Umowa NDA – formalność czy przydatne narzędzie?

Z artykułu dowiesz się:

• Czym jest i co zabezpiecza NDA?
• Dlaczego podpisuje się NDA?
• Czy warto stosować i co należy zawrzeć w NDA?

Non disclosure agreement – w skrócie NDA – to nic innego jak umowa o zachowaniu poufności. Jest to standardowy dokument stosowany obecnie powszechnie przez współpracujących ze sobą przedsiębiorców. Spisywanie warunków umowy nakładającej na strony obowiązek zachowania tajemnicy i tym samej chroniącej poufność informacji często traktowane jest jednak jako „zło konieczne” towarzyszące umowie głównej: ot, kolejny dokument, który należy podpisać. Czy jest to dobre podejście? Przyjrzyjmy się temu wspólnie.

Czym jest umowa o zachowaniu poufności (NDA)?

Umowa NDA jest umową wyznaczającą zakres informacji poufnych, standardy ochrony tych wrażliwych danych i sankcje za naruszenie poufności.

NDA reguluje zasady dotyczące obchodzenia się z informacjami poufnymi danego przedsiębiorcy oraz zobowiązuje stronę podpisującą umowę do zachowania takich danych w tajemnicy. Zazwyczaj umowę mającą na celu chronienie poufności informacji zawiera się już na etapie negocjacji przyszłej współpracy, ale nie ma przeszkód formalnych do tego, aby zawrzeć ją dopiero przy podpisaniu wynegocjowanej już umowy lub nawet już w trakcie współpracy. 

Zawarcie umowy NDA następuje najczęściej w związku ze współpracą handlową pomiędzy przedsiębiorcami, ale także przy okazji świadczenia usług audytorskich lub prowadzenia badań due diligence. Coraz częściej zawarcie umowy NDA jest przy tym nie tylko narzędziem ochrony współpracujących ze sobą uczestników obrotu gospodarczego, ale wręcz warunkiem niezbędnym do nawiązania współpracy.

W jakim celu zawierać umowę o zachowaniu poufności?

Po co zawierać NDA? Odpowiedź wydaje się prosta: po to, by chronić tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastanówmy się zatem, czym właściwie jest „tajemnica przedsiębiorstwa”. Pojęcie to zostało zdefiniowane w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2022 r. poz. 1233) w następujący sposób: 

(…) przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

Jak widać powyżej, sama definicja tajemnicy przedsiębiorstwa jest dosyć ogólna. W związku z tym w praktyce stanowi raczej jedynie punkt wyjścia dla tego, co strony podpisujące umowę NDA uznają za taką tajemnicę. W wielu przypadkach zatem definicję tę rozszerza się i dopasowuje do indywidualnych potrzeb stron konkretnej umowy NDA. Dodatkowo, z definicji ustawowej wynika, że – aby coś zostało uznane tajemnicę przedsiębiorstwa i podlegało ochronie na gruncie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji – dany podmiot musi podjąć działania zmierzające do jej ochrony. Jednym z przejawów takich działań jest właśnie samo zawarcie odpowiedniej umowy NDA.

Po pierwsze, zawarcie takiej umowy świadczy samo przez się o podjęciu działań zmierzających do ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, dzięki czemu informacje objęte umową zostaną objęte też ogólną ochroną prawną wynikającą z w/w ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Po drugie, zawarcie umowy NDA pozwoli jej stronom skonkretyzować obszary ochrony określonych informacji, termin związania obowiązkiem poufności, czy też uregulować zasady odpowiedzialności w razie naruszeń, co w istotny sposób zwiększa gwarancję realnej ochrony tajemnic przedsiębiorcy. Doprecyzowanie w dokumencie tego rodzaju kwestii nie tylko pomaga firmom uniknąć konfliktów na tle zachowania poufności, ale także ułatwia rozwiązywanie tych już powstałych.

Co powinna zawierać umowa NDA?

• Dokładne określenie informacji poufnych i tego, co firma uznaje za tajemnice przedsiębiorstwa
  Tak jak wspominałem wcześniej, o ile polski ustawodawca wyznacza pewne ramy tego, co należy uznać za tajemnicę przedsiębiorstwa, o tyle definicja ta często okazuje się niewystarczająco dokładna by zamieścić ją bez żadnych uściśleń w umowie NDA. Zawierając umowę o zachowaniu poufności w pierwszej kolejności musimy zatem sprecyzować, co strony uznają za informacje poufne. Przykładowo, za informacje poufne strony mogą uznać informacje technologiczne, informacje finansowe, informacje dotyczące ich klientów, informacje o wysokości wynagrodzenia za świadczone przez siebie usługi czy też informacje o zabezpieczeniach technicznych stosowanych w ramach ochrony działalności.
   
• Wskazanie co można robić, a czego nie z informacjami poufnymi
  Samo doprecyzowanie tego, czym są informacje chronione umową, nie wystarczy. Strony powinny określić granice i dopuszczalne cele wykorzystania danych poufnych. Te oczywiście będą różniły się w zależności od tego, dla jakich potrzeb biznesowych zawierana będzie umowa NDA. Przykładowo, inaczej należy określić cele i granice wykorzystania informacji poufnych w przypadku negocjacji handlowych, a inaczej w przypadku poddawania się przez przedsiębiorcę badaniu due diligence. 
   
• Czas trwania umowy
  W praktyce okres obowiązywania NDA i obowiązku zachowania poufności ustala się przynajmniej na tyle czasu, ile ma trwać relacja biznesowa, w związku z którą umową jest zawierana – tzn. przynajmniej na tyle, ile mają trwać negocjacje lub świadczenie usług pomiędzy stronami. Oczywiście czas, na który zawiera się NDA, jest zazwyczaj dłuższy i ogólnie zaleca się, aby był to odpowiednio długi czas określony. W przypadku czasu nieokreślonego warto zadbać o ustalenie odpowiednio długiego okresu wypowiedzenia umowy.  
   
• Inne istotne postanowienia, takie jak kara umowna
  O czym jeszcze pamiętać przy sporządzeniu NDA? Głównie chodzi o doprecyzowanie pozostałych kwestii dotyczących ochrony informacji poufnych, które uznajemy za istotne z uwagi na stosunek relacji między podmiotami, który zabezpieczają. Kwestiami takimi mogą być w tym przypadku:
  • sposoby zabezpieczeń i standardy ochrony informacji poufnych (np. szyfrowanie, oznaczanie jako poufne),
  • osoby, którym ujawnienie informacji poufnych jest dozwolone (np. tylko określone osoby realizujące usługę, przy której drugiej stronie powierzane są informacje poufne),
  • sposoby postępowania z informacjami poufnymi po wygaśnięciu umowy (np. określony sposób zwrotu, zniszczenia),
  • kary umowne stanowiące skutki naruszenia NDA,
  • kwestie odpowiedzialności kontraktowej.

Opisane powyżej elementy umowy NDA to jej najbardziej typowa zawartość. Poszczególne zagadnienia mogą być różnorodnie ujmowane, a także rozszerzane w zależności od indywidualnych potrzeb wynikających z konkretnej relacji, której ma towarzyszyć umowa NDA. 

Czego unikać w umowie o zachowaniu poufności?

Skoro wiemy już, co warto uwzględnić w umowie NDA, to należałoby też wskazać czego unikać przy jej spisywaniu. Przykładowymi praktykami, których należy się wystrzegać, są:

• Nadmierna ogólność definicji
  Dobra NDA ma pomóc stronom we współpracy, a nie tę współpracę utrudniać. Nadmierna ogólność często prowadzi do tego, że strona nie wie, jakie działania (i z jakimi informacjami) może podejmować, a jakich nie. Taki stan może prowadzić do tego, że strona zwyczajnie nie będzie miała pewności co do tego, jak powinna i może realizować współpracę czy negocjacje. Zbyt szerokie lub ogólne zdefiniowanie informacji poufnych może zatem zmniejszyć efektywność współpracy lub podkopać wzajemne zaufanie stron – a przecież cel takiej umowy jest wręcz odwrotny.
   
• Niedostosowanie umowy NDA do umowy głównej
  To, że kontrahenci posługują się wzorami umów w obrocie gospodarczym jest oczywiste i nie jest czymś złym. Jednakże indywidualna relacja pomiędzy kontrahentami z reguły wymaga nie tylko spersonalizowania łączącej ich umowy głównej, ale również dostosowania do niej umowy NDA. Stosowanie zapisów niewłaściwych dla danych okoliczności doprowadzi najczęściej do nieefektywnej ochrony informacji poufnych, a przynajmniej jej osłabienia. 
   
• Tworzenie jednostronnych postanowień
  Pamiętajmy, że umowa NDA ma na celu zabezpieczenie danych poufnych udostępnianych w ramach współpracy stron wynikającej z umowy głównej (lub w ramach negocjacji) i ma umożliwić efektywną współpracę pomiędzy stronami. Oczekiwanie nadmiernej ochrony przez stronę udostępniającą lub nadmierne obniżanie standardu ochrony przez stronę przeciwną nie będzie satysfakcjonujące dla stron i może stanowić barierę dla rozwoju ich relacji biznesowych. Z tego względu, pisząc umowę NDA, już na samym początku warto należycie rozważyć obszary wymagające uwagi, a następnie odpowiednio je określić i zabezpieczyć. Skutecznie, ale w sposób akceptowany przez obie strony.

Czy warto stosować umowę NDA?

Uważam, że na to pytanie należy stanowczo odpowiedzieć: tak. Dlaczego? Otóż podpisanie takiej umowy:

• pozwoli przedsiębiorcy powierzać informacje drugiemu podmiotowi w sposób bezpieczny i na jasnych zasadach;
• umożliwia firmom rozpoczęcie współpracy z kontrahentami (NDA staje się standardem, niechęć do stosowania i podpisywania takiej umowy może zamknąć potencjalne kanały współpracy);
• umożliwia znaczne przyspieszenie rozpoczęcia potencjalnej współpracy poprzez szybszy dostęp do zasobów drugiej strony;
• sprawia, że jesteśmy jako przedsiębiorcy skuteczniej chronieni przed działaniami nieuczciwej konkurencji.

Oczywiście, mogą znaleźć się głosy przeciwne, mówiące, że egzekwowanie (w szczególności dowodzenie naruszeń) takiej umowy jest utrudnione, a ona sama zawierana jest dla formalności. Pamiętajmy jednak, że odpowiednio napisana umowa NDA gwarantuje realne wzmocnienie ochrony szczególnych, wrażliwych informacji związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, takich jak np.: know-how, baza klientów, zasady wyceny czy procedury firmowe. Z tego względu nie warto z niej rezygnować, a w przypadku, gdy jest się stroną, której informacje takie są przekazywane – odpowiednio skalkulować zapisy, które zamierzamy zaakceptować.  

Jeśli potrzebujesz konsultacji w zakresie umowy NDA, pomocy przy jej konstruowaniu, czy też negocjacji jej postanowień, to zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem doświadczonych specjalistów.