Wygodny i szybki e-KRS – czyli nowy wymiar postępowań rejestrowych

Zuzanna BRÓDKA
Corporate Advisory Assistant w RSM Poland

Plany dotyczące wprowadzenia elektronicznego postępowania rejestrowego przed Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS) powstały już w 2018 roku. Niestety, elektroniczne postępowanie rejestrowe nadal stanowi jedynie projekt.

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2018 poz. 398) przewidywała wejście w życie przepisów wprowadzających postępowanie rejestrowe online na dzień 1 marca 2020 roku. Z uwagi na fakt, iż Ministerstwo Sprawiedliwości nie zdążyło przygotować na czas dostatecznego zaplecza systemu teleinformatycznego S-24, planowany termin obowiązywania nowych przepisów został przesunięty ustawą z dnia 13 lutego 2020 roku o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, na dzień 1 marca 2021 roku. To jednak nadal nie wystarczyło. Przewidywany termin wejścia w życie omawianej zmiany został ponownie przesunięty, ustawą z dnia 21 stycznia 2021 roku o zmianie ustawy Kodeks postępowania administracyjnego oraz niektórych innych ustaw, na dzień 1 lipca 2021 roku.  

Czy faktycznie możemy oczekiwać, że całkowita elektronizacja postępowań prowadzonych przed Krajowym Rejestrem Sądowym stanie się elementem naszej codzienności? Zachęcam do zapoznania się z poniższym artykułem, w którym wyjaśniamy nadchodzące zmiany.

Wszystkie znaki na niebie i ziemi wskazują, że 1 lipca 2021 roku polskie spółki zastanie nowa rzeczywistość

Jak wynika z listy projektów rozporządzeń, opublikowanych na oficjalnej stronie Rządowego Centrum Legislacji, trwają obecnie prace nad uchwaleniem dwóch rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości, które nieco uchylają rąbka tajemnicy jeśli chodzi o sposób funkcjonowania rejestru przedsiębiorców KRS online po 1 lipca 2021 roku. Należy zaznaczyć, że są to jedynie projekty rozporządzeń, zatem, zanim wejdą w życie, wiele może się jeszcze zmienić. Planowany termin wejścia w życie obu aktów prawnych to 1 lipca 2021 roku.

Zmiany, ale czy na pewno?

Pierwszy ze wspomnianych projektów to rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie warunków organizacyjno-technicznych dotyczących formy wniosków oraz ich składania do Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, a także odpisów, wyciągów, zaświadczeń, informacji, dokumentów oraz kopii dokumentów doręczanych wnioskodawcom za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz sposobu posługiwania się dokumentami oraz kopiami dokumentów wydanymi w postaci elektronicznej (numer wykazu A386).

Rzeczony projekt rozporządzenia nie wprowadza zbyt wielu zmian i skoncentrowane jest na dostosowaniu definicji z rozporządzenia z 22 grudnia 2011 roku do tych aktualnie używanych. Jednym z przykładów takiego działania jest doprecyzowanie definicji podpisu elektronicznego. Zgodnie z omawianym projektem, przez podpis elektroniczny rozumie się kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany oraz podpis osobisty. Ponadto, w wielu miejscach dokumentu określenie „droga elektroniczna” zostało zastąpione sformułowaniem „za pośrednictwem systemu teleinformatycznego”. Obie kwestie są istotne ze względu na to, że odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z rejestru będą doręczane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego i opatrzone podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika Centralnej Informacji.

Projekt zakłada również, że system teleinformatyczny będzie potwierdzał zamieszczanie w nim wspomnianych wyżej informacji oraz dokumentów i kopii dokumentów z katalogu, odnotowując to, ze wskazaniem daty zamieszczenia, pod adresem dostępnym na stronach podmiotowych Ministerstwa Sprawiedliwości, w Biuletynie Informacji Publicznej.

Cyfrowe dokumenty i płatności

Drugi interesujący nas projekt, to rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu wnoszenia pism procesowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe (numer wykazu B563).

Wynika z niego, że każda osoba, zainteresowana dostępem do systemu teleinformatycznego, będzie zobowiązana do utworzenia w nim konta. Konto będzie mogło być założone jedynie przez osobę fizyczną. W systemie teleinformatycznym będzie można składać nie tylko wnioski – np. o wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz inne wnioski, ale również nie będące wnioskiem inne pisma kierowane do sądu rejestrowego. Z uzasadnienia do projektu rozporządzenia wynika, że wnioski oraz inne pisma mają być wypełnianie za pomocą systemu teleinformatycznego, po uprzedniej elektronicznej identyfikacji użytkownika – tzw. uwierzytelnieniu. Z powyższego wynika zatem, że wnioski stanowiące aktualnie urzędowe formularze będą dostępne i wypełnianie w systemie teleinformatycznym. System ten ma ponadto umożliwić również wybór „innego wniosku”, na wypadek, gdyby żaden z dostępnych dokumentów nie zakładał złożenia odpowiedniego wniosku do rejestru online.

W trakcie procesu składnia dokumentów do każdego wniosku i pisma będzie można dodawać załączniki oraz uiszczać opłatę sądową. Uiszczenie płatności będzie możliwe w trakcie procesu składania pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, poprzez wykorzystanie udostępnianego przez system teleinformatyczny mechanizmu, gwarantującego nieodwracalne zainicjowanie procedury opłacenia pisma i identyfikację wnoszącego opłatę. Co istotne, możliwe będzie dokonanie tego w innej formie bezgotówkowej, gotówką albo z użyciem znaków opłaty sądowej – w tym ostatnim przypadku do wniosku będzie należało po prostu dołączyć dowód jej uiszczenia. Wszystkie te dokumenty będą jednak bezwzględnie musiały mieć postać elektroniczną.

Dobrą wiadomością jest fakt, że projekt rozporządzenia umożliwia przygotowanie wniosków i innych dokumentów w systemie teleinformatycznym przez inną osobę niż ta, która finalnie będzie je podpisywać. Jeżeli pismo wymaga podpisania przez więcej niż jednego członka zarządu, wówczas każda powołana na to stanowisko osoba jest zobowiązana podpisać dokument elektronicznie, przy użyciu swojego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Można to zrobić korzystając z jednego i tego samego profilu lub innych kont, komputerów i miejsc.

Rola notariusza w postępowaniu e-KRS

Na mocy ustawy z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, począwszy od 1 lipca 2021 roku notariusz będzie zobowiązany pouczać strony aktu o sposobie i trybie składania wniosku w postępowaniu rejestrowym oraz o obowiązku podania we wniosku numeru wypisu albo wyciągu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, jeżeli akt notarialny zawierać będzie w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS. Jest to dobra wiadomość, ponieważ notariusz będzie zobowiązany poinstruować przedsiębiorcę o tym, w jaki sposób należy dokonać zgłoszenia zmian w rejestrze online.

Wyeliminowana zostanie ponadto konieczność doręczania do sądu kopii lub skanów aktów notarialnych stanowiących podstawę wpisu.

Elektroniczne postępowanie rejestrowe a działania przez pełnomocnika

Już teraz wiadomo, że, wraz z wejściem w życie niektórych przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw w dniu 1 lipca 2021 roku, ustawodawca zapewni spółkom możliwość składania wniosków za pośrednictwem systemu KRS online przez pełnomocnika. Niestety, na tym informacje się kończą i nic więcej nie wiadomo. Założyć należy jednak, że wspomniany pełnomocnik będzie zobowiązany posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, oraz że będzie to osoba profesjonalnego pełnomocnika w rozumieniu Kodeksu postępowania cywilnego (KPC) z dnia 17 listopada 1964 r. (Dz.U. z 2020 r. poz. 1575 t.j.). Kim byłaby więc ta osoba? Mówiąc konkretniej i opierając się na definicji pełnomocnika, znajdującej się w art. 87 § 1 KPC, „Pełnomocnikiem może być adwokat lub radca prawny, a w sprawach restrukturyzacji i upadłości także osoba posiadająca licencję doradcy restrukturyzacyjnego, a ponadto osoba sprawująca zarząd majątkiem lub interesami strony oraz osoba pozostająca ze stroną w stałym stosunku zlecenia, jeżeli przedmiot sprawy wchodzi w zakres tego zlecenia, współuczestnik sporu, jak również małżonek, rodzeństwo, zstępni lub wstępni strony oraz osoby pozostające ze stroną w stosunku przysposobienia”.

Jest to dobra wiadomość dla przedsiębiorców zagranicznych, którym w teorii to rozwiązanie powinno ułatwić codzienne funkcjonowanie biznesu i pozwolić na dokonywanie zmian w spółkach bez konieczności dogłębnego zapoznawania się z prowadzonym w języku polskim systemem teleinformatycznym. Nie wiadomo jednak jeszcze, jak zadziała to w praktyce.

Podpis elektroniczny jako niezbędny element elektronicznej rewolucji?

Proces digitalizacji składania dokumentów do polskich urzędów i instytucji rozpoczął się już 2018 roku. Członkowie Zarządu Spółek musieli wówczas zmierzyć się z wyrobieniem kwalifikowanych podpisów elektronicznych lub profilów zaufanych ePUAP, aby móc podpisywać sporządzane elektronicznie sprawozdania finansowe. To był jednak dopiero początek.

Podpis elektroniczny zyskuje coraz większą rolę i będzie teraz także niezbędnym elementem elektronicznego postępowania rejestrowego prowadzonego przed Krajowym Rejestrem Sądowym. Począwszy od 1 lipca 2021 roku każdy członek zarządu spółki czy oddziału będzie zobowiązany go posiadać. Jeżeli wszystkie dokumenty dotyczące spółki będą przygotowywane elektronicznie, to w przypadku niektórych z nich wymagany będzie podpis elektroniczny każdego z członków zarządu. Podpis elektroniczny będzie także niezbędny, aby uzyskać dostęp do systemu e-KRS. Prawdopodobnie nie tylko posłuży do podpisu zgłaszanych dokumentów, ale też będzie pełnił funkcję klucza dostępu do systemu.

Wszystkie osoby zainteresowane uzyskaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego zachęcamy do zapoznania się z poświęconym temu zagadnieniu wpisem.

Podsumowanie

Począwszy od 1 lipca 2021 roku wszystkie wnioski dotyczące podmiotu podlegającego wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS, a więc wszelkiego rodzaju spółek oraz oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, będą składane wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Oznacza to, że wszystkie wnioski i dokumenty, dotyczące rejestracji jakichkolwiek zaistniałych zmian, będą musiały zostać sporządzone wyłącznie w formie elektronicznej. Złożenie dokumentów w innej formie będzie powodowało ich zwrócenie przez sąd, zatem w praktyce stanie się niemożliwe.

Mimo powoli napływających informacji, wygląd i funkcjonowanie systemu teleinformatycznego S-24 po 1 lipca 2021 roku nadal pozostaje wielką niewiadomą. Do wejścia przepisów w życie został już niecały miesiąc i wciąż liczymy na to, że bardziej szczegółowe informacje na temat E-KRS-u będzie stopniowo publikowanych wraz ze zbliżaniem się wyznaczonej na przyszły miesiąc daty.

Mamy nadzieję, że tym razem faktycznie wszystkie spółki będą miały okazję przenieść się do nowej, cyfrowej rzeczywistości. Do trzech razy sztuka!