Spór podatkowy krok po kroku

Jak w rozmowie z „Dziennikiem Gazetą Prawną” – ogólnopolskim dziennikiem prawno-gospodarczym – wspominał już Przemysław POWIERZA, Tax Partner w RSM Poland, spory z polskim urzędem skarbowym nie zawsze oznaczają kłopoty, a czasem nawet są potrzebne, aby firma mogła poczuć się bezpieczniej i zminimalizować ryzyka podatkowe. Czego jednak powinni spodziewać się przedsiębiorcy, którzy decydują się skorzystać z pomocy doradcy i wejść z Krajową Administracją Skarbową w spór? Zapraszam do lektury drugiej części wywiadu z naszym ekspertem. 

Przejdźmy do omówienia tego, jak taki spór wygląda, jakie są kolejne fazy. Jak Pan powiedział, często zaczyna się od niewinnego telefonu z prośbą o wyjaśnienie. Wiemy już, że powinniśmy poprosić o pismo…

Jeżeli domagamy się wezwania, to najczęściej je dostajemy. W przypadku spraw małej wagi często praktykowanym sposobem kontaktu jest e-mail. Warto pamiętać, że mail to nie jest formalna procedura wymiany informacji z organem podatkowym, choć, jeżeli jest to drobiazg, to rzeczywiście można na tym mailu poprzestać. Natomiast zgodnie z ustaloną procedurą, powinniśmy otrzymać pisemne wezwanie pocztą albo przez platformę e-PUAP, która jest oficjalnym kanałem komunikacji z administracją publiczną. Dzięki temu jesteśmy później w stanie dokładnie określić, kiedy ta wymiana informacji nastąpiła.

Wymieniamy się informacjami w trybie czynności sprawdzających, w trakcie których mogą się pojawić wątpliwości ze strony organu podatkowego – i wtedy też należy brać pod uwagę, iż w przyszłości może to zaowocować kontrolą podatkową. Kontrola podatkowa to bardziej sformalizowany tryb wymiany informacji, z określonym początkiem, końcem, a także zakresem badania. 

Tu warto podkreślić, że, w tym trybie, organ sprawdzający inicjuje szereg czynności, co też ogranicza aktywny udział podatnika w kontroli – ale to nie znaczy, że powinien on „siedzieć cicho z boku”. Wręcz przeciwnie, zawsze warto korzystać z okazji, aby do czynności podejmowanych przez organ dodawać swoje komentarze i zadbać o to, żeby w dokumentacji postępowania znalazło się jak najwięcej informacji o prowadzonym biznesie. Takie wyjaśnienia i komentarze podatnika mogą okazać się niezwykle istotne jeśli dojdzie do kolejnego etapu, czyli postępowania podatkowego. To etap, w którym rozbieżności w ocenie sytuacji pomiędzy podatnikiem a organem podatkowym mogą doprowadzić do spotkania przed sądem – czyli do ostatniego możliwego etapu sporu.

Reasumując, spór może zacząć się bardzo wcześnie, a rozwinąć bardzo różnie – nie jesteśmy w stanie tego przewidzieć. Natomiast tam, gdzie możemy coś zrobić, powinniśmy być bardzo aktywni i zadbać o to, aby nasze zdanie nie umknęło w natłoku przerabianych przez urzędników KAS danych i dokumentów.
 

Zatem można powiedzieć, że mamy kilka możliwości „spotkań ze skarbówką”: jako pierwsze możemy otrzymać wezwanie do wyjaśnień, zaś następny krok to jest kontrola podatkowa – i tu już może pojawić się poważny spór. Funkcjonuje też coś takiego jak kontrola celno-skarbowa, która dotyczy praktycznie wszystkich przedsiębiorców, choć niewielu się z nią spotkało.

Kontrola celno-skarbowa działa niejako równolegle do tych etapów, o których rozmawialiśmy powyżej. W zasadzie, to do tej pory panowało przekonanie, że jest to tryb przewidziany do przypadków szczególnie wątpliwych – takich jak tropienie przestępstw związanych z rozliczeniami podatkowymi. 

W tej chwili jest tak, że kontrolerzy ten tryb wykorzystują również w skomplikowanych sprawach, takich jak – przykładowo – weryfikowanie poprawności stosowania cen transferowych. 

Pod wieloma względami kontrola celno-skarbowa przypomina kontrolę podatkową. I mimo, że oznacza to, że inicjatywa jest po stronie organów podatkowych, przedsiębiorca powinien wykorzystywać każdą okazję, aby dodawać swoje komentarze i uzasadnienia. Podkreślę jeszcze raz: pamiętając, że każdy spór może mieć finał przed sądem, trzeba od samego początku dbać o to, aby dokumenty zawierały możliwie dużo informacji z perspektywy osoby prowadzącej biznes. Pamiętajmy, że polskie podatki to dzisiaj nie tylko prosta stawka podatku odniesiona do jakiejś podstawy opodatkowania – to czasami monstrualne koszty wyliczania tych podatków a potem obsługi ich i jakichś związanych z nimi długotrwałych sporów, czasami dodatkowo skomplikowanych przez to, że na początku nikt nie zadbał o zbadanie ryzyk i odpowiednie zabezpieczenia.
 

Czy polscy przedsiębiorcy chętnie idą do sądu? Która postawa jest częściej spotykana: „znam przepisy i mam pewność, że mam rację” czy raczej „nie będę walczyć ze skarbówką, poddam się i zapłacę”?

Odpowiem jak każdy praktyk – to zależy od wpływu sporu na prowadzony biznes. Ja to nazywam „powtarzalnością tematu”. Jeśli różnica zdań pomiędzy urzędnikami a przedsiębiorcą dotyczy tematu jednostkowego, to częściej dominuje podejście pt. „ograniczmy skalę tego sporu i koszty”. W takich sytuacjach przedsiębiorcy są skłonni pewne rzeczy odpuścić, aby jak najszybciej zamknąć sprawę.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku tematów, które mogą się powtarzać – albo takich, które mogą na przykład prowadzić do poważnych podejrzeń wobec danej firmy. Konsekwencje postawy ugodowej w takich sytuacjach mogą istotnie wpłynąć na kondycję prowadzonego biznesu. I z moich obserwacji wynika, że w takich sytuacjach, przedsiębiorcy „wchodzą na ring”. 

Pamiętajmy jednak, że każdorazowo, decyzja jest uwarunkowana biznesowo i zależy od indywidualnych warunków. Tym niemniej, gdybym miał pokusić się o generalną ocenę, to nasi przedsiębiorcy raczej nie boją się wejść w spór i dociągnąć go do końca. Niechęć do rozpoczęcia dyskusji ze skarbówką ma miejsce zazwyczaj na początku, przy tych niewinnych czynnościach sprawdzających. Kiedy już wiedzą, że spór zaczyna być „na serio”, to starają się wykorzystać wszystkie możliwości, jakie dają im procedury prawa podatkowego.

Przejdźmy do ostatniego etapu: twardego sporu przed sądem. Czy polskie sądy są dobrze przygotowane do takich „biznesowych” spraw administracyjnych? Trzeba mieć przecież wiedzę na temat realiów prowadzenia działalności gospodarczej, aby wydać właściwy wyrok.

Odpowiem dyplomatycznie: poziom przygotowania w sądach administracyjnych, zwłaszcza tych pierwszej instancji (wojewódzkich), jest… różny. Nie zdradzę tu tajemnicy, jeśli powiem, że jako doradcy podatkowi jesteśmy w stanie dzisiaj dokładnie powiedzieć, które sądy w danym temacie są dobre, a które sobie gorzej radzą. 

Natomiast dzisiaj sądy są postawione przed ogromnym wyzwaniem – w obliczu słabej jakości prawa podatkowego biorą na siebie ciężar odpowiedzialności już na ostatnim etapie sporu podatnika ze skarbówką. Żeby orzec sprawiedliwie, czyli tak, jak de facto mówi litera prawa, należy przede wszystkim dobrze zrozumieć biznes podatnika (i tu podkreślę jeszcze raz: sąd ma tym większą szansę, żeby nasz biznes dobrze zrozumieć, jeśli, dzięki naszym wcześniejszym działaniom, więcej na temat naszego biznesu znajdzie w aktach sprawy). 

Pamiętajmy, że postępowanie przed sądem administracyjnym nie umożliwia powołania świadków, zaś na rozprawie nie ma się wiele już do powiedzenia czy wyjaśnienia – to jest procedura bardzo sformalizowana i w sumie krótka. Sąd wyrabia sobie zdanie na nasz temat na podstawie tego, co znajdzie w przysłowiowym „kartonie z dokumentami” przygotowanymi w trakcie kontroli podatkowej. Dlatego tak ważne jest, aby podatnik odpowiednio wcześniej zadbał o odpowiednią liczbę swoich komentarzy i opisu biznesu – to zwiększa szanse, że sędzia dobrze zrozumie nasz przypadek i orzeknie po naszej myśli.
 

Zatem nie ma się co bać sporów, a wręcz trzeba być przygotowanym do tego, żeby dobrze prowadzić spór, bo to pomaga dobrze prowadzić biznes. Żeby przepisy, które nie zawsze są jasne i czytelne, były zinterpretowane z korzyścią dla naszego przedsiębiorstwa.

Na zakończenie, niejako w ramach podsumowania rozmowy, postawiłbym taką tezę: dziś dobrze prowadzony biznes to taki, który przewiduje czas na stałą konwersację ze skarbówką, a nie unikanie tej rozmowy – czasami też konfrontacji – w takim dobrze rozumianym tego słowa znaczeniu, tzn. wymieniania się informacjami po to, żeby wiedzieć, gdzie ja ewentualnie muszę swój stan wiedzy uzupełnić. Jest to, w mojej opinii, istotny element strategii na bezpieczeństwo podatkowe dzisiaj.