Wdrożenie KSeF – najnowsze informacje z polskiego Ministerstwa Finansów

Czas czytania: 3 minuty.

Po tym, jak 19.01.2024 r. Ministerstwo Finansów odroczyło termin wejścia w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), rządzący rozpoczęli prace nad projektem zmian, konsultując jednocześnie swoje propozycje z przedsiębiorcami. Jakich modyfikacji w przepisach możemy się spodziewać po tych rozmowach i kiedy obowiązek wystawiania faktur elektronicznych zawita ostatecznie do Polski? Oto aktualny stan prac legislacyjnych oraz przewidywany kierunek zmian w zakresie KseF. 

Kiedy poznamy datę wejścia w życie obowiązkowego KseF?

Przypomnijmy – KseF jest polskim systemem teleinformatycznym, którego głównym zadaniem jest centralizacja procesu wystawiania i odbioru e-faktur, co ma przełożyć się m.in. na automatyzację tego procesu oraz łatwiejszą kontrolę dokumentów wystawianych przez przedsiębiorców. 

System miał stać się obligatoryjny dla większości podatników od lipca 2024 r. Na początku 2024 r. Ministerstwo Finansów niespodziewanie poinformowało jednak o wykryciu krytycznych błędów i odroczeniu wejścia w życie obowiązkowego KSeF.

Niestety, póki co nie ustalono ostatecznych terminów wdrożenia obowiązkowego KSeF. Ministerstwo wskazało, że daty zostaną podane na przełomie kwietnia i maja. Dotychczasowe komunikaty MF sugerują, że system stanie się obowiązkowy w 2025 r. dla wszystkich podatników. Nie można wykluczyć jednak, iż Krajowy System e-Faktur zacznie działać już od stycznia nadchodzącego roku. 

Jakie zmiany w KSeF przewiduje nowy projekt MF?

Zmiany zaproponowane przez resort finansów można ocenić jako wychodzące naprzeciw potrzebom przedsiębiorców i liberalizujące KSeF. 

Co dokładnie się zmieni?

• W tzw. okresie przejściowym przepisy pozwolą wystawiać faktury w „trybie awaryjnym”. Tak przygotowane dokumenty księgowi będą musieli wprowadzić do systemu najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.
• W okresie przejściowym podatnicy „wykluczeni cyfrowo” będą mogli wystawiać faktury papierowe – pod warunkiem, że wartość pojedynczej faktury nie przekroczy 450 zł, a łączna wartość wszystkich wystawionych w danym miesiącu faktur – 10 tys. zł.
• Pojawi się możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF – przy czym przedsiębiorca wystawiający taką fakturę będzie musiał zapewnić konsumentowi dostęp do niej w systemie.
• Rozwiązana (częściowo) zostanie kwestia dodawania załączników do e-faktur – system ma dopuścić dodawanie załączników do faktur za media i usługi telekomunikacyjne.
• Odroczone zostaną kary za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF.
• Przesunięta w czasie zostanie również rezygnacja z możliwości wystawiania faktur za pomocą kas rejestrujących.

Jak widać, większość z kluczowych uwag zgłaszanych przez przedsiębiorców została uwzględniona. Pozostają oczywiście obszary, w których MF mogłoby wyjść jeszcze bardziej naprzeciw postulatom podatników (i np. uwzględnić możliwość przesyłania załączników do każdego typu faktur). Niemniej, ogólny kierunek zmian napawa nas optymizmem. 

Warto zauważyć, iż zmiany projektowane są także w obszarze podatków dochodowych, tak aby dodatkowo zabezpieczyć prawidłowe procesowanie faktur za pośrednictwem KSeF. 

Zgodnie z proponowanymi zmianami, do kosztów uzyskania przychodów podatnicy nie będą mogli zaliczyć kosztów udokumentowanych fakturami, jeżeli taka faktura nie zostanie wystawiona w KSeF (pomimo istnienia takiego obowiązku) oraz nie będzie zawierała numeru NIP nabywcy. 

Jak RSM Poland może pomóc użytkownikom KSeF przy wdrażaniu elektronicznego fakturowania?

Podatnicy, pomimo odroczenia terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF, nie powinni zarzucać prac nad wdrożeniem tego systemu w ich firmach. Nasze doświadczenie pokazuje, że implementacja narzędzi i procedur służących do wystawiania e-faktur, szczególnie w przypadku podmiotów zagranicznych, jest złożonym procesem, wykraczającym poza same zagadnienia podatkowe. Zachęcamy do skorzystania ze wsparcia ekspertów RSM, którzy pomogą przygotować firmy na nowe przepisy i odpowiedzą na wszystkie związane z wdrożeniem KSeF pytania. 

W ramach naszych usług księgowych, prawnych i informatycznych:

• zaoferujemy pełen outsourcing księgowości oraz nadzór księgowy;
• przeprowadzimy konfigurację i optymalizację systemu księgowego Oracle – pod kątem oczekiwań firmy oraz zgodności z polskimi przepisami; 
• zweryfikujemy posiadane podpisy kwalifikowane i profile zaufane;
• wesprzemy w nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF osobom, które będą odpowiedzialne za wysyłanie i odbieranie e-faktur i e-faktur korygujących;
• pomożemy w uzyskaniu podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej;
• dokonamy analizy i doradzimy w kształtowaniu warunków współpracy z kontrahentem pod kątem obowiązków i procedur KSeF (m.in. dostosowanie umów z kontrahentami, ogólnych warunków umów, sprzedaży etc.);
• przygotujemy dokumentację wewnętrzną (regulaminy i procedury), w tym również pracowniczą, dostosowaną do nowych regulacji związanych z KSeF (m.in. regulaminy dotyczące zasad wystawiania faktur i ich korekt, sporządzania informacji dodatkowej, postępowania w razie awarii, etc.);
• zidentyfikujemy ryzyka w zakresie przestrzegania przez przedsiębiorców obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i prowadzenia przez UOKiK postępowań w kontekście wejścia w życie KSeF (m.in. pomożemy w identyfikacji rozmiarów przedsiębiorcy, zwrócimy uwagę na uprawnienia wierzyciela i obowiązki dłużnika w związku z terminami zapłaty, etc.). 

Jeśli chcesz uniknąć problemów z organami administracji skarbowej napisz do naszego eksperta i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie.