Gdy sukces rynkowy przerasta oczekiwania

Czas czytania: 5 minut.

Z artykułu dowiesz się:

• Czym cechuje się dobre biuro rachunkowe;
• Dlaczego outsourcing rachunkowości staje się coraz bardziej popularny;
• Jak doradcy podatkowi i audytorzy mogą usprawnić pracę księgowych.

Monika SKÓRKA
Audit Partner w RSM Poland
 

Zakładając firmę, marzysz o sukcesie – bez względu na to, jak on wygląda w Twojej wyobraźni, to zawsze w jego tle jest dynamicznie rozwijająca się i sprawnie działająca organizacja. Istotnym – jeśli nie kluczowym – jej elementem jest jakość prowadzenia ksiąg rachunkowych, ponieważ to one stanowią podstawę podejmowania właściwych decyzji biznesowych. Prowadzenie rachunkowości we własnym zakresie (rozumianym jako posiadanie zespołu księgowego w strukturze firmy) nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem, głównie ze względu na zawiłość i zmienność przepisów rachunkowych, podatkowych oraz liczbę rozbieżności interpretacyjnych. Rozsądniej jest skupić się na rozwoju firmy, rachunkowość zostawiając profesjonalistom.

Jak wybrać księgowego?

Bez względu na to, czy usługi księgowe będą zlecone zewnętrznej firmie, czy też zostanie zatrudniony przez nas pracownik, przy wyborze specjalistów od finansów należy zwrócić uwagę na konkretne czynniki. Kluczową kwestią jest oczywiście doświadczenie i wiedza.

Jak to sprawdzić? Najprościej jest zadać kandydatom kilka pytań z obszaru rachunkowości. W ten sposób łatwo można się przekonać, czy dana osoba lub firma ma już doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla spółek z naszej branży, a także upewnić się, że jest dobrze zorientowana w aktualnych przepisach prawnych i podatkowych.

Dobry specjalista doskonale orientuje się w gąszczu obowiązujących regulacji, nieustannie rozwija swoją wiedzę i jest na bieżąco z najnowszymi oraz planowanymi zmianami w prawie.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż księgowi pracujący w profesjonalnych firmach outsourcingowych, zwłaszcza międzynarodowych oraz świadczących kompleksowe usługi doradcze, mają szerokie kwalifikacje, zdobyte podczas współpracy z klientami prowadzącymi działalność w wielu branżach i jako spółki o rozmaitych formach prawnych. Ponadto w działających globalnie firmach duży nacisk kładziony jest na szkolenie oraz stałe podnoszenie kwalifikacji pracowników, dzięki czemu ich klienci mają gwarancję rozliczania transakcji prawidłowo i zgodne z aktualnym stanem prawnym.

Dla wielu przedsiębiorców prócz sumienności równie ważna jest także dyspozycyjność księgowych oraz możliwość szybkiego zorganizowania spotkania z nimi w celu omówienia szczególnie pilnych kwestii. Paradoksalnie pomocna okazała się w tym przypadku pandemia. Funkcjonowanie w realiach lockdownu sprawiło bowiem, że „oswoiliśmy się” z narzędziami do wideokonferencji. To z kolei w ostatecznym rozrachunku umożliwiło znaczne usprawnienie komunikacji i sprawiło, że siedziby firm przestały mieć tak istotne znaczenie – spotkanie online spełnia wszystkie oczekiwania kontaktu osobistego. No, może poza uściśnięciem dłoni.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę na etapie wyboru firmy lub osoby do rozliczeń z fiskusem? Na pewno na umiejętności analizy danych i patrzenia w przyszłość – pozwalają one specjalistom od rachunkowości z wyprzedzeniem identyfikować potencjalne ryzyka i odpowiednio na nie reagować. Dobry księgowy, słysząc o planowanych zmianach przepisów, od razu myśli o tym, jak mogą one wpłynąć na realizację celów biznesowych jego klientów. Częstokroć ci ostatni, planując mniejsze lub większe przedsięwzięcia, są zupełnie nieświadomi nadchodzących zmian legislacyjnych. W czarniejszym scenariuszu może się okazać, że skutki tego typu działań będą dla firmy dramatyczne. To jest właśnie moment, w którym profesjonalny księgowy zareaguje i powie: „Musimy ten temat omówić jeszcze raz”.

Zasada stara jak świat mówi, że to, co dobre, musi kosztować. Produkty i usługi, które są jednocześnie dobrej jakości i cechują się niską ceną, po prostu nie istnieją. Na księgowości też nie należy oszczędzać, szczególnie że konsekwencje wyboru nierzetelnego usługodawcy na ogół kosztują firmę dużo więcej niż ewentualne oszczędności, odwracanie skutków błędnie prowadzonej rachunkowości bywa zaś często procesem trudnym, stresującym i czasochłonnym. Niekiedy „naprawienie szkód” okazuje się wręcz niemożliwe.

Własny zespół czy księgowa na zewnątrz?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. To, co jest pewne, to fakt, że prowadzenie księgowości z dnia na dzień staje się coraz większym wyzwaniem. Zmieniające się prawo podatkowe oraz rosnące wymogi, które stawiają przed przedsiębiorcami ustawodawcy, niejednokrotnie spędzają sen z oczu nie tylko księgowych, ale i właścicieli firm.

Zarówno prowadzenie własnej, jak i outsourcing księgowości, mają swoje zalety i wady. Podjęcie ostatecznej decyzji na pewno nie będzie dla przedsiębiorców proste, ale postaram się nieco ten wybór ułatwić.

Co zyskasz na outsourcingu?

Korzyści ze współpracy z profesjonalnym biurem rachunkowym jest wiele. Nowoczesne, dobrze zarządzane przedsiębiorstwa coraz częściej koncentrują się na swoich podstawowych celach biznesowych, pozostawiając inne zadania zewnętrznym, wyspecjalizowanym firmom. Dbając o interes swoich właścicieli, klientów i pracowników zarówno krajowi, jak i międzynarodowi przedsiębiorcy coraz chętniej przekazują innym podmiotom wszystko to, co mogą wykonać wykwalifikowani profesjonaliści spoza firmy.

Jedną z kluczowych zalet outsourcingu księgowego jest dostęp do ekspertów, którzy zapewnią prawidłowość i terminowość rozliczeń księgowo-podatkowych. Dzięki temu w przypadku ewentualnych pomyłek odpowiedzialność przedsiębiorcy jest mocno ograniczona.

Współpracując z firmą zewnętrzną, zmniejszamy też ryzyko nieprzewidzianych nieobecności księgowych i przestojów w prowadzeniu rozliczeń. Wieloosobowy, doświadczony zespół jest przygotowany na wiele niespodziewanych ewentualności, dbając przy tym o płynność w świadczeniu usług.

Profesjonalne biura rachunkowe prowadzą poza tym nie tylko księgowość, ale świadczą też kompleksowe usługi w ramach doradztwa podatkowego, biznesowego, prawnego, a także z obszaru audytu wewnętrznego i zewnętrznego. Kluczowe jest to, aby firma outsourcingowa była w stanie wesprzeć swojego klienta na każdym etapie rozwoju jego firmy.

Z własnego doświadczenia mogę potwierdzić, że oczekiwania klientów są wprost proporcjonalne do tempa wzrostu ich biznesu. Pracuję w firmie należącej do międzynarodowej sieci firm doradczych, w której obsługujemy podmioty z różnych kultur, obszarów i branż, dzięki czemu wiem, jak ważne jest elastyczne podejście do ich obsługi. Codziennie wraz z moim zespołem mierzymy się z tym, jak skutecznie odpowiedzieć na potrzeby klientów, zarówno te wymagane prawem, jak i te napędzane marzeniami.

Posiadanie własnego zespołu księgowego wydaje się trudniejsze i czasami bardziej kosztowne w porównaniu z outsourcingiem, zwłaszcza jeśli biznes jest prowadzony na dużą skalę. Podnoszenie kwalifikacji i aktualizowanie wiedzy personelu, odpowiedzialność za terminowe rozliczenia – to wszystko spoczywa na przedsiębiorcy i oznacza realne wydatki. Zlecając księgowość na zewnątrz, unikamy tych komplikacji.

Jaka decyzja?

Znalezienie profesjonalnego i sprawdzonego doradcy biznesowego nie jest proste. Czas na to poświęcony należy jednak traktować jako inwestycję na przyszłość. Mając bogate doświadczenie jako partner odpowiedzialny za prowadzenie audytów, widziałam już niejednokrotnie, do czego może prowadzić „kreatywne” podejście do zarządzania finansami firmy. Jeżeli powierzymy nasze księgi w ręce specjalistów, będziemy mogli skupić się na tym, co najważniejsze – na prowadzeniu biznesu. To oznacza nie tylko przysłowiowy „święty spokój”, lecz także gwarancję poprawności rozliczeń podatkowych.