Czy pakiet SLIM VAT oznacza koniec problemów z fakturami korygującymi?

Czas czytania: 6 minut.

Z artykułu dowiesz się:

• Kiedy należy wystawić fakturę korygującą;
• Jaka dokumentacja jest potrzebna do potwierdzenia korekty;
• Jakie problemy rodzą nowe przepisy podatkowe;

Katarzyna MAKSEL
Junior Accountant w RSM Poland
 

Na początku 2021 roku, wraz z wprowadzeniem pakietu SLIM VAT 1, zmianie uległy przepisy regulujące sposób rozliczania faktur korygujących. Przypomnijmy, że te nowe rozwiązania prawne miały na celu przede wszystkim UPROSZCZENIE rozliczania podatku od towarów i usług. Czy jednak faktycznie wprowadzony katalog przepisów oznacza dobre zmiany dla przedsiębiorców? Sprawdzamy, jak ewoluowały przepisy dotyczące rozliczania faktur korygujących i co jeszcze może czekać podatników w przyszłości.

Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?

Faktura korygująca jest dokumentem wystawianym przez sprzedawcę w sytuacji, gdy po wejściu w obieg faktury pierwotnej miało miejsce jedno z wymienionych poniżej zdarzeń:

• dokonano zwrotu towarów;
• dokonano zwrotu części lub całości zapłaty;
• udzielono rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
• dokonano innych obniżek lub podwyżek cen;
• stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku bądź w innej pozycji z faktury.

Jakie dane powinna zawierać faktura korygująca?

Elementy, jakie powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura korygująca, pozostają niezmienne od wielu lat i określone zostały przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Podatnicy liczyli na to, że, w ramach pakietu SLIM VAT 2, który zaczął obowiązywać zasadniczo od października 2021 roku, ustawodawca zmodyfikuje część regulacji i zrezygnuję z wymogu umieszczania na fakturze słów „FAKTURA KORYGUJACA” lub „KOREKTA”, wskazywania daty dostawy towaru lub wykonania usługi oraz podawania przyczyny wystawienia korekty. Ostatecznie jednak zmiany te nie weszły w życie. Być może w przyszłości będą stanowić przedmiot kolejnych pakietów SLIM VAT.
Aktualnie obligatoryjne elementy faktury korygującej stanowią:

• wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA”;
• numer kolejny oraz data wystawienia dokumentu;
• data wystawienia faktury pierwotnej;
• numer faktury pierwotnej w ramach stosowanej serii numeracji;
• imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy, na które została wystawiona faktura pierwotna;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (zazwyczaj jest to numer NIP);
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty – o ile jest ona określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwa (rodzaj) towarów lub usług objętych korektą;
• przyczyna korekty;
• odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• prawidłowa treść korygowanych pozycji.

Faktura in plus (sprzedaż na terenie kraju)

Z przepisów wprowadzonych w ramach pakietu SLIM VAT 1 jednoznacznie wynika, że faktury korygujące mające charakter „in plus” powinny być ujmowane u sprzedającego w ewidencji w okresie, w którym powstała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. W związku z powyższym dokument ten należy wykazać:

• „na bieżąco” – tj. w okresie powstania przyczyny wystawienia faktury korygującej – jeśli przyczyną korekty jest nowe zdarzenie gospodarcze;
• „wstecz” – tj. w okresie rozliczenia faktury pierwotnej – jeśli przyczyną korekty jest błąd rachunkowy, inna oczywista omyłka lub zdarzenie, które było znane w momencie wystawiania faktury.

Nabywca co do zasady ujmuje fakturę korygującą w swojej ewidencji w momencie jej otrzymania.

Faktura in minus (sprzedaż na terenie kraju)

Do końca 2020 roku, aby sprzedający mógł uwzględnić zmniejszenie kwoty VAT-u wynikające z faktury korygującej „in minus”, wystarczyło potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę. Takie potwierdzenie w praktyce mogło mieć formę m.in.:

• odręcznego podpisu na fakturze korygującej;
• wiadomości e-mail lub fax;
• pisemnego potwierdzenia odbioru korekty;
• przyjęcia listu poleconego przez adresata.

Przepisy pakietu SLIM VAT 1, które zaczęły obowiązywać od początku 2021 roku, wywołały jednak dużą zmianę w zakresie faktur korygujących. Obowiązkiem sprzedawcy stało się w szczególności posiadanie dokumentacji, z której wynika, że ustalił on z nabywcą warunki wystawienia faktury korygującej. Powinien także ustalić, kiedy rzeczone ustalenia zostały wypełnione.

Nabywca z kolei został zobowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego za okres, w którym ustalił warunki zmiany ze sprzedawcą (nie wcześniej niż za okres ich spełnienia). Oznacza to, że został on zobligowany do identyfikacji uzgodnienia i spełnienia warunków, a w efekcie do zmniejszenia VAT-u naliczonego nawet w sytuacji, gdy nie otrzymał faktury korygującej od sprzedawcy.

Alternatywnie, w 2021 roku podatnicy mieli również możliwość skorzystania z przepisów przejściowych. Można było stosować poprzednie zasady, jeśli sprzedawca ustalił ze swoimi nabywcami w formie pisemnej, przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w 2021 roku, że strony oświadczają, iż względem siebie zastosują przepisy przejściowe dotyczące faktur korygujących.

Dokumentacja potrzebna do potwierdzenia korekty

Najważniejszą kwestią w kompletowaniu dokumentacji potwierdzającej fakturę korygującą „in minus” jest udowodnienie, że obie strony transakcji znają i akceptują jej warunki. Wydaje się, że preferowanym przez ustawodawcę potwierdzeniami faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania powinny być zatem m.in.:

• Umowa ramowa z klientem lub aneksy do tejże umowy;
• Regulamin sprzedaży zawierający prawa do rabatów;
• Oferta przesłana klientowi;
• Protokół reklamacji lub zwrotu towarów;
• Potwierdzenie przelewu części lub całości zwróconego wynagrodzenia;
• Korespondencja mailowa z klientem;
• Kompensaty skorygowanej wartości;
• Inne dokumenty stosowane w obrocie handlowym.

Faktura in minus (WDT, eksport towarów i wyjątki)

Bez zmian pozostają przypadki, w których zmniejszenie podstawy opodatkowania, wynikające z pojawienia się faktury korygującej, nie wymaga potwierdzenia. Ma to miejsce m.in.:

• w eksporcie towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów;
• w dostawie towarów i świadczeniu usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• w sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz innych usług.

Problemy nowych przepisów podatkowych

W praktyce biznesowej przepisy dotyczące faktur korygujących, wprowadzone w ramach pakietu SLIM VAT 1, od początku były – i wciąż są – nie lada wyzwaniem w zakresie ich interpretacji i zastosowania. Podatnicy i zespoły księgowe muszą poświęcać swój czas na kompletowanie dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z kontrahentem oraz na identyfikację właściwego okresu korekty. Niejednoznaczność wprowadzanych regulacji zwiększa również ryzyko potencjalnych sporów z organami podatkowymi. Wydaje się zatem, że poprzednie regulacje były bardziej przejrzyste, zarówno dla podatników, jak i organów podatkowych. W tym przypadku zatem przyświecający SLIM VAT cel nie został zrealizowany.

Podsumowując, zapowiadane i wprowadzane zmiany w zakresie faktur korygujących to niezupełnie koniec problemów przedsiębiorców. Największym wyzwaniem, przed jakim stoimy wszyscy, jest odnalezienie się w gąszczu bardzo szybko zmieniających się projektów ustaw i przepisów, jak również zmierzenie się z ich niezrozumiałością. Dotychczasowa praktyka pokazuje, że po działaniach ustawodawcy należy spodziewać się niespodziewanego.

Choć nowe regulacje prawne czasem zakładają faktyczne usprawnienia, to wprowadzanie ich wywołuje i będzie wywoływać emocje. Zmiany są potrzebne, a opór przed nimi naturalny. Zatem, aby mądrze przeprowadzić przez nie podatników, potrzebny jest czas, aby przedsiębiorcy mogli stworzyć w swoich firmach nowe procedury, dostosować oprogramowanie księgowe i zaplanować działania korzystne dla danego podmiotu. Czy możemy na liczyć na tego typu chwilę wytchnienia? Obserwując tempo wprowadzanych modyfikacji i staranność tworzenia przepisów – niekoniecznie.