Wybrane klauzule umowne – na jakie zapisy warto zwrócić uwagę podpisując umowę?

W artykule odpowiadamy na pytania:

• Czym są klauzule umowne i czego mogą dotyczyć?
• Na jakie zapisy warto zwrócić uwagę podpisując umowę?
• Czy warto stosować klauzule umowne?

Umowy funkcjonujące w dzisiejszym obrocie są często coraz bardziej rozbudowane, zawierają coraz większą liczbę paragrafów. To zazwyczaj dobrze – dodawanie kolejnych elementów podyktowane jest w końcu coraz większą świadomością prawną przedsiębiorców i chęcią zabezpieczania swoich interesów poprzez klauzule ułatwiające dochodzenie roszczeń oraz zwiększające bezpieczeństwo informacji związanych z prowadzeniem firmy. Przed podpisaniem umowy warto jednak przyjrzeć się jej dobrze i zastanowić nad tym, co faktycznie oznaczają jej zapisy – zwłaszcza że, w praktyce, nawet te na pozór najbardziej błahe i standardowe mogą przysporzyć sporo niespodziewanych zmartwień. Na co zatem warto zwrócić uwagę? Spójrzmy na przykłady klauzul umownych które mogą spowodować problemy.

Czym są klauzule umowne i czego mogą dotyczyć?

Klauzule umowne to te fragmenty umowy, które ujęte są w odrębnej jej części i regulują określone prawa i obowiązki stron zawierających daną umowę. 

Standardowe klauzule umowne są zazwyczaj powtarzalnymi zapisami występującymi powszechnie w obrocie gospodarczym. Mogą one dotyczyć zakazu konkurencji, regulować zasady zachowania poufności przez strony umowy, czy też nakładać na nie kary umowne. 

Na jakie zapisy standardowych klauzul umownych warto zwrócić uwagę podczas zawierania umowy?

Którym klauzulom warto się przyjrzeć? Każdy prawnik powie, że prawidłowa odpowiedź na to pytanie brzmi: wszystkim :) . W artykule przedstawimy jednak kilka, które często są przedmiotem zagorzałych negocjacji, lub – wręcz przeciwnie – stanowią co prawda standardowe postanowienia umowne, lecz są na tyle istotne, że zawsze warto zwracać na nie uwagę.

Kara umowna

Klauzule dotyczące kar umownych zdecydowanie są jednymi z najpopularniejszych zapisów występujących w umowach gospodarczych. 

Czym jest kara umowna? Pod pojęciem tym kryje się forma pieniężnej rekompensaty, którą jedna strona umowy musi zapłacić drugiej w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania swoich obowiązków umownych. 

Kara umowna nie musi dotyczyć głównego przedmiotu umowy i może zabezpieczać jej poszczególne postanowienia. Niemniej jednak strony mogą zabezpieczać w ten sposób tylko zobowiązania niepieniężne (np. obowiązek terminowego ukończenia prac, przedłożenia określonych dokumentów, etc.). Co więcej, co do zasady, kara umowna jest należna tylko wtedy, gdy strona dokonująca naruszeń ponosi odpowiedzialność za te naruszenia lub za okoliczności, które do nich doprowadziły (i o ile faktycznie w wyniku tych naruszeń wystąpiła szkoda) – oczywiście o ile w umowie nie zastrzeżono inaczej.

Wprowadzając do umowy zapisy o karze umownej należy określić jej wysokość – kwotowo lub w sposób pozwalający na jednoznaczne ustalenie jej wysokości. Uwzględnić trzeba także przesłanki, po których spełnieniu można tę konkretną karę nałożyć. Pamiętajmy przy tym, że kara umowna nie może być rażąco wygórowana – tj. musi być adekwatna do zobowiązania, które zabezpiecza. W ramach ostatniego istotnego kroku powinniśmy też uregulować, czy strona, która odniosła szkodę, może dochodzić odszkodowania większego niż wartość zastrzeżonej kary umownej.

Podsumowując, kara umowna to na ogół skuteczne i powszechne narzędzie motywujące strony do dotrzymania warunków umowy.

Kara gwarancyjna

Kolejną istotną klauzulą umowną (którą należy odróżnić od kary umownej) jest kara gwarancyjna, zwana również świadczeniem gwarancyjnym. Świadczenie gwarancyjne również jest powszechnie spotykanym sposobem na zabezpieczenie interesów stron i często stanowi alternatywę dla kar umownych.

Świadczenie gwarancyjne polega na nałożeniu na stronę umowy obowiązku zapłaty sumy pieniężnej, którą będzie trzeba zapłacić w przypadku wystąpienia ryzyka gwarancyjnego. Tego typu ryzykiem może być niewykonanie (lub nienależyte wykonanie) zobowiązania wskutek okoliczności, za które osoba mająca spełnić zobowiązanie nie ponosi odpowiedzialności. Do określonego w taki sposób świadczenia gwarancyjnego nie stosuje się przepisów Kodeksu cywilnego o karze umownej.

Zapis dotyczący kary gwarancyjnej należy uznać za bardziej rygorystyczny od kary umownej. Wynika to z tego, że świadczenie gwarancyjne przysługuje nawet wtedy, gdy strona nie odpowiada za działania, w wyniku których wystąpiła szkoda. W przypadku kary umownej odpowiedzialność ta nie powinna zachodzić (o ile nie zastrzeżono inaczej). Co więcej, do kary umownej mają zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego (dotyczące jej miarkowania), a do świadczenia gwarancyjnego – nie. 

Co za tym idzie, nie można podnieść, że świadczenie gwarancyjne jest rażąco wygórowane w myśl przepisów o karze umownej. 

Klauzule modyfikujące odpowiedzialność

Standardową praktyką, stosowaną pomiędzy podmiotami profesjonalnymi jakimi są przedsiębiorcy, jest stosowanie klauzul modyfikujących odpowiedzialność każdej ze stron w przypadku niewykonania (lub nienależytego wykonania) postanowień umowy.

Domyślnie dłużnik odpowiedzialny jest za niezachowanie należytej staranności, co, w przypadku przedsiębiorców, oceniane jest z uwzględnieniem zawodowego charakteru ich działalności (miernik staranności jest podwyższony – do poziomu oczekiwań, które można mieć w stosunku do profesjonalisty). Dłużnik może jednak uwolnić się od odpowiedzialności, wykazując, że szkoda nie wynika z jego winy. Alternatywnie, dłużnik może odpowiadać też na zasadzie ryzyka (czyli niezależnie od dochowanej staranności), np. gdy powierza wykonanie umowy podwykonawcom. 

Kluczowy w przypadku tej klauzuli jest fakt, że – w dużej mierze – odpowiedzialność umowną można rozszerzyć lub ograniczyć. Sztywną granicą jest odpowiedzialność za winę umyślną (czyli umyślne wyrządzenie szkody). W pozostałych przypadkach strony umowy mają dużą dowolność określania konkretnego zakresu. 

Najczęściej stosowanym zapisem klauzuli modyfikującej odpowiedzialność jest ograniczenie odpowiedzialności do określonej kwoty odszkodowania. Ważne jest, aby strony ograniczały wysokość odpowiedzialności w sposób racjonalny. Rażąco nisko ograniczona odpowiedzialność w skrajnych przypadkach mogłaby zostać uznana za nieważną. 

Sposób formułowania tego zapisu też jest różny – klauzula modyfikująca odpowiedzialność może po prostu określać kwotę odpowiedzialności lub określać odpowiedzialność maksymalną jako wielokrotność wynagrodzenia umownego (czy też jego pewien procent). Klauzula może również modyfikować stopień odpowiedzialności – np. wyłączyć odpowiedzialność z tytułu winy nieumyślnej, ustalić odpowiedzialność tylko za winę umyślną lub wyłączyć z odszkodowania utracone korzyści. 

Klauzule końcowe

Kolejnymi klauzulami, które występują standardowo w umowach, są tzw. klauzule końcowe. To zapisy występujące na końcu umowy, nadające jej ostatni szlif w kwestiach niedotyczących bezpośrednio samego przedmiotu świadczenia.

Klauzul końcowych jest wiele, jednak ponownie postanowiliśmy wybrać kilka zyskujących na znaczeniu w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami z różnych krajów.

Umowne określenie jurysdykcji sądu

Umowy niejednokrotnie zawierane są pomiędzy przedsiębiorcami zagranicznymi, co sprawia, że – w przypadku wystąpienia sporu na tle ich wykonania – problematyczne staje się wskazanie sądu, do którego strony powinny skierować swój spór. Problem ten rozwiązuje wcześniejsze określenie sądu danej jurysdykcji w umowie.

Zapis w zasadzie polega na wskazaniu sądu (i kraju), w jakim dany spór będzie rozstrzygany w danej umowie. Takie zabezpieczenie kontraktu może prowadzić do dużej oszczędności czasu i środków w przypadku wystąpienia sporu. Co więcej, klauzula końcowa określająca jurysdykcję sądu może być kolejnym świetnym narzędziem motywującym przedsiębiorców do realizacji kontraktu. Widmo konieczności podróży do innego państwa i toczenia w nim wieloletniego sporu sądowego (i inwestowania w to środków!) może skutecznie zniechęcić do dokonywania naruszeń.

Umowne określenie prawa właściwego

Ta klauzula służy do określenia prawa, które ma zastosowanie w przypadku rozpatrywania spraw wynikających z zawartej umowy. Wskazanie w umowie prawa właściwego stanowi jasny wybór państwa, którego przepisy będą miały zastosowanie do rozpatrywania zapisów danej umowy.

Zapis ten ułatwia współpracę stron oraz ma znaczenie w przypadku ewentualnej konieczności rozstrzygnięcia sporu występującego między nimi i jest rozwiązaniem powszechnie stosowanym i zazwyczaj występującym przy określaniu jurysdykcji sądów.

Umowne określenie wiążącej wersji językowej

W dobie globalizacji i inwestycji zagranicznych nie jest niczym zaskakującym, że umowy często sporządzane są w dwóch (a nawet kilku) wersjach językowych. Bez odpowiednich zapisów nie będziemy jednak wiedzieć według jakiego języka rozstrzygać ewentualne wątpliwości lub nieporozumienia odnośnie brzmienia umowy.

Uniknięcie powyższego problemu jest stosunkowo proste – wystarczy wskazać, która wersja językowa jest właściwa dla interpretacji umowy lub ma pierwszeństwo w stosowaniu. Rozwiązanie takie jest standardową praktyką i nie należy go unikać. 

Czy warto stosować klauzule umowne?

Czy warto zatem stosować klauzule umowne? Odpowiedź na to pytanie mogłaby brzmieć „warto, a nawet trzeba” :) . Przemyślane klauzule umowne są świetnym sposobem, aby zabezpieczyć realizację umów pomiędzy stronami i ułatwić sobie dochodzenie ewentualnych roszczeń. Zapisy te mają za zadanie tworzyć konkretne i solidne podstawy późniejszej współpracy i nie należy ich traktować marginalnie. Co więcej, znajomość ich znaczenia i regularne stosowanie adekwatnych klauzul umownych podczas tworzenia umów ułatwia prowadzenie biznesu i ogranicza ryzyko niepowodzenia przedsięwzięć gospodarczych.

Należy przy tym pamiętać, że sporządzenie dobrej umowy (lub wprowadzenie do niej stosownych zapisów) jest działaniem wymagającym odpowiedniej wiedzy i doświadczenia. Jeżeli masz więc wątpliwości co do zapisów umownych przedstawionych przez kontrahenta – lub chcesz spisać umowę, która odpowiednio zabezpieczy twoje interesy – skontaktuj się z zespołem naszych specjalistów.