak i pracodawca.

Co, jeśli pracownik zauważył błąd w świadectwie pracy?

Jak powinien przebiegać proces sprostowania świadectwa, jeżeli to pracownik zauważył błąd?

Jeżeli pracodawca uzna za zasadne wydanie poprawionego dokumentu:

1. Pracownik, w złożonym wniosku, wskazuje błędy, które wymagają poprawki. Ważny jest termin 14 dni na złożenie wniosku. Po przekroczeniu terminu można zwrócić się do sądu o jego przywrócenie (art. 265 § 1 k.p. ).
2. Pracodawca w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku zawiadamia pracownika – drogą papierową lub elektroniczną –, o uwzględnieniu wniosku. W odpowiedzi wpisuje punkty, które zostały sprostowane (jest to tzw. „pismo przewodnie”).
3. W tym samym terminie pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy. Nowe świadectwo pracy, powinno: a) być wydane z faktyczną datą jego wystawienia b) nie zawierać adnotacji typu „sprostowanie” lub „korekta”.

Jeżeli pracodawca odmówi wydania sprostowania:

1. Pracownik, w złożonym wniosku, wskazuje błędy, które wymagają poprawki. Ważny jest termin 14 dni na złożenie wniosku. Po tym terminie pracodawca ma prawo odmówić wydania sprostowania. Niemniej, przepisy nie regulują konsekwencji w niedotrzymaniu terminu, a wydanie sprostowania powinno być w interesie zarówno pracownika, jak i pracodawcy. Po przekroczeniu terminu można zwrócić się do sądu o jego przywrócenie (art. 265 § 1 k.pl. ).
2. Pracodawca w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku zawiadamia pracownika – drogą papierową lub elektroniczną –o negatywnym rozpatrzeniu wniosku.
3. Po otrzymaniu odmowy przez pracodawcę pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni, prawo wystąpienia do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa. Kodeks pracy nie mówi o tym, ale brak jakiejkolwiek reakcji ze strony pracodawcy w wyżej wskazanym terminie należy traktować jako odmowę wydania sprostowania.
4. Pozew o sprostowanie świadectwa pracownik składa do Sądu Rejonowego, w tylu egzemplarzach, ile jest stron sporu.
5. W razie uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika o sprostowanie świadectwa pracy, pracodawca wydaje pracownikowi nowe świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się orzeczenia sądu w tej sprawie (§ 7 ust. 2 r.s.p.).

Co, jeśli to pracodawca zauważył błąd w dokumencie?

Jeśli to pracodawca zauważył i stwierdził błąd w świadectwie pracy, to bezwzględnie – nawet po latach od wystawienia dokumentu – należy jak najszybciej wydać nowe świadectwo pracy. W tej sytuacji nie prosimy pracownika o przesłanie wniosku o sprostowanie i dokonujemy zmian bez jego udziału. Jedyne, co musimy zrobić, to poinformować pracownika w piśmie przewodnim o dokonanych poprawkach.

Wysyłamy nowe świadectwo pracy z faktyczną datą wystawienia i z prośbą o zwrot poprzedniego dokumentu. Jednak to, czy pracownik je zwróci, jest tylko wyrazem jego dobrej woli, ponieważ nie ma on takiego obowiązku.

Ważne: Wydając nowe świadectwo pracy należy zniszczyć poprzednie, gdyż przepisy prawa przewidują możliwość wydania jedynie dwóch dokumentów dotyczących zakończenia stosunku pracy, tj.: świadectwa pracy i kopii świadectwa pracy.

Zgubione, zniszczone świadectwo pracy – co dalej?

Świadectwo pracy – jako podstawowy dokument potwierdzający staż pracy – warto zachować. Treści w nim zawarte są podstawą do ustalenia uprawnień pracowniczych.

Może się jednak zdarzyć, że świadectwo zostanie zniszczone lub po prostu je zgubimy. W tej sytuacji pracownik ma możliwość zwrócenia się do byłego pracodawcy z wnioskiem o wydanie odpisu, duplikatu czy kopii.

Przepisy dotyczące sporządzania i wydawania kopii dokumentacji pracowniczej obowiązują od 1 stycznia 2019 r. Zatem na początek zadajmy sobie pytanie: Co w sytuacji, kiedy były pracownik zwróci się do nas z wnioskiem o wydanie odpisu świadectwa pracy?

W obecnym stanie prawnym – tj. od 7 września 2019 r. – pracodawca na wniosek pracownika przekazuje kopię uprzednio wydanego świadectwa pracy i oznacza ją „za zgodność z dokumentem”.

Przed wrześniem 2019 r. przepis § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1289) – który stanowił, że kopię świadectwa pracy przechowuje się w aktach osobowych pracownika; w uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracy pracownikowi – został uchylony rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.08.2019 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. poz. 1709).

Zamiana wynika z tego, że do k.p., został wprowadzony art. 94¹², który nałożył na pracodawcę obowiązek wydania na wniosek pracownika kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Szczegółowy sposób wydawania kopii tej dokumentacji (m.in. jej postać i termin na wydanie) określają przepisy § 18 r.d.p. Z zapisów wynika, że jeżeli dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, to pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej (np. świadectwo pracy) w postaci papierowej, opatrzonej podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę, który potwierdza zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. 

Jednocześnie w § 16 ust. 3 r.d.p. ustawodawca wskazuje, że odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem. Zatem świadectwo pracy jako część dokumentacji pracowniczej uprawnia zarówno pracownika, jak również byłego pracownika, jedynie do otrzymania "poświadczonej" kopii świadectwa pracy.

Zatem kopia, duplikat czy odpis? Pracownikowi, który zgubił lub zniszczył dokument wydajemy kopię świadectwa pracy. Skoro przepis § 6 Rozporządzenia został uchylony, czyli nie istnieje, nie można sporządzać ani wydawać odpisów świadectw pracy. Dotyczy to również tych świadectw, które zostały wydane przed 7.09.2019 r.

Umowa zlecenia – czy po zakończeniu umowy zleceniobiorca otrzyma świadectwo pracy?

Po zakończeniu umowy zlecenia, zleceniobiorca nie otrzyma świadectwa pracy.

Dokument otrzymują tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. W tej sytuacji zleceniobiorca może wystąpić z wnioskiem o wystawienie zaświadczenia o okresie i rodzaju pracy, jaką wykonywał w trakcie umowy. Należy pamiętać, że nie jest to obowiązek Zleceniodawcy. Umowy zlecenia podlegają nie Kodeksowi pracy, tylko przepisom Kodeksu cywilnego, a ten nie obliguje do wystawienia świadectwa.

Niewydanie w terminie lub wydanie niewłaściwego świadectwa pracy – konsekwencje

Zgodnie z art. 99 k.p.  pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Niewłaściwa treść świadectwa pracy

W przypadku niewłaściwej treści świadectwa pracy, pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu – nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. To po stronie pracownika leży obowiązek udowodnienia, że mimo podejmowanych starań, nie mógł znaleźć nowej pracy, a powodem był brak świadectwa pracy (bądź błędna treść świadectwa pracy).

Niewydanie świadectwa pracy

W przypadku niewydania pracownikowi świadectwa pracy w terminie, pracodawca popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które ustawodawca przewidział grzywnę w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt. k.p. ).

Jak zatem doskonale widać, rzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej stanowi ważną część prowadzenia działalności gospodarczej, a nieznajomość przepisów – i np. brak wiedzy o konieczności poinformowania pracownika o uwzględnieniu lub odrzuceniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy – może rodzić wiele niepotrzebnych problemów. Dlatego też przedsiębiorcom, którzy chcą skupić się przede wszystkim na najważniejszych dla nich aspektach prowadzeniu biznesu polecamy naszą usługę outsourcingu kadr i płac.