Główne zasady pracy zdalnej – obowiązki pracodawcy i prawa pracownika

Z artykułu dowiesz się:

• Jakie są rodzaje pracy zdalnej i kto może wystąpić z wnioskiem o pracę zdalną?
• Jaki jest limit dni pracy zdalnej okazjonalnej?
• Jakie są obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracowników zdalnych?

Pandemia wirusa COVID-19 oraz liczne wprowadzone przy jej okazji obostrzenia spowodowały, że pracodawcy i pracownicy zaczęli coraz bardziej interesować się formami zatrudnienia takimi jak praca zdalna oraz praca hybrydowa. Wraz ze wzrostem ich popularności okazało się jednak, że dotychczasowe polskie przepisy regulujące wykonywanie i wymiar pracy zdalnej nie były wystarczające, aby usystematyzować różnego rodzaju regulacje wewnątrzzakładowe. Nowe przepisy i konieczne zmiany w Kodeksie pracy ustawodawca wprowadził w 2023 r. Czym zatem nowe zasady pracy zdalnej różnią się od dotychczasowych zapisów dotyczących tzw. „telepracy”?

Nowelizacja Kodeksu pracy zmieniła całkiem dużo – istotne jest przede wszystkim to, że zakres rodzajowy pracy zdalnej jest szerszy niż w przypadku obowiązującego wcześniej pojęcia telepracy. W przypadku pracy zdalnej ustawodawca nie wprowadza bowiem wymogu świadczenia pracy z domu regularnie (dopuszcza tym samym model pracy hybrydowej) i nie wymaga od pracownika, aby przekazywał pracodawcy wyniki pracy, w szczególności za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. 

Nowe przepisy sprawiły, że wykonywanie pracy zdalnej możliwe jest zarówno z użyciem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jak i bez nich – może więc przyjąć formę np. analizy dokumentów. Jakie są najistotniejsze kwestie w zakresie polskich uregulowań prawnych pracy zdalnej?

Uzgodnienie pracy zdalnej a polecenie pracy zdalnej

Przepisy Kodeksu pracy przewidują dwie możliwości wykonywania pracy zdalnej: w ramach uzgodnień między stronami lub na podstawie polecenia pracodawcy. W pierwszym przypadku nowe przepisy przewidują, że uzgodnienie między stronami może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i już w trakcie zatrudnienia (np. przy okazji zmiany warunków umowy o pracę).

W pewnych okolicznościach pracownik może zostać skierowany do wykonywania pracy w trybie zdalnym na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy. Przy czym praca zdalna na polecenie pracodawcy możliwa jest jedynie wówczas, gdy pracownik, bezpośrednio przed wydaniem mu polecenia, złoży oświadczenie (w postaci papierowej lub elektronicznej), w którym zapewni, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. 

Dodatkowo w Kodeksie pracy przewidziano krąg podmiotów, które mogą wystąpić z wnioskiem o wykonywanie pracy w trybie zdalnym, a pracodawca wniosek taki musi uwzględnić (chyba że nie pozwala na to organizacja lub rodzaj wykonywanej pracy). Dotyczy to:

• rodzica dziecka z niepełnosprawnością (dotyczy również rodziców, których dzieci ukończyły 18 rok życia)
• pracownicy w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, 
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zmiany w kodeksie pracy w zakresie okazjonalnej pracy zdalnej

W znowelizowanych przepisach Kodeksu pracy ustawodawca przewidział możliwość świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie. W ramach reżimu pracy zdalnej okazjonalnej pracownik może złożyć wniosek o pracę w formie tzw. „home office” do 24 dni w roku. 

Miejsce wykonywania pracy zdalnej

Miejscem, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną, jest, co do zasady, miejsce zamieszkania pracownika lub inne wskazane przez niego miejsce. 

Pracodawca nie narzuca pracownikowi, gdzie wykonywana ma być praca, jednak wskazane przez pracownika miejsce wykonywania pracy zdalnej podlega akceptacji pracodawcy. Praca wykonywana poza zakładem pracy, ale w takim miejscu, które wskazane zostało w umowie o pracę lub narzucone pracownikowi, nie stanowi pracy zdalnej. 

Zasady pracy zdalnej: co powinny zawierać regulacje wewnątrzzakładowe?

Zasady pracy zdalnej powinny zostać uregulowane w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją związkową lub spisane w regulaminie. W przypadku braku takich ustaleń pracodawca określa zasady pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub w porozumieniu z pracownikiem. 

Co powinno zawierać porozumienie lub regulamin pracy zdalnej?

W ustaleniach między pracodawcą a pracownikami wykonującymi pracę zdalną powinny znaleźć się następujące elementy:

• informacja na temat tego, jakie grupy pracowników mogą wykonywać pracę w trybie zdalnym;
• zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego/ryczałtu; 
• zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem zdalnym (w tym sposoby potwierdzania jego obecności w pracy);
• zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej;
• zasady kontroli w zakresie BHP;
• zasady kontroli przestrzegania zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Organizacja pracy zdalnej

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi niezbędne materiały i narzędzia pracy, a także: 

• przeprowadzać instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy (lub pokrywać koszty z tym związane), 
• pokrywać koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (tzw. ekwiwalent), oraz 
• pokrywać inne koszty przewidziane w porozumieniu z organizacją związkową, regulaminie lub porozumieniu z pracownikiem. 

Pracodawca może, zamiast pokrywania kosztów lub wypłacania ekwiwalentu, wypłacić pracownikowi zdalnemu ryczałt odpowiadający przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Ustawodawca wprost zaznacza, że zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jak również wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu z tytułu pracy zdalnej, to świadczenia, które nie stanowią dla pracownika przychodu do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Nie jest zatem odprowadzany od nich PIT.

Co istotne, w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, nie mają zastosowania przepisy dotyczące obowiązku zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi do pracy, a także zwrotu kosztów (ekwiwalentu, ryczałtu) w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.  

Praca zdalna i hybrydowa a zakaz dyskryminacji

Polski ustawodawca, podobnie do obowiązujących w poprzednim stanie prawnym przepisów o telepracy, sformułował zasadę zakazującą dyskryminacji pracownika wykonującego pracę w trybie zdalnym oraz takiego, który jej odmówił. Powielony został również przepis zapobiegający alienacji pracownika zdalnego – zagwarantowano takiemu pracownikowi dostęp do zakładu pracy oraz kontakt z innymi pracownikami.