Zbliża się koniec roku – czas inwentaryzacji

Michał DREAS
Junior Audit Manager w RSM Poland

Przeprowadzenie inwentaryzacji składników majątkowych to obowiązek wynikający z ustawy o rachunkowości (przypominamy, że w dniu 23 września 2015 roku weszła w życie ustawa z dnia 23 lipca 2015 roku o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r., poz. 1333)). Zgodnie z jej zapisami jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzacji:

a. drogą spisu ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic:

aktywów pieniężnych,
papierów wartościowych w postaci materialnej,
rzeczowych składników aktywów obrotowych,
środków trwałych oraz
nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także
maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie;

b. drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostek stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic:

aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej,
należności, w tym udzielonych pożyczek oraz
powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów;

c. drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników:

środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony,
gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości,
należności spornych i wątpliwych,
należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,
z tytułów publicznoprawnych, a także
aktywów i pasywów niewymienionych w pkt a) i b) oraz wymienionych w pkt a) i b), jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.

Ustawa o rachunkowości dookreśla, że jednostki dochowują terminu inwentaryzacji (ostatni dzień roku obrotowego) jeżeli w przypadku składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych) – zostaną one zinwentaryzowane nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15 dnia następnego roku. Ustalenie zaś stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie miały miejsce pomiędzy datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Jednocześnie dla pewnych grup aktywów dopuszczalne jest odstępstwo od powyższej zasady:

zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – inwentaryzacja może zostać przeprowadzona raz w ciągu 2 lat;
nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – inwentaryzacja może zostać przeprowadzona raz w ciągu 4 lat;
zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – inwentaryzacja powinna zostać przeprowadzona raz w roku.

Stwierdzone różnice inwentaryzacyjne (różnice między stanem faktycznym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych) należy wyjaśnić i odnieść w księgach rachunkowych w roku, w którym przeprowadzano inwentaryzację. Tym samym dokumentacja przeprowadzonej inwentaryzacji oraz jej wyniki powinny zostać jasno powiązane z zapisami w księgach rachunkowych. Dokumentację taką należy przechowywać przez okres 5 lat.

Dodatkowo chciałbym podkreślić, iż zgodnie z ustawą o rachunkowości kierownik jednostki (najczęściej zarząd) powinien zawrzeć z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych umowę o badanie lub przegląd sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym udział biegłego rewidenta w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Warto o tym pamiętać i skontaktować się zawczasu ze swoim audytorem. Czas inwentaryzacji zbliża się bowiem wielkimi krokami – jak koniec roku.