Kontrola celno-skarbowa w Polsce – co warto o niej wiedzieć?

Jakie są podstawowe zasady prowadzenia kontroli celno-skarbowej? Ta coraz częściej wykorzystywana procedura daje urzędnikom zdecydowanie większe uprawnienia niż w przypadku zwykłej kontroli podatkowej. Jak zatem postępować w przypadku niespodziewanej czynności organu celno-skarbowego? Karolina BARTKOWIAK-DUDZIK, Junior Tax Manager w RSM Poland, rozmawiała na ten temat z „Dziennikiem Gazetą Prawną”. 

Jaki jest zakres kontroli celno-skarbowej w Polsce? Czy jest się czego obawiać?

Trudno jednoznacznie powiedzieć, czy jest się czego obawiać, natomiast z pewnością warto zwrócić uwagę na kilka kwestii, aby móc spać spokojniej. 

Zwróćmy uwagę na to, że kontrola celno-skarbowa to typ procedury, który został wprowadzony w Polsce w marcu 2017 r., wraz z utworzeniem struktur Krajowej Administracji Skarbowej. Według przyjętych wtedy założeń, kontrola celno-skarbowa miała na celu wykrywanie i zwalczanie zorganizowanej przestępczości podatkowej oraz najpoważniejszych naruszeń podatkowych, takich jak karuzele vatowskie. W praktyce okazuje się jednak, że procedura ta może odnosić się do każdego podatku i dotyka coraz większego grona podmiotów prowadzących w Polsce działalność gospodarczą.

Czyli wszczęcie kontroli celno-skarbowej nie oznacza już, że na pewno popełniliśmy jakieś duże wykroczenie i złamaliśmy prawo podatkowe? Organy podatkowe traktują tę procedurę po prostu jako kolejne narzędzie do sprawdzenia legalności naszych działań?

Tak, jest to kolejne narzędzie i – jak wynika z raportu Ministerstwa Finansów – liczba kontroli celno-skarbowych sukcesywnie rośnie. Dla przykładu, w pierwszej połowie 2022 r. wszczęto niemal 2000 takich kontroli – to jest prawie o 300 więcej niż w analogicznym okresie 2021 r.

A jak wielkie jest ryzyko kontroli? I z jakich przyczyn podmioty mogą zostać objęte kontrolą celno-skarbową?

Przyczyn pozwalających na wszczęcie kontroli celno-skarbowej jest sporo, natomiast warto zwrócić uwagę, że rządzi się ona swoimi prawami. Tok kontroli celno-skarbowej jest charakterystyczny i regulowany specyficznymi zasadami, które nie występują w innych procedurach. 

Po pierwsze, kontrola celno-skarbowa jest prowadzona przez naczelników urzędów celno-skarbowych na podstawie przepisów Ustawy o KAS. Obecnie w Polsce funkcjonuje 16 takich urzędów – po jednym w każdym województwie. Nie oznacza to jednak, że obszar działania każdego z urzędów ograniczony jest do województwa, na terenie którego dany urząd się znajduje. Co to oznacza w praktyce? Tak naprawdę każdy urząd celno-skarbowy – bez względu na to, w którym województwie ma swoją siedzibę – może zarówno wszcząć, jak i prowadzić kontrolę w dowolnym miejscu w Polsce. 

Po drugie, pamiętajmy, iż w przypadku kontroli celno-skarbowej podmiot kontrolowany nie otrzymuje wcześniej informacji o zamiarze wszczęcia tej procedury. W porównaniu do zwykłych kontroli podatkowych jest to duża różnica – wszczęcie kontroli celno-skarbowej następuje od razu w momencie doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia do jej przeprowadzenia. Dzięki temu organy celno-skarbowe mogą natychmiast rozpocząć czynności weryfikacyjne, a podatnicy nie mają możliwości wcześniejszego przygotowania się do przeprowadzanej kontroli celno-skarbowej. 

I kolejna rzecz, która też jest bardzo ważna: w przypadku kontroli celno-skarbowych nie bierze się pod uwagę limitów kontroli wynikających z ustawy Prawo przedsiębiorców. Co to oznacza w praktyce? Otóż w ustawie Prawo przedsiębiorców przewidziano, że – co do zasady, z wyjątkami tam zastrzeżonymi – czas trwania wszystkich kontroli u danego przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać określonej liczby dni. 

Dla mikroprzedsiębiorców jest to 12 dni roboczych, dla małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych, dla średnich przedsiębiorców – 24 dni robocze, a dla większych podmiotów – 48 dni roboczych w roku kalendarzowym. 

Regulacji tej nie stosuje się jednak do kontroli celno-skarbowych, co oznacza, że organ celno-skarbowy może wszcząć taką kontrolę u danego przedsiębiorcy nawet wówczas, gdy w danym roku kalendarzowym wyczerpany już został limit wynikający z ustawy Prawo przedsiębiorców.

Wszczęcie kontroli celno-skarbowej jest więc dla podatnika działającego w Polsce niespodzianką – nie można się do niej przygotować. A co z procedurami w jej trakcie? Jaki jest przebieg kontroli celno-skarbowej? 

Trzeba zwrócić uwagę na to, że przepisy ustawy o Krajowej Administracji Skarbowej gwarantują kontrolującym nas urzędnikom bardzo szerokie uprawnienia. Po pierwsze, organy celno-skarbowe mogą oczywiście domagać się przedłożenia dokumentów związanych z przedmiotem kontroli, ale też – to jest ważne i charakterystyczne dla kontroli celno-skarbowej – kontrolerzy mogą również żądać okazania akt, dokumentów i ksiąg, które wprawdzie są w jakiś sposób powiązane z przedmiotem kontroli, ale odnoszą się do okresu innego niż okres kontroli. 

W ramach kontroli celno-skarbowej urzędnicy mogą także przesłuchiwać kontrolowanego oraz świadków. Kontrolujący mają prawo wejść na teren nieruchomości należącej do kontrolowanego i poruszać się po niej na podstawie legitymacji służbowej, bez potrzeby uzyskiwania przepustki. 

Wiele wątpliwości i kontrowersji budzi ponadto możliwość przeszukiwania lokali (w tym lokali mieszkalnych), nawet, jeśli podatnik nie wykonuje w danym lokalu działalności gospodarczej. Rewizja wchodząca w zakres kontroli celno-skarbowej może odbyć się z użyciem urządzeń technicznych i z zastosowaniem psów służbowych. I choć przeszukanie mieszkania zasadniczo wymaga uzyskania uprzedniej zgody prokuratora, to, w przypadkach niecierpiących zwłoki, może ono nastąpić bez wcześniejszej zgody prokuratora. Wówczas takie przeszukanie powinno zostać przez prokuratora zatwierdzone. 

Funkcjonariusze KAS i służba celno-skarbowa ma też uprawnienia do przeszukiwania osób oraz do zatrzymywania pojazdów i wykonywania innych czynności z zakresu wynikającego z Prawa o ruchu drogowym.

Kontrola podatkowa i celno-skarbowa wyraźnie różnią się zatem przebiegiem i ta druga zdecydowanie oznacza większe kłopoty i niedogodności. Co więc przedsiębiorca może zrobić, żeby ta procedura była jak najmniej dokuczliwa?

Najbardziej istotna jest wiedza na temat tego, jakie prawa i obowiązki spoczywają na podmiocie kontrolowanym oraz na podmiocie kontrolującym.  Zdecydowanie sprawdza się tutaj stara łacińska maksyma: ignorantia iuris nocet, czyli nieznajomość prawa szkodzi. 

Z naszego doświadczenia wynika bowiem, że, w przypadku wielu kontroli, urzędnicy dopuszczają się naruszeń proceduralnych, które mogą rzutować na sytuację podatnika, a nawet na wynik kontroli celno-skarbowej. W takim przypadku konieczne jest odpowiednio wczesne wykrycie wszystkich tych naruszeń i uchybień oraz odpowiednie ich wypunktowanie. 

Niezastąpieni w tym przypadku są doświadczeni pełnomocnicy, posiadający odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Podatnik działający na własną rękę może czuć się nie tylko bezradny, ale i wręcz przytłoczony przebiegiem całej kontroli.

W czasie kontroli podatkowej możemy składać wyjaśnienia oraz dodawać swoje uwagi i wnioski na wielu jej etapach… Czy w czasie kontroli celno-skarbowej też jest taka możliwość?

Oczywiście. W trakcie kontroli celno-skarbowej podatnik ma prawo do czynnego, aktywnego udziału w postępowaniu. Najważniejsze jest natomiast to, co dzieje się po jego zakończeniu. 

Zakończenie kontroli celno-skarbowej (czyli wszystkich czynności kontrolnych prowadzonych w zakresie prawa podatkowego) oznacza, że organ kontrolujący musi sporządzić jej wynik i zamieścić w nim informacje o stwierdzonych nieprawidłowościach. To, co jest ważne (i zarazem charakterystyczne dla kontroli celno-skarbowej), to fakt, że podatnik nie ma możliwości przedstawienia własnego stanowiska, wyjaśnień czy też złożenia zastrzeżeń do wyniku kontroli. Podatnik ma jedynie możliwość złożenia korekty deklaracji podatkowych objętych kontrolą – w terminie 14 dni od otrzymania wyniku kontroli. 

Jeżeli pomimo stwierdzonych w ramach kontroli celno-skarbowej nieprawidłowości korekta nie zostanie złożona w wyżej wymienionym terminie (lub też organy podatkowe nie uwzględnią złożonej korekty, na przykład dlatego, że korekta nie obejmie wszystkich kwestii wskazanych w wyniku kontroli), wówczas kontrola celno-skarbowa automatycznie przekształci się w postępowanie podatkowe.

I kto prowadzi to postępowanie podatkowe?

Postępowanie podatkowe, które wywodzi się z bezpośrednio z kontroli celno-skarbowej, jest prowadzone przez ten sam organ. 

I to jest kwestia, na którą należy zwrócić uwagę, ponieważ postępowanie podatkowe będzie prowadził ten sam naczelnik urzędu celno-skarbowego, który wydał negatywny dla nas wynik kontroli celno-skarbowej.  Co więcej, dotychczas było tak, że jeżeli podatnik, po zakończeniu tego postępowania podatkowego, złoży odwołanie, to sprawa – po raz kolejny – była rozpatrywana przez ten sam organ, czyli przez tego samego naczelnika urzędu celno-skarbowego. 

Było to ewidentne odejście od zasady dewolutywności: odwołań nie rozpatrywał organ wyższego stopnia, lecz ten sam, który wydał określoną decyzję. Ta regulacja na szczęcie uległa zmianie – począwszy od lipca 2023 roku weszły w życie przepisy, w myśl których odwołanie od decyzji naczelnika urzędu celno-skarbowego rozpatruje właściwy miejscowo dyrektor izby administracji skarbowej.

Czy jeśli przedsiębiorca nie zgadza się z wynikami kontroli celno-skarbowej i spowodowanego nimi postępowania podatkowego, to czy może się jakoś od nich odwołać?

Tutaj przepisy proceduralne są dosyć jednoznaczne: daną sprawą, od momentu wszczęcia kontroli celno-skarbowej, zajmuje się naczelnik urzędu celno-skarbowego, a w razie złożenia ewentualnego odwołania przez podatnika – dyrektor izby administracji skarbowej. Z kolei na decyzję Dyrektora IAS, (która to decyzja kończy postępowanie podatkowe), podatnikowi przysługuje skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. 

Z tego względu nasz zespół doradców podatkowych rekomenduje, aby już od najwcześniejszego etapu – czyli od momentu wszczęcia kontroli celno-skarbowej, a może nawet i wcześniej – podatnicy bacznie weryfikowali działania organów. Z jednej strony powinno to ograniczyć ryzyko wydania rozstrzygnięcia negatywnego dla danego podatnika, a z drugiej strony zapewnić mu ochronę jego własnych praw w czasie kontroli.

Podatników, którzy postanowią wejść w spór z urzędem skarbowym, czeka więc trudna przeprawa – czy kontrola celno-skarbowa zawsze musi się skończyć tak wielkimi problemami?

Oczywiście, że nie. Nie da się też podać idealnego przepisu na poradzenie sobie z taką sytuacją. Sposób postępowania podatnika w ramach danej procedury zależny jest od tego, czego oczekuje od nas organ… Warto jednak pamiętać, że nie zawsze jest tak, że podatnik jest zobowiązany do przedkładania wszystkich dokumentów, bo zdarza się, że organy wykraczają poza swoje uprawnienia. I dlatego na każdym etapie jakiejkolwiek kontroli rekomendowane jest zachowanie daleko idącej ostrożności i korzystanie z pomocy osób doskonale znających polskie przepisy podatkowe oraz praktykę organów podatkowych.