Jak weryfikować kontrahenta, by nie zostać wplątanym w oszustwo podatkowe (część 1)

Przemysław POWIERZA
Tax Partner w RSM Poland

W ostanim Tax Alercie informowaliśmy Państwa o publikacji Metodyki zawierającej wspólne wytyczne skierowane do urzędników administracji skarbowej w zakresie oceny dochowania przez podatnika należytej staranności. Dziś prezentuję Państwu pierwszy wpis poświęcony tej tematyce, w którym przybliżę wytyczne wynikające z Metodyki oraz wskażę potencjalne ryzyka, z którymi przyjdzie się zmierzyć w przypadku zignorowania wskazówek Ministerstwa dla urzędników KAS.

W celu dochowania należytej staranności podatnik powinien zweryfikować swojego kontrahenta (dostawcę towaru) i przeanalizować okoliczności transakcji z nim zawieranej. Metodyka zawiera wskazówki, w jaki sposób weryfikować swojego kontrahenta, jednakże nie stanowi wyczerpującej listy sposobów. Z jednej strony to dobra wiadomość dla podatników, ponieważ niepodjęcie działań wskazanych w Metodyce (żadnego lub tylko niektórych) nie spowoduje od razu utraty prawa do odliczenia podatku VAT. Podatnik będzie mógł wykazać w inny dowolny sposób, że dochował należytej staranności. Jest też jednak druga strona medalu. Z uwagi na mnogość sytuacji, które mogą wystąpić w praktyce życia gospodarczego, organy podatkowe mogą uwzględniać również zupełnie inne okoliczności transakcji oraz podjęte przez podatnika działania, nieopisane w Metodyce. Zawsze będzie więc istnieć ryzyko, że zastosowanie się wyłącznie do wskazówek określonych w Metodyce może nie wystarczyć. Urzędnicy KAS mogą uznać, że należało zrobić więcej i powinniśmy byli wiedzieć, że uczestniczymy w transakcji, która jest oszustwem lub nadużyciem w zakresie VAT. Teoria? Skądże znowu – przejdźmy do szczegółów.

Rozpoczęcie współpracy z kontrahentem

Poprzez rozpoczęcie współpracy z kontrahentem należy rozumieć sytuację, w której podatnik zawiera transakcję handlową dotyczącą towarów z podmiotem, z którym:

• wcześniej nie zawierał w ogóle takich transakcji albo
• zawierał już wcześniej jakieś transakcje, ale nowa transakcja dotyczy towarów spoza branży lub typowych dla innego profilu działalności, których podatnik dotąd nigdy nie nabywał.

Kryteria formalne

Pierwszym i podstawowym działaniem, jakie powinien podjąć podatnik przy weryfikacji kontrahenta, jest sprawdzenie czy podmiot ten w ogóle istnieje. A zatem co powinniśmy zrobić? Przede wszystkim zweryfikować, czy kontrahent jest:

• zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – o ile rejestracja w ogóle jest wymagana;
• zarejestrowany jako podatnik VAT czynny – sprawdzić status kontrahenta na Portalu Podatkowym oraz czy został zarejestrowany lub wykreślony z VAT (za pomocą wykazów MF).

Dodatkowo powinniśmy sprawdzić, czy:

• kontrahent posiada wymagane koncesje i zezwolenia dotyczące towarów będących przedmiotem planowanych transakcji;
• osoby upoważnione do działania w imieniu kontrahenta są prawidłowo umocowane (za pomocą danych dostępnych w KRS lub w CEIDG).

Oprócz podjęcia ww. kroków należy także pamiętać o udokumentowaniu ich dokonania np. w postaci screenshots, wydruków z rejestru czy korespondencji mailowej. Dokumentacja (obojętnie w jakiej formie) musi zawierać datę, wskazującą że daną czynność sprawdzającą podjęliśmy przed rozpoczęciem współpracy z kontrahentem.   

Kryteria transakcyjne

Przy tworzeniu listy przesłanek transakcyjnych MF kierowało się maksymą „too good to be true”. W skrócie, jeżeli warunki transakcji są zbyt dobre na to by były prawdziwe, to należy nabrać podejrzeń i podjąć działania zapobiegające wplątaniu nas w oszustwo podatkowe. Pamiętajmy jednak, że przy ocenie zasadności określonych posunięć w ramach działalności gospodarczej zawsze należy przyjąć perspektywę podatnika – to on ponosi określone ryzyko, to on samodzielnie decyduje się na dane rozwiązanie i wreszcie to on, ryzykując, liczy się ze stratą lub zyskiem. Celem prowadzenia działalności nie jest płacenie podatków, lecz wypracowanie akceptowalnego zysku netto (już po opodatkowaniu).

Zawarcie transakcji bez ryzyka gospodarczego

Jeżeli coś jest zbyt piękne by było prawdzie, to prawdopodobnie jest częścią oszustwa podatkowego. Tak przynajmniej myśli KAS. W transakcjach handlowych nietypową okolicznością jest wskazanie przez naszego dostawcę od razu potencjalnego nabywcy - klienta, który odkupi od nas towar praktycznie od ręki i to za kwotę wyższą niż nasze koszty nabycia. Dodatkowo nabywca zapłaci nam należność za towar, zanim zapłacimy swojemu kontrahentowi. Sytuacja taka doprowadza – zdaniem MF – do całkowitego wyeliminowania ryzyka gospodarczego podatnika, ponieważ nie wymaga od nas żadnej inicjatywy w prowadzeniu transakcji oraz zaangażowania własnych środków finansowych (płacimy pieniędzmi uzyskanymi od nowego nabywcy towaru). MF wskazało, że na ryzyko udziału w oszustwach podatkowych wskazywać może zastosowanie przelewów natychmiastowych do płatności za towar. Pamiętajmy, że powyższe konkluzje obudowane są całym szeregiem założeń i zaliczkowa płatność za towar otrzymana od z góry znanego odbiorcy nie świadczy nigdy automatycznie o oszustwie. Powody dla takiego ułożenia transakcji mogą być różne i absolutnie nie mają nic wspólnego z wyłudzeniami VAT. Warto jednak wziąć pod uwagę, że tego typu warunki handlowe prawie na pewno ściągną na nas uwagę KAS i choćby z tego względu warto przygotować ich rzetelne uzasadnienie.

Dokonanie płatności gotówką lub skorzystanie z obniżenia ceny w przypadku płatności gotówką, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł

W przypadku gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, dokonanie płatności gotówką, skorzystanie z rabatu uzależnionego od dokonania płatności gotówką bądź wyrażenie zgody na sztuczny podział transakcji na szereg płatności mniejszych niż 15 000 zł może zostać nieprzychylnie odebrane przez organy podatkowe (zresztą słusznie). Mamy bowiem obowiązek dokonywania płatności na rachunek płatniczy przedsiębiorcy, gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł (art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców). W związku z tym, jeżeli kontrahent wymaga od nas zapłaty gotówką lub udziela rabatu za dokonanie płatności gotówką, w przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, należy zachować zdwojoną czujność a najlepiej zrezygnować z transakcji. Błaha oszczędność sprowadzi na nas mnóstwo problemów, których rozwiązanie może nas słono kosztować. Obrót bezgotówkowy służy eliminowaniu oszustw (nie tylko podatkowych), więc żaden uczciwy przedsiębiorca i podatnik nie ma interesu w tym, aby taki obrót omijać. Pamiętajmy, że oszuści, poza tym, że nas okradają, psują też rynek. Oferują niższe ceny w nieuczciwy sposób.

Zapłata za towar na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny 

Szczególną ostrożność należy zachować także w przypadku, gdy kontrahent wymaga od nas dokonania płatności na dwa odrębne rachunki bankowe, rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny – o ile nie ma to wyraźnego uzasadnienia ekonomicznego. Przede wszystkim, zdaniem Ministerstwa Finansów, podejrzana jest sytuacja, w której cena netto za zakupione towary ma zostać wpłacona na jeden rachunek bankowy a VAT na drugi rachunek bankowy wskazany przez kontrahenta. Sęk w tym, że taki sposób płatności znów niekoniecznie musi świadczyć o oszustwie. Niekiedy przedsiębiorcy dokonują zapłaty za daną transakcję w dwóch różnych walutach. Na fakturze kwota VAT zostaje określona w PLN, bo przepisy podatkowe tego wprost wymagają. Kwota ta wpłacana jest następnie na rachunek bankowy prowadzony w PLN, natomiast kwota netto może zostać określona w innej walucie obcej (kwota ta wpłacana jest na rachunek bankowy prowadzony w danej walucie). Taki zabieg jest konieczny, gdy dostawca minimalizuje ryzyko związane z kursami walut. Unika przewalutowań i potencjalnych niepotrzebnych strat, skoro VAT i tak musi przelać w PLN. Niestandardowe sposoby przelewów zdarzają się też w przypadku usług windykacyjnych czy faktoringu. Na szczęście MF zauważyło, że m.in. w ramach umowy faktoringu czy cesji, dokonywanie płatności na rachunek podmiotu trzeciego lub rachunek zagraniczny jest zupełnie zwyczajną praktyką. Także w tym wypadku niczego nie da się przesądzić z góry.

Pozostałe przesłanki dochowania należytej staranności w przypadku rozpoczęcia współpracy z nowym kontrahentem omówię w kolejnej odsłonie naszego cyklu, dlatego też serdecznie zachęcam Państwa do śledzenia naszego bloga. Jednakże już teraz warto zastanowić się nad przygotowaniem wewnętrznej procedury weryfikacyjnej. Pozwala ona istotnie zminimalizować ryzyko wplątania w oszustwo i konieczności kosztownej obrony swojej reputacji, nie wspominając już o stratach związanych z koniecznością zapłaty cudzego podatku. Nasz Zespół ekspertów chętnie Państwa wesprze w przygotowaniu niezbędnych narzędzi ochronnych. Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu.