DAC7: sposoby raportowania informacji o sprzedawcach i rejestracja operatora platformy

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czy informacje wymagane przez polskie organy administracji skarbowej będą przekazywane przez operatora platformy na określonym formularzu? 
• Jakie informacje będzie zawierać składany w formie formularza raport?
• Kto będzie mógł podpisać formularz w imieniu operatora platformy?
   

Wraz ze zbliżającym się końcem drugiego okresu sprawozdawczego nadchodzi termin wypełnienia przez operatorów platform pierwszych obowiązków w zakresie narzuconego przez unijną dyrektywę DAC7 raportowania informacji o sprzedawcach. Niestety, wciąż jednak niewiele wiadomo o tym, jak w praktyce ma wyglądać raportowanie. Przyjrzyjmy się zatem temu, co aktualnie wiemy na temat wypełniania obowiązków raportowych przez operatorów platform. Co mówi nam ustawa o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami i jakie informacje przekazało podatnikom Ministerstwo Finansów? 

Informacje podlegające pod obowiązek raportowania według przepisów implementujących dyrektywę DAC7

Przypomnijmy, że operator platformy zobowiązany jest, aby przekazywać (do końca miesiąca następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego*) Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) informacje, które obejmują:

• dane identyfikujące raportującego operatora platformy,
• informacje dotyczące wyłączonego operatora platformy (w formie informacji o tym, że przyjęty model biznesowy platformy nie obejmuje sprzedawców podlegających raportowaniu),
• dane identyfikujące sprzedawcę podlegającego raportowaniu, będącego osobą fizyczną lub podmiotem,
• informacje dotyczące sprzedawców podlegających raportowaniu – innych niż sprzedawcy wykonujący stosowną czynność dotyczącą udostępnienia nieruchomości,
• informacje dotyczące sprzedawców wykonujących stosowną czynność dotyczącą udostępnienia nieruchomości – odrębnie dla każdej grupy obiektów,
• dane pozwalające na identyfikację elektronicznej usługi identyfikacyjnej – w przypadku używania jej w celu skorzystania ze zwolnienia z obowiązku gromadzenia informacji o aktywnych sprzedawcach w zakresie danych identyfikacyjnych (z wyłączeniem imienia i nazwiska). 

* Okres sprawozdawczy trwa od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Pierwszy okres sprawozdawczy przypada na 2023 r., a drugi – na 2024 r. W informacji składanej do 31 stycznia 2025 r. wykazywany będzie zarówno pierwszy (2023 r.), jak i drugi (2024 r.) okres sprawozdawczy, z uwagi na późniejszą implementację przepisów unijnych i moc wsteczną polskich regulacji.

Rejestracja operatora platformy składającego raport o sprzedawcach

Operator platformy niebędący rezydentem podatkowym w państwie członkowskim – a więc operator platformy spoza UE, spełniający warunki uznania go za raportującego operatora platformy jednocześnie w Polsce i innym państwie członkowskim – może wybrać Polskę jako państwo, w którym będzie wypełniać obowiązki sprawozdawcze raportującego operatora platformy. W przypadku wyboru innego państwa członkowskiego, podmiot zobligowany jest do powiadomienia o tym wyborze Szefa KAS poprzez złożenie formularza rejestracyjnego. 

Zarówno w przypadku dokonywania jednorazowej rejestracji, jak i składania powiadomienia o wyborze innego niż Polska państwa członkowskiego, podmiot objęty obowiązkiem raportowania na podstawie dyrektywy DAC7 i ustawie o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami, jest zobowiązany do wypełnienia formularza rejestracyjnego najpóźniej w dniu rozpoczęcia działalności jako operator platformy. 

Z kolei operator platformy niebędący rezydentem do celów podatkowych w państwie członkowskim i spełniający warunki uznania go za raportującego operatora platformy z UE jednocześnie w Polsce oraz innym państwie członkowskim, musi powiadomić Szefa KAS o wyborze innego państwa członkowskiego do 31 stycznia roku następującego po zakończeniu okresu sprawozdawczego, w którym spełnił jeden z warunków uznania go za raportującego operatora platformy z UE.

Formularz rejestracyjny zawiera informacje o raportującym operatorze platformy oraz o pełnomocniku upoważnionym do podpisywania informacji o sprzedawcach i korekt formularza rejestracyjnego. 

Szef KAS wydaje operatorowi platformy indywidualny numer identyfikacyjny do celów sprawozdawczych w ciągu 30 dni od otrzymania od niego właściwie wypełnionego formularza rejestracyjnego.

W jaki sposób operator platformy przekazuje informacje o sprzedawcach Szefowi KAS?

Do 1 lipca 2025 r. wydane ma zostać rozporządzenie, które określi sposób przesyłania informacji o sprzedawcach za pomocą środków komunikacji elektronicznej w formie zapewniającej bezpieczeństwo, wiarygodność i niezaprzeczalność danych zawartych w informacji o sprzedawcach oraz uwzględniającej potrzebę ochrony tego raportu przed nieuprawnionym dostępem. 

Do czasu wejścia w życie tego rozwiązania zastosowanie w zakresie sposobu raportowania informacji o sprzedawcach ma rozporządzenie w sprawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na których te księgi mogą być zapisane i przekazywane. 

Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie wzory dokumentów elektronicznych do złożenia formularza rejestracyjnego (DPI-FR(1)) oraz przekazania informacji o sprzedawcach (DPI-IS(1)), które wysyłane będą w postaci plików XML, zgodnych ze schematami XSD. Aby wysyłanie tych plików było możliwe, 1 lipca 2024 r. administracja skarbowa uruchomiła środowisko produkcyjne dla operatorów platform. 

Przesyłanie plików odbywać się będzie przez bramkę JPK, która umożliwi również sprawdzenie poprawności plików.

Jak poinformowało Ministerstwo Finansów odpowiadając na pytania zadane przez RSM Poland, przed upływem terminu na złożenie informacji o sprzedawcach (a zatem przed 31 stycznia 2025 r.) udostępniony ma zostać kreator plików DPI-FR(1) i DPI-IS(1), a także narzędzie, za pomocą którego operatorzy platform będą mogli przesłać pliki do Szefa KAS bez wykorzystania API. 

Dostępny będzie również manual techniczny w zakresie korygowania, uzupełniania i anulowania informacji o sprzedawcach.

Z informacji przekazanych przez MF wynika także, że narzędzia wspierające operatorów platform będą dawały możliwość przesłania plików o rozmiarze do 100MB.

Kto jest uprawniony do podpisywania formularza w imieniu operatora platformy?

Formularz rejestracyjny może zostać podpisany przez upoważniony do reprezentacji operatora platformy organ. Niemożliwe jest jednak podpisanie formularza rejestracyjnego przez pełnomocnika (wyjątkiem jest tutaj pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej na podstawie przepisów Ordynacji Podatkowej, w zakresie podpisywania deklaracji podatkowej przez pełnomocnika).  

W formularzu rejestracyjnym operator platformy może złożyć oświadczenie o upoważnieniu pełnomocnika do podpisywania informacji o sprzedawcach oraz korekt formularza rejestracyjnego. 

Ze względu na skomplikowane procedury sprawozdawcze, szeroki zakres informacji podlegających raportowaniu (który obejmować będzie aż 2 okresy sprawozdawcze) oraz zbliżający się termin dopełnienia obowiązków sprawozdawczych (31 stycznia 2025 r.), rekomendujemy konsultację w tym zakresie z doświadczonym doradcą podatkowym. 

Przypominamy, że wdrożenia procedur przekazywania informacji o sprzedawcach nie warto odkładać na ostatnią chwilę – szczególnie z uwagi na to, że koniec roku może być trudny zarówno dla operatorów platform jak i samych sprzedawców, m.in. ze względu na liczbę obowiązków podatkowych z których trzeba się wywiązać w tym czasie w innych obszarach, wynikających np. ze zmian przepisów w zakresie podatku od nieruchomości.