Jak weryfikować kontrahenta, aby nie zostać wplątanym w oszustwo podatkowe (część 3)

Przemysław POWIERZA
Tax Partner w RSM Poland

Poprzednio udało nam się omówić większość przesłanek dochowania należytej staranności w przypadku rozpoczęcia współpracy z nowym kontrahentem. To jednak nie wszystko, co mogą Państwo zrobić, żeby zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami podejrzanych transakcji. Co jeszcze należy wykonać? Odpowiedź na to pytanie poniżej.

Termin płatności krótszy niż standardowy termin płatności oferowany przez innych dostawców z danej branży – bez ekonomicznego uzasadnienia

Celem oszukańczych transakcji jest zniknięcie z nieodprowadzonym do urzędu skarbowego VAT-em. Może się to udać wyłącznie wtedy, gdy towar zostanie sprzedany tak szybko, jak to tylko możliwe – czas działa bardzo na niekorzyść przestępców, gdyż wykrywalność takiej działalności przez organy podatkowe rośnie. Przyczynił się do tego wymóg bieżącego składania informacji JPK_VAT, ale także zaczyna działać STIR. Zatem: „im szybciej, tym lepiej”. Dlatego też radzę omijać kontrahentów, którzy narzucają nam termin płatności znacznie krótszy niż standardowo stosowany w danej branży, na danym rynku i w danym czasie, ponieważ może to rzucić cień na taką transakcję. Co innego, jeżeli np. stosowanie przedpłat jest powszechnie przyjęte przy dostawach danego rodzaju towaru, w takich sytuacjach – zasadniczo – nie powinnyśmy obawiać się, że mamy do czynienia z wyłudzaczem. Najtrudniej mają jednak przedsiębiorcy, którzy działają w branżach, gdzie rotacja towarów jest bardzo szybka (a co za tym idzie także terminy płatności są standardowo bardzo krótkie). Chęć szybkiego otrzymania płatności przez oszusta nie za bardzo rzuca się w oczy. To tłumaczy między innymi, dlaczego do największych wyłudzeń dochodziło dotąd w przypadku handlu paliwami, czy też np. produktami spożywczymi o krótkich terminach przydatności.

Warunki transakcji nie gwarantują bezpieczeństwa obrotu – według standardów obowiązujących w danej branży

Ministerstwo Finansów określiło w Metodyce kilka typowych sytuacji, które mogą wskazywać, iż transakcja zwierana z danym kontrahentem ma na celu naruszenie prawa lub oszustwo. Wystąpienie którejkolwiek z niżej wymienionych okoliczności może (ale nie musi) wskazywać, że warunki transakcji nie gwarantują bezpieczeństwa obrotu:

• ograniczenie możliwości skutecznej reklamacji zakupionego towaru;
• brak ubezpieczenia towarów i gwarancji mimo ich wysokiej wartości – w przypadku, gdy nie zastosowano innych form zabezpieczenia;
• brak możliwości wprowadzenia do umowy dodatkowych zabezpieczeń, np. kar umownych;
• brak możliwości ustaleń co do transportu, np. transport towarów od podatnika zawsze własnym transportem kontrahenta lub kolejnego nabywcy, brak możliwości ustalenia warunków transportu, magazynowania, miejsca odbioru towaru; 
• brak możliwości dokładnej weryfikacji jakości towarów, np. zakaz otwierania opakowań zbiorczych, nakaz wpisywania numerów fabrycznych towarów na opakowaniu zbiorczym bez możliwości porównania tych numerów z faktycznymi numerami na towarach.

Głównym wnioskiem płynącym z powyższych podpowiedzi jest fakt, iż czynnikiem, który powoduje, że warunki transakcji znacznie odbiegają od tych, obowiązujących w danej branży, jest wyraźna przewaga ekonomiczna dostawcy towarów, co wpływa m.in. na możliwość negocjacji warunków transakcji. Jeżeli propozycja biznesowo jest bardzo kusząca, jednak warunki są takie, że mają Państwo ograniczony wpływ na zmiany warunków transakcji, a Państwa pozycja jako nabywcy towarów jest zdecydowanie słabsza (co samo w sobie jest raczej nietypowe), może to oznaczać, że zamiary kontrahenta nie są uczciwe. Transakcja ta może być częścią oszustwa podatkowego.

Dostawa towarów niezgodnych z wymogami jakościowym

Przesłanka ta dotyczy szczególnych branży, w których występują określone wymagania jakościowe dla towarów, przy czym niespełnienie tych wymogów powoduje nałożenie kar na przedsiębiorców. MF jako przykład towarów, które obarczone są wieloma wymogami jakościowymi, wskazało obrót paliwami. Nabywając tego rodzaju towary powinniśmy otrzymać od kontrahenta dokumenty potwierdzające ich jakość, jeżeli więc dostawca nie chce nam udostępnić odpowiednich dokumentów prawdopodobnie oznacza to, że ich nie posiada. A to z kolei znacznie zwiększa ryzyko udziału w oszustwie podatkowym.

Transakcja nie została udokumentowana umową, zamówieniem lub innym potwierdzeniem warunków

Ministerstwo Finansów dostrzegło obecną dynamikę obrotu gospodarczego i zauważyło, że w niektórych przypadkach zawarcie umowy pisemnej może być utrudnione. Tradycyjne czekanie na przesyłkę z podpisaną umową znacznie wydłuża cały proces nabycia towarów i sfinalizowanie transakcji. Dlatego też MF dopuszcza także dokumentowanie transakcji w formie elektronicznej (np. w formie korespondencji mailowej, czy skanów umów lub zamówień). Najważniejsze abyśmy w razie wszczęcia kontroli potrafili udowodnić i potwierdzić, w oparciu o jakie zasady i warunki handlowe określony zakup towarów miał miejsce. Jeżeli kontrahent utrudnia nam odpowiednie udokumentowanie transakcji, tzn. nie jest możliwe zawarcie umowy „na papierze” ani uzyskanie, chociażby mailowo, czarno na białym ogólnych warunków współpracy wskazujących zakres obowiązków każdej ze stron, przedmiot transakcji oraz cenę, to powinniśmy zastanowić się nad intencjami naszego kontrahenta. Czy da się ekonomicznie i racjonalnie wyjaśnić, z jakiego powodu nasz dostawca nie chce określić zasad współpracy? Jeżeli podatnik nie będzie w stanie tego sensownie wyjaśnić, należy rozważyć rezygnację z zakupu towarów od tego podmiotu. W takich sytuacjach ryzyko wplątania w oszustwo podatkowe może być bardzo duże.

Kontrahent, będący spółką kapitałową dysponuje kapitałem zakładowym niewspółmiernie niskim w stosunku do okoliczności transakcji

Zdaniem Ministerstwa Finansów kolejną przesłanką, która może doprowadzić do tego, że zostaniemy wplątani w oszustwo podatkowe, jest fakt, iż nasz kontrahent, będący spółką kapitałową (akcyjną lub z o.o.) posiada kapitał zakładowy rażąco niski w stosunku do okoliczności transakcji. Zawieranie transakcji o wysokim wolumenie pieniężnym przy jednoczesnym niskim poziomie kapitału zakładowego kontrahenta może niekorzystnie wpływać na jego wiarygodność i profesjonalizm. Wartość kapitału zakładowego odzwierciedla majątek należący do spółki, a także stanowi zabezpieczenie interesów potencjalnych wierzycieli spółki. Jeżeli więc wartość transakcji znacząco przekracza wartość kapitału zakładowego kontrahenta, może to oznaczać, że nie dysponuje on wystarczającymi środkami pieniężnymi do jej zabezpieczenia. W związku z tym, transakcja ta może być obarczona ryzykiem podatkowym, jednak wszystko należy rozpatrywać z uwzględnieniem okoliczności danej transakcji. Warto też pamiętać, że kapitał zakładowy nie jest już dziś jedynym gwarantem solidności i wypłacalności kontrahenta. Wiarygodność w biznesie mierzy się obecnie wieloma parametrami – istotne jest jednak to, aby w razie wątpliwości istniała możliwość wykazania, który czynnik (lub które czynniki) uznaliśmy za wystarczająco zabezpieczające nasze ryzyko. Można sobie także wyobrazić sytuacje, w których zwiększone ryzyko jest po prostu akceptowalne – nie zapominajmy, że ryzyko jest nieodłącznym elementem każdego biznesu.

​Kontrahent nie dysponuje stroną internetową z informacjami odpowiednimi do skali prowadzonej działalności, mimo że jest to przyjęte w danej branży

Jak to się mówi: „nie ma cię w Internecie – nie istniejesz”. W dobie Internetu posiadanie strony www, czy profilu w portalach społecznościowych, w większości branż jest czymś powszechnym. Jednakże, jak trafnie zauważa MF, nie zawsze. Dlatego też, okoliczność ta powinna być oceniania z uwzględnieniem specyfiki branży. Zdarza się tak, że niektóre przedsiębiorstwa funkcjonują wyłącznie w oparciu o tzw. marketing szeptany, czy polecenie przez innych kontrahentów. W takich sytuacjach nieposiadanie własnej strony internetowej nie jest niczym podejrzanym. Tym samym, jeżeli nasz kontrahent nie ma strony internetowej (lub nie jest obecny w mediach społecznościowych) możliwe są dwa scenariusze: 1 – jego przedsiębiorstwo tak dobrze prosperuje, że nie zależy mu na rozgłosie, 2 – jest oszustem podatkowym. Oceny tej należy dokonać z uwzględnieniem pozostałych okoliczności transakcji i wnikliwej analizy kontrahenta.

W odniesieniu do przesłanek dochowania należytej staranności w przypadku rozpoczęcia współpracy z nowym kontrahentem to już wszystko. Według Ministerstwa Finansów wymienione w Metodyce okoliczności są racjonalnymi środkami, których podjęcia można wymagać od uczciwych przedsiębiorców. Czy aby na pewno? Choć lista jest długa, została stworzona z uwzględnieniem obecnych realiów i coraz to większej liczby oszustów podatkowych. Mimo, że działanie zgodnie ze wskazówkami zaprezentowanymi w Metodyce nie zagwarantuje nam 100% ochrony, to jak głosi stare dobre porzekadło: „przezorny zawsze ubezpieczony”. Dlatego też zachęcamy do podejmowania tych kroków oraz do przygotowania wewnętrznej procedury weryfikacyjnej kontrahentów. Nasz Zespół ekspertów chętnie Państwu w tym pomoże. Zainteresowanych zapraszamy do kontaktu.

Jak zabezpieczyć się przed wplątaniem w oszustwo podatkowe w przypadku kontynuacji współpracy z kontrahentem? Na to pytanie postaramy się odpowiedzieć wkrótce w kolejnej odsłonie naszego cyklu.