Składki od zwrotu kosztów zakwaterowania pracowników

Składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od zwrotu kosztów zakwaterowania pracowników

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2015, poz. 121).

2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2012 poz. 361).

3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

I. UCHWAŁA SĄDU NAJWYŻSZEGO Z DNIA 10 GRUDNIA 2015 ROKU

Sąd Najwyższy dnia 10 grudnia 2015 roku wydał Uchwałę (sygn. akt III UZP14/15) w przedmiocie zapytania, czy pojęcie przychodu określone w art. 4 ust. 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 13 października 1998 r., obejmuje koszty zakwaterowania pracowników i tym samym mogą one stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Sąd Najwyższy uznał, że zwrot wydatków z tego tytułu stanowi przychód pracownika, a więc podlega oskładkowaniu przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Sprawa dotyczyła firmy budowlanej, która realizując kontrakty w całej Polsce, delegowała pracowników na place budowy, jednocześnie zapewniając im bezpłatne zakwaterowanie. Należy podkreślić, że niniejszy artykuł nie dotyczy w ogóle podróży służbowych, gdyż oddelegowanie pracowników w definicji podróży służbowej się nie zawiera.

Sąd Najwyższy stanął na stanowisku, że dobrowolne przyjęcie od pracodawcy nieodpłatnego zakwaterowania leży w interesie pracownika mobilnego, gdyż uzyskuje on w ten sposób wymierną korzyść w postaci uniknięcia kosztów (przysporzenie majątkowe), które musiałby ponieść, skoro zdecydował się na wynikające z umowy o pracę „mobilne” miejsce pracy.

Dodatkowo należy pamiętać, że wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników w hotelach pracowniczych lub kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł – jest zwolniona z podatku dochodowego od osób fizycznych (z zastrzeżeniem, że taki pracownik musi mieć miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie może korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów).

II. KONSEKWENCJE DLA UBEZPIECZONYCH

Niestety podjęta uchwała ma negatywny wydźwięk dla ubezpieczonych. Może mieć duże znaczenie dla wszystkich przedsiębiorców zapewniających zakwaterowanie pracownikom niebędącym w podróży służbowej oraz samych zatrudnionych.

Należy liczyć się z tym, że ZUS będzie domagał się wstecz naliczania składek od wydatków z rachunków zakwaterowań oddelegowanych pracowników.

III. JAK BRONIĆ SIĘ PRZED ZUS-EM?

Jedyną prawną możliwością nienaliczania składek od zakwaterowania, choć należy liczyć się z próbą jej kwestionowania przez ZUS, jest jak najszybsze uregulowanie w przepisach wewnętrznych każdego przedsiębiorstwa, które deleguje do pracy na terenie Polski, ale i poza jej granicami, że pracownicy partycypują w kosztach nabycia usług zakwaterowania. O ile wykażemy, że zakwaterowanie pracowników to ich korzyść materialna, wynikająca z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegająca na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne, to wówczas przychody takie nie będą podlegać oskładkowaniu.

W razie jakichkolwiek pytań lub potrzeby omówienia tematu, gorąco zachęcamy do kontaktu z Działem Kadr i Płac RSM Poland:

e-mail: ekspert@rsmpoland.pl

tel. +48 61 8515 766

fax +48 61 8515 786